Dùng thử miễn phí
← Tất cả phòng ban

Nhân viên AI cho Kinh doanh

Phản hồi lead nhanh hơn, pipeline sạch hơn, không bỏ sót gia hạn — nhân viên AI làm phần chuẩn bị, người bán làm phần chốt.

Xem 6 việc làm sẵnNhận tư vấn

Có trong gói: Dịch vụ · Thương mại

Lặp lại vừa phải

Đội 5 nhân viên AI của Phòng Kinh doanh

Hợp khi đội bán hàng mất nhiều giờ cho nhập liệu, tra cứu và nhắc việc thay vì nói chuyện với khách. Nhân viên AI đọc và ghi chú trong CRM, soạn nháp; con người gửi đi và quyết định giá.

Người cầm lái đội này ở công ty bạn: Trưởng nhóm Sales (con người). Chỉ người cầm lái giao việc và dạy quy tắc cho đội; nhân viên khác gửi yêu cầu qua cửa, nếu việc có cửa.

MinhTrợ lý Lead

Phân loại, làm giàu thông tin và chấm điểm lead mới.

Cần được cấp: CRM (đọc, ghi qua duyệt), Bộ não công ty, Tìm kiếm web
TrangTrợ lý Báo giá

Soạn báo giá nháp từ bảng giá chuẩn, soát chiết khấu.

Cần được cấp: CRM (đọc, ghi qua duyệt), Bộ não công ty
KhoaTrợ lý Pipeline

Rà deal tồn, thiếu bước tiếp theo, dự báo tuần.

Cần được cấp: CRM (đọc, ghi qua duyệt), Bộ não công ty
HạnhTrợ lý Gia hạn

Canh hợp đồng, thuê bao sắp hết hạn.

Cần được cấp: CRM (đọc, ghi qua duyệt), Bộ não công ty
QuânTrưởng nhóm Sales

Điều phối, nhận báo cáo sự cố của cả nhóm.

Cần được cấp: CRM (đọc, ghi qua duyệt), Bộ não công ty

6 việc làm sẵn

Mỗi việc ghi rõ mức tự chủ, lúc kích hoạt, các bước, thứ cần có và con số để biết nó có đáng giữ không.

Phân loại và làm giàu lead mới

Làm xong, chờ duyệt

Người làm: Minh · Trợ lý Lead · Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng nhóm Sales (con người)

Khi nào: Có lead mới vào CRM từ form, quảng cáo hoặc chat.

  1. Đọc lead, tra website và thông tin công khai của doanh nghiệp: ngành, quy mô, sản phẩm đang dùng.
  2. Chấm điểm theo tiêu chí bạn đặt: ngân sách, nhu cầu, người quyết định, thời điểm.
  3. Ghi một thẻ tóm tắt 5 dòng vào lead và đề xuất người phụ trách.
  4. Lead trùng hoặc rác: đánh dấu và nêu lý do, không tự xoá.
Cần cóCRM (đọc lead, ghi ghi chú), tìm kiếm web
DuyệtLàm xong, chờ duyệt: trưởng nhóm duyệt người phụ trách của từng lead. Riêng phân loại, làm giàu thông tin, chấm điểm và ghi chú thì tự làm.
Kết quảThẻ lead: ai, cần gì, điểm, bước tiếp theo
Đo bằngThời gian tới phản hồi đầu tiên; tỷ lệ lead không ai chạm sau 24 giờ

Xem quy trình đầy đủ QT-KD-01 theo ISO 9001:2015 →

Chuẩn bị trước cuộc gọi hoặc buổi gặp

Tự làm

Người làm: Khoa · Trợ lý Pipeline

Khi nào: 30–60 phút trước lịch hẹn với khách.

  1. Gom lịch sử deal, email và ghi chú các lần trước.
  2. Tóm tắt nhu cầu, điểm vướng, người có ảnh hưởng.
  3. Đề xuất 3 câu hỏi nên hỏi và 1 rủi ro cần tránh.
Cần cóCRM, lịch, email (chỉ đọc)
DuyệtTự làm trọn: chỉ đọc, soạn bản tóm tắt một trang cho người bán.
Kết quảBản tóm tắt một trang gửi cho người bán
Đo bằngThời gian chuẩn bị mỗi cuộc gọi; tỷ lệ cuộc gọi có bước tiếp theo rõ ràng

Xem quy trình đầy đủ QT-KD-02 theo ISO 9001:2015 →

Soạn báo giá nháp

Làm xong, chờ duyệt

Người làm: Trang · Trợ lý Báo giá · Người duyệt theo thẩm quyền: Nhân viên kinh doanh

Khi nào: Người bán đã thống nhất cấu hình và số lượng với khách.

  1. Lấy đúng mã hàng và đơn giá từ bảng giá chuẩn.
  2. Tính tổng, thuế và điều khoản thanh toán theo mẫu công ty.
  3. So chiết khấu với khung cho phép; vượt khung thì dừng và báo người duyệt.
  4. Xuất bản nháp để người bán rà và gửi.
Cần cóBảng giá chuẩn, mẫu báo giá, CRM
DuyệtLàm xong, chờ duyệt: người bán rà và là người gửi khách; chiết khấu vượt khung phải có trưởng nhóm duyệt. Nhân viên AI không bao giờ gửi báo giá cho khách.
Kết quảFile báo giá nháp kèm danh sách điểm cần người kiểm
Đo bằngThời gian ra báo giá; số báo giá sai giá hoặc sai thuế

Xem quy trình đầy đủ QT-KD-03 theo ISO 9001:2015 →

Theo dõi sau buổi họp

Làm xong, chờ duyệt

Người làm: Khoa · Trợ lý Pipeline · Người duyệt theo thẩm quyền: Nhân viên kinh doanh

Khi nào: Ngay sau cuộc gọi, khi có ghi chú hoặc bản ghi.

  1. Tóm tắt nội dung, quyết định và việc mỗi bên phải làm.
  2. Soạn email cảm ơn kèm tóm tắt ở dạng nháp.
  3. Cập nhật ghi chú và ngày của bước tiếp theo trong CRM.
  4. Tạo việc nhắc cho người phụ trách.
Cần cóGhi chú hoặc bản ghi họp, email (soạn nháp), CRM
DuyệtLàm xong, chờ duyệt: người bán rà và gửi email. Email dừng ở bản nháp.
Kết quảEmail nháp, CRM đã cập nhật, việc nhắc
Đo bằngTỷ lệ cuộc họp có email theo dõi trong 24 giờ

Xem quy trình đầy đủ QT-KD-04 theo ISO 9001:2015 →

Rà pipeline hằng tuần

Tự làm

Người làm: Khoa · Trợ lý Pipeline

Khi nào: Sáng thứ Hai, trước buổi họp nhóm.

  1. Liệt kê deal quá hạn dự kiến, deal không hoạt động quá số ngày quy định, deal thiếu bước tiếp theo.
  2. Gom theo người phụ trách, sắp theo giá trị.
  3. Nêu 5 deal cần can thiệp nhất và lý do.
Cần cóCRM (đọc, ghi qua duyệt)
DuyệtTự làm trọn: chỉ đọc CRM, gửi báo cáo cho trưởng nhóm. Can thiệp vào từng cơ hội do trưởng nhóm quyết.
Kết quảBáo cáo pipeline một trang cho trưởng nhóm
Đo bằngSố deal treo so với tuần trước; độ lệch giữa dự báo và thực tế

Xem quy trình đầy đủ QT-KD-05 theo ISO 9001:2015 →

Radar gia hạn

Làm xong, chờ duyệt

Người làm: Hạnh · Trợ lý Gia hạn · Người duyệt theo thẩm quyền: Nhân viên kinh doanh

Khi nào: Hợp đồng hoặc thuê bao còn 60, 30 và 7 ngày.

  1. Lập danh sách sắp hết hạn kèm giá trị và người phụ trách.
  2. Kiểm lịch sử: khách có khiếu nại không, có dùng thật không.
  3. Soạn email gia hạn nháp theo từng tình huống.
Cần cóCRM hoặc bảng hợp đồng, email (soạn nháp)
DuyệtLàm xong, chờ duyệt: người bán rà email gia hạn nháp, tự liên hệ và gửi khách.
Kết quảDanh sách gia hạn kèm email nháp
Đo bằngTỷ lệ gia hạn; số hợp đồng hết hạn mà không ai liên hệ

Xem quy trình đầy đủ QT-KD-06 theo ISO 9001:2015 →

Việc chạy theo lịch

Giờ Việt Nam. Mọi lịch đều tạm dừng khi mới cài; chạy tay vài lần cho ổn rồi mới bật.

NhịpViệcNgười làm
Ngày làm việc 8:00Lead tồn chưa ai xử lý từ hôm trướcMinh · Trợ lý Lead
Thứ Hai 8:30Rà pipeline cho họp nhómKhoa · Trợ lý Pipeline
Ngày 1 hằng tháng 9:00Danh sách gia hạn 60 ngày tớiHạnh · Trợ lý Gia hạn
Thứ Sáu 16:00Dự báo doanh số tuần tớiKhoa · Trợ lý Pipeline

Giới hạn của phòng

  • Email, báo giá, tin nhắn cho khách: nhân viên AI soạn bản hoàn chỉnh, người bán duyệt rồi mới gửi.
  • Nhân viên AI không đổi giá trị, giai đoạn hay người phụ trách của deal khi chưa được duyệt.
  • Số doanh thu chỉ lấy từ một nguồn đã thống nhất; không cộng hai nơi cùng ghi một giao dịch.
  • Thông tin khách hàng không được dán sang công cụ ngoài danh sách đã duyệt.

Bắt đầu trong tuần đầu

  1. Chọn một use case — thường là phân loại lead mới vì đo được ngay.
  2. Viết tiêu chí chấm điểm ra giấy trước, rồi mới đưa vào chỉ dẫn.
  3. Chạy song song một tuần: nhân viên AI làm, người kiểm toàn bộ, ghi lại chỗ sai để sửa chỉ dẫn.

Phòng ban khác

ThuỷTrưởng hành chính · đội 4 nhân viên AI

Hành chính – Văn thư

Công văn có số và có người nhận, đề nghị thanh toán đủ chứng từ ngay lần đầu, hồ sơ tìm lại được trong một phút.

Rất nhiều giấy tờ lặp lại5 việc · 2 tự làm
HàKế toán trưởng · đội 6 nhân viên AI

Kế toán – Tài chính

Soát chứng từ, đối soát, nhắc nợ và chuẩn bị đóng sổ — nhân viên AI đọc và kiểm, kế toán hạch toán và ký.

Rất nhiều giấy tờ lặp lại7 việc · 3 tự làm
ThảoTrưởng phòng Nhân sự · đội 6 nhân viên AI

Nhân sự

Tuyển nhanh hơn, hồ sơ không trễ hạn, nhân viên có câu trả lời ngay — nhân viên AI chuẩn bị, con người quyết định về con người.

Rất nhiều giấy tờ lặp lại7 việc · 2 tự làm
AnTrưởng ca · đội 5 nhân viên AI

Chăm sóc khách hàng

Tiếp nhận nhanh, trả lời đúng, không để yêu cầu nào rơi — nhân viên AI phân loại và soạn sẵn, nhân viên quyết định câu trả lời.

Nhiều việc lặp lại6 việc · 3 tự làm
BìnhThủ kho trưởng · đội 4 nhân viên AI

Kho – Tồn kho

Biết trước mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào đang nằm chết vốn, phiếu nào chưa khớp trước khi hết ngày.

Nhiều việc lặp lại5 việc · 2 tự làm
CườngTrưởng nhóm Mua hàng · đội 4 nhân viên AI

Mua hàng

Nhu cầu mua có đủ ba báo giá, đơn mua không trễ hạn giao, hoá đơn nhà cung cấp khớp với hàng đã nhận.

Nhiều việc lặp lại5 việc · 3 tự làm
HùngTrưởng điều phối · đội 4 nhân viên AI

Đơn hàng – Giao vận

Đơn không nằm chờ quá một ngày, đơn giao trễ được phát hiện trước khi khách gọi, tiền thu hộ khớp từng vận đơn.

Nhiều việc lặp lại5 việc · 2 tự làm
DuyTrưởng IT · đội 4 nhân viên AI

IT nội bộ

Yêu cầu IT có người nhận trong ngày, tài khoản người nghỉ không còn sống, bản quyền và sao lưu không hết hạn trong im lặng.

Lặp lại vừa phải5 việc · 1 tự làm
ÁnhTrưởng pháp chế · đội 4 nhân viên AI

Pháp chế – Hợp đồng

Hợp đồng được soát theo một danh mục điều khoản, không hợp đồng hay giấy phép nào hết hạn mà không ai biết.

Lặp lại vừa phải5 việc · 1 tự làm
ViệtTrưởng dịch vụ · đội 5 nhân viên AI

Triển khai dịch vụ

Hợp đồng thành kế hoạch trong một ngày, khách nhận báo cáo tiến độ đúng hẹn, việc xong là có biên bản để xuất hoá đơn.

Lặp lại vừa phải6 việc · 0 tự làm
PhươngChánh văn phòng · đội 5 nhân viên AI

Ban giám đốc

Bản tin mỗi sáng, họp có số liệu, quyết định có người theo — nhân viên AI tổng hợp, lãnh đạo quyết.

Ít giấy tờ, nhiều phân tích6 việc · 3 tự làm
LinhTrưởng phòng Marketing · đội 5 nhân viên AI

Marketing

Từ một ý tưởng ra nội dung đa kênh và báo cáo có số — nhân viên AI sản xuất và đo lường, người duyệt thông điệp.

Ít giấy tờ, nhiều phân tích6 việc · 4 tự làm

Đưa đội này vào Phòng Kinh doanh của bạn

Mstar khảo sát quy trình và phần mềm bạn đang dùng, nạp hồ sơ công ty, rồi chạy song song hai tuần trước khi bàn giao.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thửGọi 0943 199 449