← Kinh doanh · Danh mục quy trình

Theo dõi sau buổi họp

Bảo đảm sau mỗi cuộc gọi hoặc buổi họp với khách, nội dung, quyết định và việc mỗi bên phải làm được ghi lại chính xác, email cảm ơn kèm tóm tắt sẵn sàng để người bán gửi, và bước tiếp theo trong phần mềm quản lý khách hàng có người làm, có ngày.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHTheo dõi sau buổi họp	Mã tài liệu	QT-KD-04
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi cuộc gọi và buổi họp với khách hoặc khách tiềm năng có ghi chú hoặc bản ghi, từ lúc kết thúc cuộc họp tới khi người bán gửi email và việc nhắc đã tạo.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc chuẩn bị trước cuộc họp (xem quy trình Chuẩn bị trước cuộc gọi), soạn báo giá, và các cuộc họp nội bộ không có khách.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Trưởng nhóm Sales (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Nhân viên kinh doanh.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
7.4	Trao đổi thông tin
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
9.1.2	Sự thoả mãn của khách hàng

Quy trình Chuẩn bị trước cuộc gọi hoặc buổi gặp
Mẫu email theo dõi sau họp trong Bộ não công ty
Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng trong công ty

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Bản ghi họp	Ghi chú tay, bản chép lời hoặc bản ghi âm đã được chuyển thành văn bản, dùng làm căn cứ tóm tắt.
Email theo dõi	Email cảm ơn kèm tóm tắt nội dung và việc mỗi bên, gửi cho khách trong vòng 24 giờ.
Việc nhắc	Việc có hạn giao cho người phụ trách để làm bước tiếp theo đã hẹn với khách.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên kinh doanh	R · Thực hiện	Xác nhận tóm tắt, sửa và gửi email theo dõi, làm các việc đã hứa với khách.
Trưởng nhóm Sales (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Bảo đảm cuộc họp nào cũng có theo dõi trong thời hạn và rà các cuộc họp không có bước tiếp theo.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Ghi chú hoặc bản ghi cuộc họp do người bán cung cấp
Bản ghi deal và email các lần trước trong phần mềm quản lý khách hàng
Mẫu email theo dõi trong Bộ não công ty

Đầu ra

Bản tóm tắt cuộc họp: nội dung, quyết định, việc mỗi bên
Email theo dõi ở dạng nháp hoàn chỉnh chờ người bán gửi
Ghi chú và ngày bước tiếp theo đã cập nhật trong deal, việc nhắc đã tạo

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Nhân viên kinh doanh	Ghi chú hoặc bản ghi cuộc gọi
Giao cho	Nhân viên kinh doanh	Email nháp, cập nhật CRM đề xuất và việc nhắc
Giao cho	QT-KD-05 Rà pipeline hằng tuần	Bước tiếp theo đã ghi trên cơ hội

7. Lưu đồ

1Nhận ghi chú hoặc bản ghiKhoa · Trợ lý Pipeline
2Tóm tắt nội dung và việc mỗi bênKhoa · Trợ lý Pipeline
3Soạn email theo dõi nhápKhoa · Trợ lý Pipeline
4Cập nhật ghi chú và bước tiếp theoKhoa · Trợ lý Pipeline
5Rà và gửi emailNhân viên kinh doanh
6Nhắc và đóng vòngKhoa · Trợ lý Pipeline

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Nhận ghi chú hoặc bản ghi	Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	Nhận ghi chú hoặc bản ghi của cuộc họp ngay sau khi kết thúc và gắn vào đúng deal. Ghi nhận ngày giờ, người tham dự hai bên và hình thức họp.	Bản ghi họp gắn với deal	Trong 1 giờ làm việc sau cuộc họp	Không có ghi chú hay bản ghi thì nhắc người bán gửi ba ý chính, không tự dựng nội dung.
2. Tóm tắt nội dung và việc mỗi bên	Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	Tóm tắt nội dung chính, các quyết định và điều khách phản đối hoặc lo ngại. Liệt kê việc mỗi bên phải làm, mỗi việc có người làm và ngày hẹn; việc chưa rõ ngày thì ghi chưa rõ. Mọi con số, tên, ngày lấy đúng theo bản ghi; điều không nghe rõ đánh dấu để người bán xác nhận.	Bản tóm tắt cuộc họp	Trong 2 giờ làm việc	Không đưa cam kết về giá hay thời hạn mà bản ghi không có.
3. Soạn email theo dõi nháp	Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	Soạn email cảm ơn kèm tóm tắt và việc mỗi bên theo mẫu công ty, giọng điệu đúng với mối quan hệ đã có. Email dừng ở nháp trong hộp thư nháp của người bán; không gửi.	Email nháp	Trong 2 giờ làm việc	Nhân viên AI không gửi email cho khách.
4. Cập nhật ghi chú và bước tiếp theo	Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	Ghi tóm tắt ngắn và ngày của bước tiếp theo vào deal trong phần mềm quản lý khách hàng. Chỉ ghi chú và ngày bước tiếp theo; không đổi giai đoạn hay giá trị deal. Tạo việc nhắc cho người phụ trách, có hạn khớp với ngày đã hẹn với khách.	Ghi chú deal và việc nhắc	Trong 2 giờ làm việc	Đổi giai đoạn hoặc giá trị deal là việc của người bán, nhân viên AI chỉ đề xuất.
5. Rà và gửi email	Con người Nhân viên kinh doanh	Đối chiếu tóm tắt với những gì đã nói trong cuộc họp, sửa chỗ sai hoặc thiếu. Tự quyết định gửi email, sửa nội dung nếu cần; chính người bán bấm gửi. Báo lại điểm nhân viên AI hiểu sai để ghi thành quy tắc.	Email đã gửi	Trong 24 giờ sau cuộc họp	Mọi email ra khỏi công ty đều do người bán gửi.
6. Nhắc và đóng vòng	Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	Nhắc người bán một lần nếu quá 24 giờ mà email chưa gửi, rồi báo Trưởng nhóm Sales. Khi việc nhắc đến hạn, kiểm xem đã làm chưa và cập nhật trạng thái trong deal.	Trạng thái việc nhắc trong deal	Nhắc sau 24 giờ	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Bản ghi không rõ hoặc thiếu đoạn quan trọng	Đánh dấu các đoạn chưa chắc trong tóm tắt, hỏi người bán xác nhận trước khi đưa vào email.
Cuộc họp có nhiều quyết định liên quan giá hoặc điều khoản	Tách riêng phần giá và điều khoản, đánh dấu cần người bán xác nhận; chuyển soạn báo giá theo quy trình riêng nếu cần.
Khách phàn nàn hoặc khiếu nại trong cuộc họp	Báo ngay Trưởng nhóm Sales và Chăm sóc khách hàng; email theo dõi chỉ soạn sau khi người bán xác nhận hướng trả lời.
Không có người tham dự phía khách nào có email trong phần mềm	Soạn email nháp để trống người nhận, báo người bán bổ sung địa chỉ đúng trước khi gửi.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Tóm tắt sai làm khách hiểu nhầm cam kết	Tóm tắt bám bản ghi, đánh dấu chỗ chưa chắc; người bán rà trước khi gửi.
Email gửi nhầm người hoặc lộ thông tin khách khác	Email dừng ở nháp; người bán kiểm người nhận trước khi gửi.
Bước tiếp theo bị quên sau họp	Luôn tạo việc nhắc có hạn; đo tỷ lệ cuộc họp có email theo dõi trong 24 giờ.

11. Biểu mẫu

BM-KD-04-01

Bản tóm tắt cuộc họp

Deal · Ngày giờ và hình thức họp · Người tham dự hai bên · Nội dung chính · Quyết định · Điều khách lo ngại · Việc phía công ty · Việc phía khách · Bước tiếp theo và ngày hẹn

BM-KD-04-02

Email theo dõi sau họp

Người nhận · Tiêu đề · Lời cảm ơn · Tóm tắt nội dung · Việc mỗi bên · Bước tiếp theo · Người gửi

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bản tóm tắt cuộc họp	Phần mềm quản lý khách hàng, ghi chú của deal	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Nhân viên kinh doanh
Email theo dõi đã gửi	Phần mềm quản lý khách hàng, lịch sử trao đổi của deal	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Nhân viên kinh doanh

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ cuộc họp có email theo dõi trong 24 giờ	Số cuộc họp có email gửi trong 24 giờ chia tổng số cuộc họp với khách	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Tỷ lệ cuộc họp có bước tiếp theo trong deal	Số cuộc họp có bước tiếp theo và ngày ghi trong deal chia tổng số cuộc họp	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Tỷ lệ email nháp được gửi không phải sửa lớn	Số email gửi với sửa nhỏ hoặc không sửa chia tổng số email nháp	Từ 80% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449