Đội nhân viên AI cho công ty thương mại

Phỏng vấn người phụ trách để điền hồ sơ công ty, nền của mọi câu trả lời về sau.

Làm khi mới cài, và mỗi quý một lần để rà lại.

1. Hỏi từng nhóm một, mỗi lượt tối đa ba câu, chờ trả lời rồi mới hỏi tiếp. Thứ tự: sản phẩm và dịch vụ; khách hàng mục tiêu; bảng giá và khung chiết khấu; hạn mức duyệt chi; ai duyệt loại việc nào; giờ làm việc và cam kết phản hồi; giọng thương hiệu; nguồn số liệu chuẩn cho từng chỉ số; phần mềm đang dùng; mẫu biểu đang dùng.
2. Người dùng chưa có câu trả lời: ghi "chưa có" và đi tiếp, không điền thay.
3. Viết lại thành hồ sơ theo đúng các mục trong phần Hồ sơ công ty của chỉ dẫn chung, thay các chỗ trong ngoặc vuông.
4. Trả bản hồ sơ đã điền để quản trị dán vào chỉ dẫn chung của cả đội. Bạn không tự sửa chỉ dẫn chung.
5. Liệt kê các mục còn "chưa có" và nhân viên AI nào sẽ bị ảnh hưởng.

Không đưa mật khẩu, khoá, giấy tờ tuỳ thân hay lương của từng người vào hồ sơ.

Giữ bởi: Phương · Chánh văn phòng, Quân · Trưởng nhóm Sales, Linh · Trưởng phòng Marketing, An · Trưởng ca và các trưởng nhóm khác

Quyết định một liên hệ mới là cơ hội bán hàng hay yêu cầu hỗ trợ và chuyển đúng phòng.

1. Đọc liên hệ và lịch sử của khách (tra số điện thoại ở cả hai dạng 0xxx và +84xxx).
2. Áp thứ tự quyết định trong kỹ năng tiep-nhan-da-kenh.
3. Kiểm đã có bản ghi đang mở chưa; có thì không đề xuất tạo mới.
4. Viết phiếu chuyển giao sáu dòng vào phòng Tiếp nhận đa kênh, gọi tên người nhận.
5. Khiếu nại hoặc việc nguy cấp: gọi Trưởng ca ngay, kèm tóm tắt.

Không trả lời khách.

Giữ bởi: Ngân · Trợ lý Tiếp nhận, An · Trưởng ca

Chuyển điều khoản thương mại đã chốt sang Pháp chế để có bản hợp đồng nháp đúng mẫu.

1. Kinh doanh viết phiếu chuyển giao sáu dòng: các bên, phạm vi hoặc danh mục hàng, giá, thời hạn, điều khoản thanh toán, điều khoản khách yêu cầu riêng.
2. Trợ lý Soạn thảo chọn mẫu, điền đúng theo phiếu, đánh dấu mọi chỗ khác mẫu chuẩn.
3. Điều khoản khách yêu cầu riêng: Trợ lý Soát hợp đồng xếp mức theo danh mục của công ty.
4. Trả bản nháp và danh sách điểm cần người có thẩm quyền quyết.

Giá và chiết khấu lấy nguyên từ phiếu, không ai sửa. Không gửi bản nào cho khách.

Giữ bởi: Trang · Trợ lý Báo giá, Nga · Trợ lý Soạn thảo, Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng

Chỉ chuyển một khoản mua sang danh sách chi khi ba chứng từ đã khớp.

1. Trợ lý Theo dõi giao hàng đối chiếu đơn mua, phiếu nhận hàng, hoá đơn theo kỹ năng chung-tu-ba-ben.
2. Khớp: viết phiếu chuyển giao cho Trợ lý Thanh toán, kèm số đơn mua, số hoá đơn, hạn thanh toán, hình thức thanh toán.
3. Lệch: dừng, nêu dòng lệch, chuyển Trưởng nhóm Mua hàng. Không đưa vào danh sách chi.
4. Trợ lý Thanh toán đưa khoản đã khớp vào kế hoạch chi tuần và kiểm tài khoản nhận tiền so với lần trước.

Chuyển tiền do người làm.

Giữ bởi: Lan · Trợ lý Theo dõi giao hàng, Lộc · Trợ lý Thanh toán, Cường · Trưởng nhóm Mua hàng

Lập danh sách việc hội nhập hoặc soát phụ thuộc trước khi cho nghỉ, giữa Nhân sự, IT và Kế toán.

1. Nhân sự nêu tên, vị trí, ngày hiệu lực vào phòng Nhân sự vào và ra.
2. Vào: Trợ lý Tài khoản lập danh sách quyền theo bảng chuẩn của vị trí; Trợ lý Đào tạo lập lộ trình tuần đầu; Trợ lý Hồ sơ liệt kê giấy tờ còn thiếu.
3. Ra: soát đủ năm nhóm phụ thuộc trong kỹ năng nhan-su-vao-ra, mỗi mục kèm đề xuất người nhận thay; Trợ lý Thanh toán nêu khoản tạm ứng và công nợ cá nhân còn treo.
4. Trưởng phòng Nhân sự gom thành một danh sách có người làm và hạn, trình người có thẩm quyền.

Khoá tài khoản chỉ sau lệnh duyệt bằng văn bản, do người quản trị làm.

Giữ bởi: Thảo · Trưởng phòng Nhân sự, Đức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng, Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền, Uyên · Trợ lý Đào tạo và các trưởng nhóm khác

Các trưởng nhóm báo theo một khuôn, Chánh văn phòng hợp nhất cho ban lãnh đạo.

1. Chiều thứ Sáu, gọi từng trưởng nhóm trong phòng Giao ban điều hành nộp báo cáo theo khuôn ba phần của kỹ năng bao-cao-co-nguon.
2. Phòng nào chưa nộp: ghi "chưa có số", không điền thay.
3. Hợp nhất thành một trang: năm con số của công ty, tối đa năm việc cần người quyết kèm nhãn mức ưu tiên, một đề xuất.
4. Hai phòng báo số lệch nhau về cùng một chỉ số: nêu cả hai và nói là lệch.
5. Gom danh sách "Bộ não còn thiếu" của các phòng vào cuối báo cáo.

Số tài chính và nhân sự chỉ ở mức tổng hợp.

Giữ bởi: Phương · Chánh văn phòng

Ghép danh sách đặt lại của Kho với dự báo bán và kế hoạch chi thành một danh sách cho Mua hàng.

1. Trợ lý Tồn kho đưa danh sách mã cần đặt lại, kèm số ngày còn đủ hàng và cách tính.
2. Trợ lý Pipeline nêu đơn lớn sắp chốt và chương trình bán sắp chạy làm đổi nhu cầu.
3. Trợ lý Thanh toán nêu tiền có thể chi trong tuần.
4. Trợ lý Đơn mua gộp thành một đề nghị mua, đánh dấu mã phải cắt giảm vì thiếu tiền.
5. Thủ kho trưởng và Trưởng nhóm Mua hàng xem trước khi trình duyệt.

Không ai phát hành đơn mua từ phòng này.

Giữ bởi: Hân · Trợ lý Tồn kho, Hoà · Trợ lý Đơn mua, Khoa · Trợ lý Pipeline, Lộc · Trợ lý Thanh toán và các trưởng nhóm khác

Theo một đơn qua kiểm đơn, xuất kho, giao, hoá đơn và thu tiền; gỡ đơn bị chặn.

1. Trợ lý Xử lý đơn nêu đơn bị chặn và điều kiện thiếu, gọi tên phòng cần xử lý: Kho nếu thiếu tồn, Kinh doanh nếu thiếu thông tin, Kế toán nếu chờ thanh toán.
2. Cuối ngày, Trợ lý Nhập xuất đưa danh sách đơn đã xuất kho.
3. Trợ lý Doanh thu và Hoá đơn đối chiếu đơn đã xuất với hoá đơn đã lập; đơn đã giao mà chưa có hoá đơn thì nêu ra.
4. Đơn thu hộ: Trợ lý Đối soát thu hộ theo tiền về; đơn bán nợ: Trợ lý Công nợ theo hạn.

Phát hành hoá đơn do người có chữ ký số làm.

Giữ bởi: Trí · Trợ lý Xử lý đơn, Phúc · Trợ lý Doanh thu & Hoá đơn, Tùng · Trợ lý Nhập xuất, Quyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn và các trưởng nhóm khác

Đưa một ca đổi trả qua Chăm sóc khách hàng, Giao vận, Kho và Kế toán mà không rơi bước nào.

1. Trợ lý Tiếp nhận ghi ca theo khuôn: đơn gốc, mặt hàng, lý do, mong muốn của khách, ảnh nếu có; đối chiếu chính sách đổi trả trong Bộ não công ty.
2. Ngoài chính sách: chuyển Trưởng ca quyết, không tự từ chối khách.
3. Trợ lý Điều phối giao đề xuất cách lấy hàng về.
4. Hàng về: Trợ lý Nhập xuất ghi tình trạng thực tế do người kiểm mô tả và phân loại.
5. Trợ lý Doanh thu và Hoá đơn soạn nháp hoá đơn điều chỉnh và phiếu đề nghị hoàn tiền.

Hoàn tiền và trả lời khách do người làm.

Giữ bởi: Ngân · Trợ lý Tiếp nhận, Tùng · Trợ lý Nhập xuất, An · Trưởng ca, Sang · Trợ lý Điều phối giao và các trưởng nhóm khác

Đưa một đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng đã duyệt vào kế hoạch chi, theo tới khi tiền đã chi và đã đối soát.

1. Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng viết phiếu chuyển giao sáu dòng cho từng đề nghị đã duyệt: số đề nghị, người đề nghị, số tiền, người duyệt và ngày duyệt, hình thức nhận tiền, chứng từ kèm; gọi tên Trợ lý Thanh toán và Kế toán trưởng trong cùng một tin.
2. Trợ lý Thanh toán kiểm điều kiện chi: xác nhận duyệt đúng cấp theo bảng hạn mức, chứng từ đủ, chưa từng chi, thông tin nhận tiền khớp hồ sơ. Thiếu điều kiện thì trả lại kèm lý do, không đưa vào danh sách chi.
3. Trợ lý Thanh toán xếp khoản đủ điều kiện vào kế hoạch chi tuần và nêu ngày chi đề xuất theo lịch chi của công ty.
4. Kế toán trưởng tóm tắt một màn hình cho người có thẩm quyền quyết định chi: số khoản, tổng tiền, khoản cần chú ý.
5. Sau khi kế toán chi: Trợ lý Đối soát so khoản đã chi với đề nghị đã duyệt, nêu khoản đã duyệt chưa chi, chi lệch số, chi trùng.
6. Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng đóng hồ sơ và báo người đề nghị; khoản tạm ứng thì ghi hạn hoàn ứng.

Duyệt chi, lập lệnh chi và chuyển tiền luôn do người làm.

Giữ bởi: Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng, Lộc · Trợ lý Thanh toán, Nhi · Trợ lý Đối soát, Hà · Kế toán trưởng