← Liên phòng · Danh mục quy trình

Cơ hội cần bản phạm vi

Bảo đảm một cơ hội cần ước lượng công được chuyển sang phòng Triển khai với đủ thông tin, nhận lại bản phạm vi và bảng công có căn cứ, rồi mới có báo giá nháp, để người bán không báo giá theo cảm tính và không cam kết thời hạn mà đội không làm nổi.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHCơ hội cần bản phạm vi	Mã tài liệu	QT-LP-07
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mô hình dịch vụ khi cơ hội cần khảo sát hoặc ước lượng công trước khi báo giá: từ phiếu chuyển giao của Kinh doanh đến báo giá nháp và quyết định của người bán.

Không áp dụng: Không áp dụng cho báo giá hàng chuẩn có sẵn bảng giá, việc triển khai sau khi hợp đồng đã ký (xem quy trình Hợp đồng đã ký sang triển khai và kế toán) và việc đàm phán giá.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người bán.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
4.4	Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
7.4	Trao đổi thông tin
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
8.6	Thông qua sản phẩm và dịch vụ

Khuôn chuyển giao liên phòng (phiếu chuyển giao sáu dòng)
Bảng định mức công và đơn giá công trong Bộ não công ty
Bảng giá dịch vụ và khung chiết khấu
Lịch năng lực của đội triển khai
Quy trình Chốt đến hợp đồng

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Phiếu chuyển giao sáu dòng	Phiếu gồm mục tiêu, bối cảnh, đầu vào, đầu ra, xong khi, không được; thiếu dòng nào thì chưa được chuyển.
Bản phạm vi	Văn bản mô tả việc sẽ làm, việc không làm, giả định và câu hỏi còn mở.
Bảng ước lượng công	Bảng số công theo hạng mục, kèm cách tính và mức bất định.
Câu hỏi còn mở	Điều chưa rõ từ khách, ảnh hưởng đến phạm vi hoặc số công.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Quân · Trưởng nhóm Sales	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Phong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Việt · Trưởng dịch vụ	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Trang · Trợ lý Báo giá	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Người bán	A · Chịu trách nhiệm cuối	Chịu trách nhiệm giá, duyệt báo giá và gửi cho khách.
Trưởng dịch vụ (con người)	R · Thực hiện	Xác nhận đội có nhận được trong thời gian khách cần và cam kết thời hạn.
Nhân viên khảo sát	C · Được hỏi ý kiến	Làm rõ câu hỏi còn mở với khách khi cần.
Trưởng nhóm kinh doanh	I · Được thông báo	Được báo cơ hội lớn hoặc cơ hội bị từ chối vì năng lực.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Nhu cầu của khách ghi nguyên văn
Hạn khách cần và ngân sách nếu biết
Bảng định mức công, bảng giá trong Bộ não công ty
Lịch năng lực của đội triển khai

Đầu ra

Bản phạm vi và bảng ước lượng công kèm câu hỏi còn mở
Nhận định của Trưởng dịch vụ về khả năng nhận việc
Báo giá nháp đã được người bán duyệt

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Người bán	Cơ hội cần ước lượng công trước khi báo giá
Giao cho	QT-DV-01 Bản phạm vi từ nhu cầu của khách	Phiếu chuyển giao: khách, nhu cầu, hạn, ngân sách
Giao cho	QT-KD-03 Soạn báo giá nháp	Bản phạm vi và bảng công làm căn cứ báo giá
Giao cho	Người bán	Báo giá nháp để duyệt giá và gửi khách

7. Lưu đồ

1Lập phiếu chuyển giaoQuân · Trưởng nhóm Sales
2Người bán xác nhận phiếuNgười bán
3Bên nhận nhắc lại và kiểm đầu vàoPhong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi
4Viết bản phạm vi và bảng côngPhong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi
5Đối chiếu năng lực độiViệt · Trưởng dịch vụ
6Xác nhận khả năng nhận việcTrưởng dịch vụ (con người)
7Soạn báo giá nhápTrang · Trợ lý Báo giá
8Duyệt giá và gửi kháchNgười bán
9Xác nhận nhận đủ và đóng phiếuQuân · Trưởng nhóm Sales

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Lập phiếu chuyển giao	Nhân viên AI Quân · Trưởng nhóm Sales	Điền phiếu sáu dòng: khách, nhu cầu nguyên văn, hạn khách cần, ngân sách nếu biết, đầu ra mong muốn và giới hạn. Đính các tài liệu khách đã gửi và đường dẫn bản ghi cơ hội.	Phiếu chuyển giao nháp	Trong ngày cơ hội cần ước lượng	Nhu cầu của khách giữ nguyên văn, không diễn giải.
2. Người bán xác nhận phiếu	Con người Người bán	Đối chiếu phiếu với cuộc trao đổi thực tế với khách và xác nhận đúng. Điều khách chưa nói rõ thì ghi là chưa rõ, không viết như đã biết.	Xác nhận trên phiếu	Trong ngày làm việc	Điều kiện chuyển: phiếu đủ sáu dòng và cơ hội còn đang mở.
3. Bên nhận nhắc lại và kiểm đầu vào	Nhân viên AI Phong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi	Nhắc lại yêu cầu trong một hai câu để xác nhận hiểu đúng. Thiếu đầu vào thì trả phiếu lại ngay kèm câu hỏi cụ thể, không tự đoán.	Xác nhận nhận đủ hoặc phiếu trả lại	Trong 4 giờ làm việc (đề xuất ban đầu)	Phiếu thiếu không được vào ước lượng.
4. Viết bản phạm vi và bảng công	Nhân viên AI Phong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi	Viết bản phạm vi gồm việc làm, việc không làm và giả định, và bảng ước lượng công theo hạng mục từ bảng định mức. Liệt kê mọi câu hỏi còn mở và nói rõ câu nào làm thay đổi số công.	Bản phạm vi và bảng ước lượng công	Trong 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Số công lấy từ bảng định mức của công ty, không từ kiến thức chung.
5. Đối chiếu năng lực đội	Nhân viên AI Việt · Trưởng dịch vụ	So bảng công với lịch năng lực của đội trong khoảng thời gian khách cần. Nêu rõ đội nhận được hay không, nếu không thì thiếu bao nhiêu công và vào tuần nào.	Bảng đối chiếu năng lực	Trong 1 ngày làm việc từ khi có bảng công	Chỉ nêu dữ kiện và khả năng, không cam kết thời hạn với bất kỳ ai.
6. Xác nhận khả năng nhận việc	Con người Trưởng dịch vụ (con người)	Đọc bản phạm vi, bảng công và bảng đối chiếu, xác nhận đội có nhận được hay không. Nếu nhận có điều kiện thì ghi rõ điều kiện và thời hạn có thể cam kết.	Xác nhận của Trưởng dịch vụ	Trong 1 ngày làm việc	Thời hạn cam kết do người bán và Trưởng dịch vụ quyết, nhân viên AI không cam kết.
7. Soạn báo giá nháp	Nhân viên AI Trang · Trợ lý Báo giá	Soạn báo giá nháp từ bảng công và bảng giá trong Bộ não công ty, kèm điều kiện và giả định. Đưa các điểm lệch chuẩn như chiết khấu hoặc phụ phí lên đầu phiếu trình duyệt.	Báo giá nháp và phiếu trình duyệt	Trong 1 ngày làm việc từ khi có xác nhận	Giá lấy từ bảng giá công ty; điểm ngoài bảng giá ghi rõ để người bán quyết.
8. Duyệt giá và gửi khách	Con người Người bán	Rà báo giá nháp, quyết giá và thời hạn cam kết cùng Trưởng dịch vụ rồi duyệt, sửa hoặc trả lại. Tự gửi báo giá cho khách khi đã duyệt.	Báo giá đã duyệt và bằng chứng gửi	Theo hạn khách cần	Giá và thời hạn cam kết do người quyết, báo giá chỉ rời công ty khi được duyệt.
9. Xác nhận nhận đủ và đóng phiếu	Nhân viên AI Quân · Trưởng nhóm Sales	Xác nhận đã nhận đủ bản phạm vi, bảng công và báo giá nháp từ phòng Triển khai. Cập nhật trạng thái cơ hội và đóng phiếu.	Phiếu đã đóng	Cùng ngày	Việc chỉ đóng khi bên nhận xác nhận nhận đủ.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Khách chưa rõ nhu cầu, câu hỏi còn mở quá nhiều	Khảo sát nêu danh sách câu hỏi và đề nghị người bán làm rõ với khách; chỉ ước lượng khoảng số công và ghi rõ độ bất định.
Đội không nhận được trong thời gian khách cần	Trưởng dịch vụ nêu phương án: dời mốc, giảm phạm vi hoặc thuê ngoài; người bán chọn và nói chuyện với khách.
Khách đổi nhu cầu sau khi phiếu đã chuyển	Lập phiếu mới ghi điểm thay đổi, huỷ bảng công cũ; không sửa chồng lên phiếu cũ.
Ngân sách khách thấp hơn nhiều so với bảng công	Nêu chênh lệch trong phiếu trình duyệt kèm phương án thu hẹp phạm vi; không tự hạ số công.
Hạn khách cần sát hơn thời gian khảo sát	Ưu tiên phần khảo sát tối thiểu để người bán biết khả thi hay không và báo người bán ngay.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Báo giá thấp hơn công thực tế, dự án lỗ ngay từ đầu	Số công lấy từ bảng định mức và được Trưởng dịch vụ đối chiếu năng lực trước khi soạn giá.
Cam kết thời hạn vượt năng lực đội	Thời hạn chỉ do người bán và Trưởng dịch vụ cam kết sau bước xác nhận khả năng.
Phạm vi mơ hồ gây tranh cãi sau này	Bản phạm vi nêu rõ việc không làm, giả định và câu hỏi còn mở.

11. Biểu mẫu

BM-LP-07-01

Phiếu chuyển giao sáu dòng

Số phiếu · Ngày chuyển · Người chuyển · Người nhận · Mục tiêu · Bối cảnh (mã khách, mã đơn, mã phiếu) · Đầu vào · Đầu ra · Xong khi · Không được · Xác nhận đã nhận đủ

BM-LP-07-02

Bản phạm vi và bảng ước lượng công

Khách và cơ hội · Việc làm · Việc không làm · Giả định · Hạng mục · Số công ước lượng · Cách tính · Mức bất định · Câu hỏi còn mở · Người lập và ngày

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Phiếu chuyển giao đã đóng	Kho tài liệu công ty, thư mục Cơ hội và báo giá	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng nhóm kinh doanh
Bản phạm vi và bảng ước lượng công	Kho tài liệu công ty, thư mục Cơ hội và báo giá	Theo thời hạn lưu hồ sơ báo giá của công ty	Trưởng dịch vụ
Báo giá đã duyệt	Kho tài liệu công ty, thư mục Cơ hội và báo giá	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người bán

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Thời gian từ phiếu đủ đến có báo giá nháp	Số ngày làm việc trung bình từ khi bên nhận xác nhận đủ đến khi có báo giá nháp	Không quá 4 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Độ lệch giữa công ước lượng và công thực tế	Chênh lệch phần trăm giữa số công ước lượng và số công thực tế của dự án đã đóng	Không quá 20% (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Tỷ lệ phiếu không bị trả lại	Số phiếu không bị trả vì thiếu thông tin chia tổng số phiếu	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449