| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHTrả lời câu hỏi số liệu | Mã tài liệu | QT-KT-06 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm mọi câu hỏi số liệu của lãnh đạo hoặc phòng khác được trả lời đúng tài khoản, đúng kỳ, đúng phạm vi, kèm nguồn và trạng thái số, để người nhận dùng được ngay mà không phải hỏi lại hay lo con số tạm tính bị hiểu thành số chốt.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho các câu hỏi nhanh về số liệu kế toán đã ghi trong sổ: số dư, phát sinh, doanh thu, chi phí, công nợ theo kỳ, do lãnh đạo hoặc phòng khác đặt ra.
Không áp dụng: Không áp dụng cho dữ liệu lương từng người (chỉ người được phân quyền), tư vấn thuế hoặc kết luận pháp lý, dự báo và phân tích chiến lược cần Kế toán trưởng lập, và số liệu thuộc hệ thống bán hàng chưa vào sổ.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.
Người cầm lái đội: Kế toán trưởng (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 7.4 | Trao đổi thông tin |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 8.2 | Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ |
| 9.1 | Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá |
- Hệ thống tài khoản kế toán và quy ước đặt tên của công ty
- Bảng tham số thuế và kế toán trong Bộ não công ty
- Chính sách phân quyền dữ liệu tài chính và dữ liệu lương
- Quy trình Chuẩn bị đóng sổ tháng
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Số đã khoá sổ | Số của kỳ đã đóng, không thay đổi nếu không có điều chỉnh chính thức. |
| Số tạm tính | Số của kỳ chưa khoá sổ, có thể thay đổi khi hạch toán thêm. |
| Nguồn số | Tên sổ, tài khoản hoặc báo cáo mà con số được lấy ra, kèm ngày giờ lấy. |
| Câu hỏi mơ hồ | Câu hỏi thiếu tài khoản, kỳ hoặc phạm vi nên có nhiều cách hiểu cho ra nhiều con số khác nhau. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Kế toán trưởng (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Chịu trách nhiệm về độ đúng của số liệu công bố và quyết định các câu hỏi nhạy cảm hoặc ngoài quyền. |
| Kế toán tổng hợp | R · Thực hiện | Giải thích con số, xử lý khi số bị tranh cãi và xác nhận câu hỏi phức tạp. |
| Người hỏi | C · Được hỏi ý kiến | Nêu rõ mục đích, kỳ và phạm vi của số cần biết, xác nhận khi được hỏi lại. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Câu hỏi số liệu của người hỏi, kèm kỳ và phạm vi nếu có
- Sổ kế toán và báo cáo số dư, phát sinh (chỉ đọc)
- Chính sách phân quyền dữ liệu tài chính và dữ liệu lương
Đầu ra
- Câu trả lời gồm con số, kỳ, nguồn và trạng thái khoá sổ hay tạm tính
- Bản ghi các câu hỏi và câu trả lời để tra lại khi có thắc mắc
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Người hỏi | Câu hỏi số liệu kèm kỳ và phạm vi |
| Giao cho | Người hỏi | Con số kèm nguồn, kỳ và trạng thái đã khoá sổ hay tạm tính |
7. Lưu đồ
- 1Tiếp nhận và kiểm quyền người hỏiHà · Kế toán trưởng
- 2Xác định tài khoản, kỳ và phạm viHà · Kế toán trưởng
- 3Truy vấn sổHà · Kế toán trưởng
- 4Kiểm trạng thái số và tính hợp lýHà · Kế toán trưởng
- 5Trả lời người hỏiHà · Kế toán trưởng
- 6Chuyển người có thẩm quyền khi số nhạy cảm hoặc bị tranh cãiKế toán tổng hợp
- 7Ghi nhận và rút kinh nghiệmHà · Kế toán trưởng
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận và kiểm quyền người hỏi | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Một dòng trong Nhật ký hỏi đáp số liệu | Ngay khi nhận câu hỏi | Câu hỏi ngoài quyền thì từ chối lịch sự, chuyển Kế toán trưởng, không trả số. |
| 2. Xác định tài khoản, kỳ và phạm vi | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Phần câu hỏi đã làm rõ trong nhật ký | Trong 15 phút làm việc (đề xuất ban đầu) | Không trả số khi chưa xác định đủ ba yếu tố tài khoản, kỳ, phạm vi. |
| 3. Truy vấn sổ | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Câu truy vấn và kết quả lưu kèm nhật ký | Trong 15 phút làm việc (đề xuất ban đầu) | Hai nguồn lệch thì báo cả hai số kèm nguồn, không tự chọn số đúng; không cộng hai nguồn của cùng một giao dịch. |
| 4. Kiểm trạng thái số và tính hợp lý | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Trạng thái số trong câu trả lời | — | Con số nào cũng đi kèm nguồn, kỳ, trạng thái; thiếu một yếu tố thì không gửi. |
| 5. Trả lời người hỏi | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Câu trả lời đã gửi | Trong 30 phút làm việc kể từ khi hỏi đủ ý (đề xuất ban đầu) | Không tư vấn thuế hay kết luận pháp lý; câu hỏi dạng này chuyển Kế toán trưởng. |
| 6. Chuyển người có thẩm quyền khi số nhạy cảm hoặc bị tranh cãi | Con người Kế toán tổng hợp |
|
Ghi chú xử lý trong nhật ký | Trong 1 ngày làm việc | Chỉ người có thẩm quyền công bố hoặc điều chỉnh con số khi có tranh cãi. |
| 7. Ghi nhận và rút kinh nghiệm | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Nhật ký hỏi đáp số liệu cập nhật | Trong ngày | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Người hỏi yêu cầu dữ liệu lương từng người hoặc dữ liệu ngoài quyền | Từ chối trả số, nêu rõ đây là dữ liệu hạn chế, hướng người hỏi tới Kế toán trưởng hoặc người được phân quyền. |
| Số chưa khoá sổ nên còn thay đổi | Vẫn trả nhưng ghi rõ tạm tính, nêu việc còn có thể làm đổi số và hẹn thời điểm số chốt. |
| Hai nguồn cho hai con số khác nhau | Trả cả hai số kèm nguồn và chuyển Kế toán tổng hợp tra nguyên nhân; không tự chọn bên đúng. |
| Người hỏi cần số để ra quyết định lớn hoặc công bố ra ngoài | Chuyển Kế toán trưởng xác nhận trước khi dùng; nhân viên AI nêu rõ số chỉ để tham khảo nội bộ. |
| Phần mềm kế toán không truy cập được | Báo người hỏi là chưa lấy được số, không dùng số nhớ hoặc số cũ làm thay; thông báo khi truy vấn lại được. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Trả sai con số vì hiểu nhầm câu hỏi | Bắt buộc xác định đủ tài khoản, kỳ, phạm vi; câu mơ hồ phải hỏi lại trước khi truy vấn. |
| Số tạm tính bị hiểu thành số chốt | Mọi câu trả lời ghi rõ trạng thái đã khoá sổ hay tạm tính ngay cạnh con số. |
| Lộ dữ liệu lương hoặc dữ liệu nhạy cảm cho người không có quyền | Kiểm quyền trước khi truy vấn và dữ liệu lương tách riêng, chỉ người được phân quyền mới thấy. |
| Số liệu dùng ra ngoài mà chưa qua kiểm | Số dùng ra ngoài hoặc quyết định lớn phải qua Kế toán trưởng xác nhận. |
11. Biểu mẫu
BM-KT-06-01
Nhật ký hỏi đáp số liệu
Ngày giờ · Người hỏi · Bộ phận · Câu hỏi · Tài khoản hoặc chỉ tiêu · Kỳ · Phạm vi · Con số trả lời · Nguồn · Trạng thái số · Có đính chính
BM-KT-06-02
Phiếu chuyển câu hỏi cần thẩm quyền
Câu hỏi · Lý do chuyển · Số hiện có · Nguồn · Người nhận · Hạn trả lời
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Nhật ký hỏi đáp số liệu | Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Kế toán trưởng |
| Phiếu chuyển câu hỏi cần thẩm quyền | Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Kế toán tổng hợp |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Thời gian trả lời | Số phút trung bình từ khi câu hỏi đủ ý tới khi gửi câu trả lời | Không quá 30 phút làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Số lần phải đính chính | Số câu trả lời phải đính chính chia tổng số câu trả lời trong kỳ | Dưới 2% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Tỷ lệ câu trả lời đủ nguồn, kỳ, trạng thái | Số câu có đủ ba yếu tố chia tổng số câu trả lời | 100% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |