← Kinh doanh · Danh mục quy trình

Rà pipeline hằng tuần

Bảo đảm mỗi tuần trưởng nhóm có một bản báo cáo pipeline một trang chỉ ra deal quá hạn, không hoạt động hoặc thiếu bước tiếp theo, gom theo người phụ trách và sắp theo giá trị, kèm năm deal cần can thiệp nhất, để họp nhóm dành thời gian cho quyết định thay vì đi tìm số.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHRà pipeline hằng tuần	Mã tài liệu	QT-KD-05
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi deal đang mở trong phần mềm quản lý khách hàng, rà sáng thứ Hai trước buổi họp nhóm, kèm dự báo doanh số tuần tới vào chiều thứ Sáu.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc đổi giai đoạn hay giá trị deal, việc báo doanh thu thực tế của công ty (lấy từ nguồn doanh thu thống nhất), và việc chăm sóc từng deal cụ thể, vốn thuộc người bán.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Trưởng nhóm Sales (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
9.1.3	Phân tích và đánh giá
7.4	Trao đổi thông tin

Quy định số ngày không hoạt động của deal theo từng giai đoạn trong Bộ não công ty
Định nghĩa các giai đoạn pipeline của phòng Kinh doanh
Nguồn doanh thu đã thống nhất của công ty
Quy trình Chuẩn bị trước cuộc gọi hoặc buổi gặp

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Deal treo	Deal không có hoạt động quá số ngày quy định cho giai đoạn của nó.
Deal quá hạn	Deal đã qua ngày chốt dự kiến mà chưa đóng thắng hay thua.
Deal thiếu bước tiếp theo	Deal đang mở không có việc hay ngày hẹn kế tiếp trong phần mềm quản lý khách hàng.
Dự báo tuần	Ước tính doanh số có thể chốt trong tuần tới, theo giai đoạn và xác suất do công ty quy định.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng nhóm Sales (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Đọc báo cáo, quyết định can thiệp deal và dự báo chính thức của nhóm.
Nhân viên kinh doanh	R · Thực hiện	Cập nhật deal và giải trình deal nằm trong danh sách khi được hỏi.
Giám đốc kinh doanh	I · Được thông báo	Nhận dự báo tuần và số deal treo hằng tuần.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Danh sách deal đang mở trong phần mềm quản lý khách hàng kèm giai đoạn, giá trị, ngày chốt dự kiến, hoạt động gần nhất
Quy định số ngày không hoạt động và xác suất theo giai đoạn trong Bộ não công ty

Đầu ra

Báo cáo pipeline một trang cho trưởng nhóm với năm deal cần can thiệp nhất
Dự báo doanh số tuần tới
Danh sách deal cần người bán cập nhật

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	CRM	Cơ hội đang mở và lịch sử hoạt động
Nhận từ	QT-KD-04 Theo dõi sau buổi họp	Bước tiếp theo đã ghi trên cơ hội
Giao cho	Trưởng nhóm Sales (con người)	Báo cáo pipeline một trang
Giao cho	QT-LP-10 Thống nhất danh sách đặt hàng	Đơn lớn sắp chốt và chương trình bán sắp chạy

7. Lưu đồ

1Lấy dữ liệu deal đang mởKhoa · Trợ lý Pipeline
2Phát hiện deal cần chú ýKhoa · Trợ lý Pipeline
3Gom theo người phụ trách và xếp hạngKhoa · Trợ lý Pipeline
4Soạn báo cáo một trangKhoa · Trợ lý Pipeline
5Rà báo cáo và quyết định can thiệpTrưởng nhóm Sales (con người)
6Theo dõi cập nhật của người bánKhoa · Trợ lý Pipeline
7Dự báo doanh số tuần tớiKhoa · Trợ lý Pipeline

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Lấy dữ liệu deal đang mở	Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	Sáng thứ Hai đọc toàn bộ deal đang mở từ phần mềm quản lý khách hàng, ghi nhận thời điểm lấy dữ liệu. Loại deal thuộc quy trình khác như phiếu hỗ trợ; chỉ giữ deal bán hàng mới và bán thêm.	Ảnh chụp dữ liệu pipeline tại thời điểm rà	Từ 8:30 sáng thứ Hai	Chỉ đọc; không sửa deal trong lúc rà.
2. Phát hiện deal cần chú ý	Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	Liệt kê deal quá hạn dự kiến, deal không hoạt động quá số ngày quy định, deal thiếu bước tiếp theo. Ghi lý do đưa vào danh sách cho từng deal: số ngày quá hạn, ngày hoạt động cuối. Deal có dữ liệu bất thường như giá trị bằng không hoặc không có người phụ trách thì tách riêng để làm sạch.	Danh sách deal lệch chuẩn	—	Số ngày không hoạt động lấy từ quy định công ty, không tự đặt.
3. Gom theo người phụ trách và xếp hạng	Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	Gom deal theo người phụ trách, sắp theo giá trị giảm dần trong từng nhóm. Chọn năm deal cần can thiệp nhất theo giá trị, độ trễ và mức rủi ro, nêu lý do một dòng cho mỗi deal.	Bảng pipeline theo người phụ trách	—	Nêu rõ tiêu chí chọn năm deal để trưởng nhóm kiểm lại được.
4. Soạn báo cáo một trang	Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	Tóm tắt trên một trang: tổng số deal đang mở, số deal treo, so với tuần trước, năm deal cần can thiệp. Doanh thu chỉ lấy từ nguồn đã thống nhất; không cộng hai nơi cùng ghi một giao dịch.	Báo cáo pipeline tuần	Trước 9:00 sáng thứ Hai	Giá trị pipeline ghi là giá trị dự kiến, không trình bày như doanh thu đã có.
5. Rà báo cáo và quyết định can thiệp	Con người Trưởng nhóm Sales (con người)	Đọc báo cáo trước buổi họp, quyết định deal nào cần can thiệp và giao người làm. Yêu cầu người bán cập nhật deal thiếu bước tiếp theo trong tuần.	Quyết định can thiệp ghi trên báo cáo	Trước hoặc trong buổi họp nhóm	Đổi giai đoạn, giá trị hay người phụ trách do con người thực hiện trong phần mềm.
6. Theo dõi cập nhật của người bán	Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	Sau buổi họp, nhắc người bán các deal được giao cập nhật bước tiếp theo. Cuối tuần kiểm xem deal nào đã được cập nhật, deal nào vẫn treo, ghi lại để so tuần sau.	Danh sách theo dõi cập nhật	Trong tuần	—
7. Dự báo doanh số tuần tới	Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	Chiều thứ Sáu, tính dự báo từ deal ở giai đoạn cuối theo xác suất và ngày chốt dự kiến. Ghi giả định và deal đóng góp nhiều nhất vào dự báo, so với dự báo tuần trước và thực tế.	Bản dự báo tuần	16:00 chiều thứ Sáu	Dự báo là ước tính; trưởng nhóm duyệt trước khi báo lên cấp trên.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Dữ liệu deal thiếu hoặc sai, như thiếu ngày chốt hay giá trị	Tách deal vào danh sách làm sạch dữ liệu gửi người bán phụ trách; không đoán thay, không tính vào dự báo cho tới khi sửa.
Deal có hoạt động ngoài phần mềm nhưng chưa được ghi lại	Người bán giải trình và cập nhật deal; nhân viên AI không bỏ deal khỏi danh sách chỉ vì lời nói miệng.
Quy định số ngày không hoạt động chưa có cho một giai đoạn	Dừng phân loại giai đoạn đó, báo trưởng nhóm bổ sung quy định, các giai đoạn khác vẫn rà bình thường.
Số liệu pipeline và số doanh thu thực tế lệch nhau	Báo cáo ghi rõ nguồn từng con số, không cộng gộp; chuyển phần lệch cho trưởng nhóm đối chiếu với bộ phận kế toán.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Báo cáo dùng dữ liệu cũ hoặc sai nên can thiệp nhầm deal	Ghi thời điểm lấy dữ liệu, tách deal dữ liệu xấu, trưởng nhóm kiểm lại các deal hàng đầu.
Dự báo lạc quan do tính trùng deal hoặc trùng doanh thu	Dự báo chỉ từ một nguồn; kiểm trùng deal và đối chiếu độ lệch dự báo với thực tế mỗi tuần.
Người bán chỉ sửa số để thoát danh sách	Trưởng nhóm hỏi về nội dung hoạt động khi rà; đo cả deal treo tuần sau.

11. Biểu mẫu

BM-KD-05-01

Báo cáo pipeline tuần

Tuần và thời điểm lấy dữ liệu · Tổng số và giá trị deal mở · Số deal treo, quá hạn, thiếu bước tiếp theo · So với tuần trước · Năm deal cần can thiệp và lý do · Danh sách làm sạch dữ liệu

BM-KD-05-02

Bản dự báo doanh số tuần

Tuần dự báo · Deal đóng góp và giá trị · Xác suất theo giai đoạn · Tổng dự báo · Giả định · So với tuần trước và thực tế

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Báo cáo pipeline tuần	Kho tài liệu công ty, thư mục Kinh doanh theo tuần	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng nhóm Sales
Bản dự báo doanh số tuần	Kho tài liệu công ty, thư mục Kinh doanh theo tuần	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng nhóm Sales

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số deal treo so với tuần trước	Số deal treo tuần này trừ số deal treo tuần trước	Không tăng (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Độ lệch giữa dự báo và thực tế	Giá trị tuyệt đối của dự báo trừ thực tế chia thực tế	Không quá 20% (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Tỷ lệ deal đang mở có bước tiếp theo	Số deal mở có bước tiếp theo chia tổng số deal mở	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449