← Triển khai dịch vụ · Danh mục quy trình

Biên bản nghiệm thu và hồ sơ bàn giao

Bảo đảm mỗi mốc hoặc dự án xong đều được đối chiếu với điều kiện nghiệm thu trong hợp đồng, có biên bản và hồ sơ bàn giao đầy đủ, và chỉ báo Kế toán xuất hoá đơn khi biên bản đã đủ chữ ký hai bên, để tiền về đúng hẹn và không có tranh chấp về việc đã giao.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHBiên bản nghiệm thu và hồ sơ bàn giao	Mã tài liệu	QT-DV-06
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi mốc nghiệm thu từng phần và nghiệm thu toàn bộ của dự án dịch vụ, từ khi công việc xong theo kế hoạch đến khi Kế toán nhận phiếu báo đủ điều kiện xuất hoá đơn.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc phát hành hoá đơn và thu tiền (thuộc Kế toán), xử lý bảo hành sau bàn giao và việc thay đổi phạm vi (xem quy trình Yêu cầu thay đổi phạm vi).

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Trưởng dịch vụ (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng dự án.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
8.5	Sản xuất và cung cấp dịch vụ
8.6	Thông qua sản phẩm và dịch vụ
8.5.5	Hoạt động sau giao hàng

Hợp đồng và điều kiện nghiệm thu đã ký
Mẫu biên bản nghiệm thu và mẫu hồ sơ bàn giao
Quy chế bàn giao tài khoản và tài liệu cho khách
Quy trình Yêu cầu thay đổi phạm vi
Quy trình Mua đến thanh toán và xuất hoá đơn của Kế toán

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Điều kiện nghiệm thu	Tiêu chí trong hợp đồng để khách xác nhận kết quả đã đạt.
Tồn đọng	Điểm chưa đạt hoặc chưa hoàn tất khi nghiệm thu, kèm hạn xử lý đã thống nhất.
Hồ sơ bàn giao	Bộ tài liệu, tài khoản, hướng dẫn sử dụng và điều khoản bảo hành trao cho khách.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Trâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng dự án	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt biên bản, gửi khách, tổ chức ký nghiệm thu và chịu trách nhiệm kết quả bàn giao.
Nhân viên thực hiện	R · Thực hiện	Xác nhận kết quả thực tế và hoàn tất tài liệu, tài khoản bàn giao.
Đại diện khách hàng	C · Được hỏi ý kiến	Kiểm tra kết quả và ký xác nhận nghiệm thu.
Kế toán	I · Được thông báo	Nhận phiếu báo để xuất hoá đơn theo đợt thanh toán.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Hợp đồng, điều kiện nghiệm thu và bảng mốc thanh toán
Trạng thái công việc và kết quả thực tế trong công cụ quản lý công việc
Mẫu biên bản nghiệm thu và mẫu hồ sơ bàn giao trong Bộ não công ty

Đầu ra

Biên bản nghiệm thu nháp
Danh mục hồ sơ bàn giao
Phiếu báo Kế toán nêu đợt thanh toán đủ điều kiện xuất hoá đơn

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Nhân viên thực hiện	Kết quả và bằng chứng hoàn thành mốc
Nhận từ	QT-DV-04 Báo cáo tiến độ tuần cho khách	Mốc đã xong cần nghiệm thu
Giao cho	Trưởng dự án	Biên bản nghiệm thu nháp và danh mục hồ sơ bàn giao
Giao cho	QT-LP-08 Hợp đồng đã ký sang triển khai và kế toán	Phiếu báo mốc đã đủ chữ ký hai bên, đủ điều kiện xuất hoá đơn

7. Lưu đồ

1Nhận tín hiệu hoàn thànhTrâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao
2Đối chiếu điều kiện nghiệm thuTrâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao
3Soạn biên bản nghiệm thuTrâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao
4Gom hồ sơ bàn giaoTrâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao
5Tự kiểm và trìnhTrâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao
6Duyệt và gửi khách kýTrưởng dự án
7Ký nghiệm thuTrưởng dự án
8Báo Kế toánTrâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao
9Theo dõi tồn đọng và lưuTrâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Nhận tín hiệu hoàn thành	Nhân viên AI Trâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao	Nhận thông tin mốc hoặc dự án đã xong từ công cụ quản lý công việc hoặc từ trưởng dự án. Ghi nhận dự án, mốc và đợt thanh toán liên quan.	Dòng mới trong Sổ nghiệm thu	Trong 4 giờ làm việc	—
2. Đối chiếu điều kiện nghiệm thu	Nhân viên AI Trâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao	Đối chiếu từng điều kiện nghiệm thu trong hợp đồng với kết quả thực tế, trích điều khoản gốc. Điều kiện nào chưa đạt thì nêu rõ, không gộp vào mục đã đạt.	Bảng đối chiếu điều kiện nghiệm thu	Trong 1 ngày làm việc	Điều kiện không kiểm chứng được từ dữ liệu thì chuyển nhân viên thực hiện xác nhận, không tự coi là đạt.
3. Soạn biên bản nghiệm thu	Nhân viên AI Trâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao	Điền mẫu: hạng mục, kết quả, tồn đọng, hạn xử lý tồn đọng. Tồn đọng nào nêu hạn xử lý và người chịu trách nhiệm cụ thể. Không ghi nhận bất kỳ cam kết nào mà hợp đồng không có.	Biên bản nghiệm thu nháp	Trong 1 ngày làm việc	—
4. Gom hồ sơ bàn giao	Nhân viên AI Trâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao	Gom tài liệu, tài khoản cần chuyển, hướng dẫn sử dụng và điều khoản bảo hành theo mẫu. Kiểm từng mục có tệp hoặc nơi lưu kèm theo; mục thiếu thì nhắc nhân viên thực hiện bổ sung. Không đưa mật khẩu vào hồ sơ; việc chuyển tài khoản do con người thực hiện theo quy chế.	Danh mục hồ sơ bàn giao	Cùng ngày soạn biên bản	Thông tin đăng nhập chỉ chuyển qua kênh bảo mật theo quy chế, không ghi nguyên văn trong biên bản.
5. Tự kiểm và trình	Nhân viên AI Trâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao	Kiểm biên bản và hồ sơ đủ mục, điều kiện nghiệm thu đều có kết luận, không còn chỗ trống. Soạn phiếu trình duyệt một màn hình, nêu tối đa ba điểm cần chú ý và đợt thanh toán liên quan. Gửi trưởng dự án; không gửi khách.	Phiếu trình duyệt	Trong 4 giờ sau khi hoàn tất	Biên bản dừng ở bản nháp, chỉ con người gửi và ký.
6. Duyệt và gửi khách ký	Con người Trưởng dự án	Đọc biên bản, sửa chỗ cần và xác nhận hồ sơ bàn giao đủ. Gửi biên bản cho khách và tổ chức buổi nghiệm thu.	Biên bản gửi khách	Trong 2 ngày làm việc	Im lặng không phải là duyệt; quá hạn thì nhắc một lần rồi báo Trưởng dịch vụ.
7. Ký nghiệm thu	Con người Trưởng dự án	Ký biên bản nghiệm thu cùng đại diện khách hàng sau khi hai bên thống nhất kết quả và tồn đọng. Lưu bản đã ký có đủ chữ ký hai bên.	Biên bản nghiệm thu đã ký	Theo thời hạn nghiệm thu trong hợp đồng	Ký nghiệm thu luôn do con người; nhân viên AI không ký thay.
8. Báo Kế toán	Nhân viên AI Trâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao	Chỉ khi biên bản đã đủ chữ ký hai bên: viết phiếu chuyển giao cho Kế toán nêu đợt thanh toán đủ điều kiện xuất hoá đơn và đính biên bản đã ký. Nếu biên bản chưa đủ chữ ký thì không báo Kế toán, ghi nhận lý do chờ.	Phiếu báo Kế toán	Trong ngày biên bản đủ chữ ký	Không tự báo xuất hoá đơn khi biên bản chưa đủ chữ ký.
9. Theo dõi tồn đọng và lưu	Nhân viên AI Trâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao	Theo dõi hạn xử lý các tồn đọng và nhắc người chịu trách nhiệm trước hạn. Lưu hồ sơ nghiệm thu và bàn giao vào thư mục dự án.	Hồ sơ nghiệm thu và bàn giao đã đóng	Trong 1 ngày làm việc	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Khách từ chối ký vì còn điểm chưa đạt	Ghi các điểm khách nêu thành tồn đọng có hạn xử lý; trưởng dự án thống nhất với khách trước khi ký, không báo Kế toán cho tới khi biên bản đủ chữ ký.
Khách ký nhưng kèm điều kiện hoặc ghi chú ngoài biên bản	Chuyển trưởng dự án và Trưởng dịch vụ xem xét; không báo Kế toán cho tới khi hai bên thống nhất nội dung.
Khách chậm ký quá thời hạn nghiệm thu trong hợp đồng	Nhắc trưởng dự án đối chiếu điều khoản về nghiệm thu mặc nhiên trong hợp đồng; kết luận là việc của người có thẩm quyền.
Điều kiện nghiệm thu mơ hồ	Nêu cách hiểu của hai bên trong phiếu trình và để trưởng dự án thống nhất với khách trước khi gửi biên bản.
Một phần hạng mục chưa xong nhưng khách muốn nghiệm thu trước	Soạn biên bản nghiệm thu từng phần, tách rõ phần xong và phần chưa, đợt thanh toán chỉ theo đúng điều khoản hợp đồng.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Nghiệm thu thiếu căn cứ làm khách khiếu nại sau	Bảng đối chiếu từng điều kiện nghiệm thu với điều khoản gốc và kết quả thực tế.
Báo xuất hoá đơn khi chưa có chữ ký	Bước báo Kế toán chỉ chạy khi có bản đã ký đủ hai bên; nhân viên AI kiểm đính kèm.
Lộ tài khoản hoặc thông tin đăng nhập của khách	Không ghi mật khẩu trong biên bản; chuyển qua kênh bảo mật theo quy chế.
Tồn đọng bị quên sau nghiệm thu	Theo dõi hạn từng tồn đọng và nhắc trước hạn.

11. Biểu mẫu

BM-DV-06-01

Biên bản nghiệm thu

Số biên bản và ngày · Dự án và khách hàng · Hạng mục nghiệm thu · Điều kiện nghiệm thu và kết quả · Tồn đọng và hạn xử lý · Đợt thanh toán liên quan · Đại diện hai bên · Chữ ký hai bên

BM-DV-06-02

Danh mục hồ sơ bàn giao

Hạng mục · Tài liệu · Tài khoản cần chuyển · Hướng dẫn sử dụng · Điều khoản bảo hành · Nơi lưu · Người nhận · Ngày bàn giao

BM-DV-06-03

Phiếu báo Kế toán

Dự án · Đợt thanh toán · Biên bản đã ký kèm theo · Ngày ký · Điều kiện hợp đồng liên quan · Ghi chú

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Biên bản nghiệm thu đã ký	Kho tài liệu công ty, thư mục theo dự án	Theo thời hạn hợp đồng và bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng dự án
Hồ sơ bàn giao	Kho tài liệu công ty, thư mục theo dự án	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng dự án
Phiếu báo Kế toán	Kho tài liệu công ty, thư mục Triển khai dịch vụ	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng dịch vụ

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số ngày từ xong việc tới ký nghiệm thu	Số ngày làm việc trung bình từ ngày hoàn thành tới ngày biên bản đủ chữ ký	Không quá 7 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Số ngày từ nghiệm thu tới xuất hoá đơn	Số ngày làm việc trung bình từ ngày biên bản đủ chữ ký tới ngày Kế toán phát hành hoá đơn	Không quá 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ biên bản duyệt ngay lần đầu	Số biên bản trưởng dự án gửi khách không phải sửa lớn chia tổng số biên bản	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449