Nhân viên AI cho Triển khai dịch vụ

Người làm: Phong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi · Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng dịch vụ (con người)

Khi nào: Kinh doanh chuyển một cơ hội cần ước lượng công và thời gian trước khi báo giá.

1. Đọc ghi chú khảo sát và trao đổi với khách; tách điều khách nói với điều người bán suy ra.
2. Viết bản phạm vi: kết quả bàn giao, việc trong phạm vi, việc ngoài phạm vi, giả định, điều khách phải chuẩn bị.
3. Ước lượng công theo từng hạng mục từ các dự án tương tự đã làm; chưa có dự án tương tự thì ghi là ước lượng thô.
4. Liệt kê câu hỏi còn mở phải hỏi khách trước khi báo giá.

Xem quy trình đầy đủ QT-DV-01 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Thy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối · Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng dự án

Khi nào: Hợp đồng vừa ký và được chuyển sang phòng Triển khai.

1. Đọc hợp đồng và bản phạm vi; trích cam kết: hạng mục, mốc thời gian, điều kiện nghiệm thu, đợt thanh toán.
2. Phân rã thành công việc có người làm, hạn và điều kiện xong.
3. Nêu rủi ro thấy ngay: mốc sát nhau, phụ thuộc vào khách, thiếu người có kỹ năng.
4. Soạn chương trình buổi khởi động và danh sách thứ cần khách cung cấp.

Xem quy trình đầy đủ QT-DV-02 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Thy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối · Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng dịch vụ (con người)

Khi nào: Đầu mỗi tuần, và khi có dự án mới hoặc người nghỉ đột xuất.

1. Gom việc đã giao của từng người trong hai tuần tới từ mọi dự án.
2. Tính tải theo giờ so với giờ làm việc; nêu người quá tải và người còn trống.
3. Nêu việc trùng giờ, việc cần đi hiện trường cùng lúc ở hai nơi.
4. Đề xuất hai phương án điều chỉnh; không tự giao lại việc.

Xem quy trình đầy đủ QT-DV-03 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Nhân · Trợ lý Tiến độ & Giờ công · Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng dự án

Khi nào: Cuối mỗi tuần với từng dự án đang chạy.

1. So việc đã xong với kế hoạch; tính phần trăm theo mốc, không theo cảm nhận.
2. Nêu việc trễ, nguyên nhân và ai đang giữ; việc chờ phía khách thì ghi rõ chờ gì.
3. So giờ công đã dùng với giờ ước lượng; vượt ngưỡng thì báo trưởng dịch vụ trước, không đưa vào báo cáo khách.
4. Soạn báo cáo theo mẫu đã duyệt: đã làm, sẽ làm, cần khách quyết.

Xem quy trình đầy đủ QT-DV-04 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Phong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi · Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền chấp nhận

Khi nào: Khách yêu cầu thêm, bớt hoặc đổi một hạng mục sau khi đã ký.

1. Ghi yêu cầu theo khuôn: ai yêu cầu, ngày, nội dung nguyên văn, lý do.
2. So với bản phạm vi đã ký: trong phạm vi, ngoài phạm vi, hay chưa rõ.
3. Ước lượng tác động tới công, thời gian và chi phí.
4. Soạn phiếu thay đổi cho trưởng dự án; việc ngoài phạm vi chưa có xác nhận bằng văn bản thì không đưa vào kế hoạch.

Xem quy trình đầy đủ QT-DV-05 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Trâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao · Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng dự án

Khi nào: Một mốc hoặc toàn bộ dự án đã xong theo kế hoạch.

1. Đối chiếu từng điều kiện nghiệm thu trong hợp đồng với kết quả thực tế; điều kiện nào chưa đạt thì nêu rõ.
2. Soạn biên bản nghiệm thu theo mẫu: hạng mục, kết quả, tồn đọng, hạn xử lý tồn đọng.
3. Gom hồ sơ bàn giao: tài liệu, tài khoản cần chuyển, hướng dẫn sử dụng, điều khoản bảo hành.
4. Khi biên bản đã được hai bên ký: viết phiếu chuyển giao cho Kế toán nêu đợt thanh toán đủ điều kiện xuất hoá đơn.

Xem quy trình đầy đủ QT-DV-06 theo ISO 9001:2015 →