| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHSoạn báo giá nháp | Mã tài liệu | QT-KD-03 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm mọi báo giá gửi khách có đúng mã hàng, đơn giá, thuế và điều khoản thanh toán theo bảng giá chuẩn, chiết khấu nằm trong khung cho phép hoặc đã được người có thẩm quyền duyệt, và chỉ rời công ty sau khi người bán đã rà và quyết định gửi.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho mọi báo giá cho khách hàng sau khi người bán đã thống nhất cấu hình và số lượng với khách, từ lúc soạn bản nháp tới khi người bán gửi và hồ sơ được lưu vào deal.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc thảo luận nhu cầu hay đề xuất cấu hình với khách, việc ký hợp đồng, và quyết định đặt mức giá mới hay chiết khấu ngoài khung, vốn thuộc thẩm quyền của con người.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người cầm lái đội: Trưởng nhóm Sales (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
Người duyệt theo thẩm quyền: Nhân viên kinh doanh.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 8.2 | Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ |
| 7.4 | Trao đổi thông tin |
| 8.5.6 | Kiểm soát thay đổi |
| 9.1 | Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá |
- Bảng giá chuẩn và mã hàng hiện hành trong Bộ não công ty
- Khung chiết khấu cho phép theo cấp duyệt
- Mẫu báo giá và điều khoản thanh toán chuẩn của công ty
- Bảng tham số thuế theo quy định hiện hành (tra bản đang có hiệu lực)
- Quy trình Theo dõi sau buổi họp
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Bảng giá chuẩn | Danh mục mã hàng và đơn giá niêm yết được công ty ban hành; nguồn duy nhất để lấy giá. |
| Khung chiết khấu | Mức chiết khấu tối đa mỗi cấp được tự quyết; vượt khung phải chuyển cấp cao hơn duyệt. |
| Báo giá nháp | Bản báo giá hoàn chỉnh chưa gửi khách, kèm danh sách điểm cần người kiểm. |
| Phiên bản báo giá | Mỗi lần sửa báo giá sau khi đã gửi tạo một số phiên bản mới, giữ lại bản cũ. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Trang · Trợ lý Báo giá | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên kinh doanh | R · Thực hiện | Chốt cấu hình, số lượng với khách; rà bản nháp và quyết định gửi báo giá. |
| Trưởng nhóm Sales (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Duyệt chiết khấu trong khung của cấp mình và chịu trách nhiệm cuối về báo giá đi ra. |
| Giám đốc kinh doanh | C · Được hỏi ý kiến | Duyệt chiết khấu vượt khung của Trưởng nhóm Sales hoặc điều khoản đặc biệt. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Cấu hình, số lượng và điều kiện đã thống nhất với khách do người bán cung cấp
- Bảng giá chuẩn, khung chiết khấu và mẫu báo giá trong Bộ não công ty
- Thông tin khách và deal trong phần mềm quản lý khách hàng
Đầu ra
- File báo giá nháp đầy đủ theo mẫu công ty
- Danh sách điểm cần người kiểm đính kèm bản nháp
- Báo giá đã gửi, lưu vào deal kèm phiên bản
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Nhân viên kinh doanh | Cấu hình và số lượng đã thống nhất với khách |
| Nhận từ | QT-DV-01 Bản phạm vi từ nhu cầu của khách | Bảng công làm căn cứ cho báo giá |
| Nhận từ | QT-LP-07 Cơ hội cần bản phạm vi | Bản phạm vi và bảng công làm căn cứ báo giá |
| Giao cho | Nhân viên kinh doanh | Báo giá nháp và danh sách điểm cần người kiểm |
| Giao cho | QT-LP-03 Giao dịch đã chốt sang hợp đồng | Báo giá khách đã chấp nhận, điều khoản thương mại đã chốt |
7. Lưu đồ
- 1Tiếp nhận yêu cầu báo giáTrang · Trợ lý Báo giá
- 2Lấy mã hàng và đơn giáTrang · Trợ lý Báo giá
- 3Tính tổng, thuế và điều khoảnTrang · Trợ lý Báo giá
- 4So chiết khấu với khung cho phépTrang · Trợ lý Báo giá
- 5Duyệt chiết khấu vượt khungTrưởng nhóm Sales (con người)
- 6Xuất bản nháp và danh sách kiểmTrang · Trợ lý Báo giá
- 7Rà và gửi báo giá cho kháchNhân viên kinh doanh
- 8Đóng hồ sơ và rút bài họcTrang · Trợ lý Báo giá
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận yêu cầu báo giá | Nhân viên AI Trang · Trợ lý Báo giá |
|
Yêu cầu báo giá gắn với deal | Trong 2 giờ làm việc | Nhân viên AI không tự suy ra cấu hình hay số lượng từ ghi chú cũ. |
| 2. Lấy mã hàng và đơn giá | Nhân viên AI Trang · Trợ lý Báo giá |
|
Bảng hạng mục có mã hàng | — | Đơn giá chỉ lấy từ bảng giá chuẩn; không lấy từ báo giá cũ hay trí nhớ. |
| 3. Tính tổng, thuế và điều khoản | Nhân viên AI Trang · Trợ lý Báo giá |
|
Bảng tính trong báo giá nháp | — | Thuế suất lấy từ bảng tham số; bảng chưa có hoặc hết hiệu lực thì dừng và hỏi Trưởng nhóm Sales. |
| 4. So chiết khấu với khung cho phép | Nhân viên AI Trang · Trợ lý Báo giá |
|
Dòng so sánh chiết khấu trong danh sách điểm cần kiểm | — | Chiết khấu và giá luôn do con người quyết; nhân viên AI chỉ đối chiếu và báo. |
| 5. Duyệt chiết khấu vượt khung | Con người Trưởng nhóm Sales (con người) |
|
Quyết định duyệt ghi trên deal | Trong 1 ngày làm việc | Người bán không tự duyệt chiết khấu cho deal của mình; im lặng không được coi là duyệt. |
| 6. Xuất bản nháp và danh sách kiểm | Nhân viên AI Trang · Trợ lý Báo giá |
|
Báo giá nháp và danh sách điểm cần kiểm | Trong 4 giờ làm việc từ khi đủ thông tin | Bản nháp ghi rõ là bản nháp; nhân viên AI không bao giờ gửi báo giá cho khách. |
| 7. Rà và gửi báo giá cho khách | Con người Nhân viên kinh doanh |
|
Báo giá đã gửi trong deal | Trong 1 ngày làm việc sau khi nhận bản nháp | Chỉ người bán gửi; mọi báo giá gửi đi đều có người rà. |
| 8. Đóng hồ sơ và rút bài học | Nhân viên AI Trang · Trợ lý Báo giá |
|
Hồ sơ báo giá trong deal | Trong ngày gửi | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Hạng mục khách yêu cầu chưa có trong bảng giá chuẩn | Dừng phần giá của hạng mục đó, báo người bán và Trưởng nhóm Sales; chỉ đưa vào báo giá khi giá đã được người có thẩm quyền ban hành. |
| Chiết khấu vượt khung | Dừng, nêu mức vượt và cấp cần duyệt, chuyển người duyệt; chỉ xuất bản nháp sau khi có quyết định duyệt ghi lại. |
| Khách yêu cầu sửa sau khi đã gửi báo giá | Tạo phiên bản mới, giữ nguyên bản đã gửi, đối chiếu lại giá, thuế và chiết khấu rồi trình lại; không sửa đè bản cũ. |
| Báo giá hết hiệu lực hoặc bảng giá đổi giữa chừng | Đánh dấu báo giá hết hiệu lực, báo người bán; soạn lại theo bảng giá mới khi người bán yêu cầu. |
| Thông tin pháp lý của khách còn thiếu | Trả lại người bán danh sách mục cần xin thêm; soạn nháp có đánh dấu chỗ thiếu nhưng không xuất bản để gửi. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Báo giá sai giá hoặc sai thuế | Giá chỉ từ bảng giá chuẩn, thuế từ bảng tham số; tính hai lần và đối chiếu; người bán rà trước khi gửi. |
| Chiết khấu vượt thẩm quyền lọt ra khách | Bước so khung bắt buộc; vượt khung phải có quyết định duyệt ghi lại mới xuất bản. |
| Gửi nhầm báo giá cũ hoặc nhầm khách | Mỗi bản có số phiên bản và tên khách trong tên file; người bán đối chiếu trước khi gửi. |
11. Biểu mẫu
BM-KD-03-01
Báo giá
Số báo giá và phiên bản · Ngày lập và ngày hết hiệu lực · Khách và đầu mối · Mã hàng và tên hạng mục · Số lượng · Đơn giá · Chiết khấu · Thuế · Tổng cộng · Điều khoản thanh toán · Người lập và người gửi
BM-KD-03-02
Danh sách điểm cần kiểm
Số báo giá · Hạng mục lệch chuẩn · Mức chiết khấu và cấp duyệt · Điều khoản khác mẫu · Thông tin còn thiếu · Kết quả người rà
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Báo giá đã gửi và các phiên bản | Phần mềm quản lý khách hàng, tệp đính kèm của deal | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Nhân viên kinh doanh |
| Quyết định duyệt chiết khấu | Phần mềm quản lý khách hàng, ghi chú của deal | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng nhóm Sales |
| Danh sách điểm cần kiểm | Kho tài liệu công ty, thư mục Kinh doanh | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng nhóm Sales |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Thời gian ra báo giá | Số giờ làm việc trung bình từ khi đủ thông tin tới khi có bản nháp cho người bán | Không quá 4 giờ làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tuần |
| Số báo giá sai giá hoặc sai thuế | Số báo giá phát hiện sai giá hoặc thuế sau khi gửi trong kỳ | Bằng 0 | Hằng tháng |
| Tỷ lệ bản nháp được gửi không phải sửa | Số bản nháp người bán gửi nguyên chia tổng số bản nháp | Từ 90% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |