| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHKhởi động dự án từ hợp đồng | Mã tài liệu | QT-DV-02 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm hợp đồng vừa ký được chuyển thành kế hoạch có người làm, có hạn và có điều kiện xong ngay trong thời gian ngắn, để buổi khởi động với khách diễn ra đúng hẹn và mọi cam kết trong hợp đồng đều được theo dõi từ ngày đầu.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho mọi hợp đồng dịch vụ đã ký và chuyển sang phòng Triển khai, từ lúc nhận hợp đồng tới khi kế hoạch được trưởng dự án duyệt và gửi khách.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc soạn và thương lượng hợp đồng (thuộc Kinh doanh và pháp chế), xếp lịch nhân sự hằng tuần (xem quy trình Xếp lịch nhân sự) và việc thực hiện dự án sau khởi động.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người cầm lái đội: Trưởng dịch vụ (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng dự án.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 8.2 | Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ |
| 8.5 | Sản xuất và cung cấp dịch vụ |
| 6.1 | Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội |
- Mẫu kế hoạch dự án và chương trình buổi khởi động
- Bản phạm vi đã ký kèm hợp đồng
- Bảng năng lực và kỹ năng của đội
- Quy trình Xếp lịch nhân sự và phát hiện xung đột
- Quy trình Biên bản nghiệm thu và hồ sơ bàn giao
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Mốc | Thời điểm có kết quả kiểm chứng được, thường gắn với điều kiện nghiệm thu hoặc đợt thanh toán. |
| Điều kiện xong | Tiêu chí cụ thể để xác nhận một công việc hoặc hạng mục đã hoàn thành. |
| Phụ thuộc phía khách | Việc khách phải cung cấp hoặc quyết định thì dự án mới đi tiếp được. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Thy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Trưởng dự án | A · Chịu trách nhiệm cuối | Duyệt kế hoạch, chủ trì buổi khởi động và làm việc với khách. |
| Trưởng dịch vụ (con người) | R · Thực hiện | Phân người thực hiện, xác nhận đủ nguồn lực và xử lý rủi ro về năng lực. |
| Người phụ trách hợp đồng | C · Được hỏi ý kiến | Giải thích điều khoản, mốc thanh toán và các cam kết đã đàm phán. |
| Kế toán | I · Được thông báo | Nhận bảng mốc thanh toán để theo dõi xuất hoá đơn. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Hợp đồng đã ký và bản phạm vi kèm theo
- Công cụ quản lý công việc và lịch đội hiện tại
- Mẫu kế hoạch dự án và chương trình khởi động trong Bộ não công ty
Đầu ra
- Kế hoạch dự án nháp có công việc, người làm, hạn và điều kiện xong
- Bảng mốc thanh toán
- Chương trình buổi khởi động và danh sách thứ khách cần cung cấp
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Người phụ trách hợp đồng | Hợp đồng đã ký kèm bản phạm vi |
| Nhận từ | QT-LP-08 Hợp đồng đã ký sang triển khai và kế toán | Phiếu chuyển giao hợp đồng sang triển khai |
| Giao cho | Trưởng dự án | Kế hoạch dự án nháp, bảng mốc thanh toán và chương trình buổi khởi động |
| Giao cho | Kế toán | Bảng mốc thanh toán của hợp đồng |
| Giao cho | QT-DV-03 Xếp lịch nhân sự và phát hiện xung đột | Kế hoạch dự án cần xếp người |
| Giao cho | QT-DV-04 Báo cáo tiến độ tuần cho khách | Kế hoạch và các mốc để theo tiến độ |
7. Lưu đồ
- 1Nhận hợp đồngThy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối
- 2Trích cam kếtThy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối
- 3Phân rã công việcThy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối
- 4Nêu rủi ro thấy ngayThy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối
- 5Soạn chương trình khởi độngThy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối
- 6Tự kiểm và trìnhThy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối
- 7Duyệt kế hoạchTrưởng dự án
- 8Gửi khách và khởi độngTrưởng dự án
- 9Bàn giao kế hoạch vào theo dõiThy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Nhận hợp đồng | Nhân viên AI Thy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối |
|
Dòng mới trong Sổ khởi động dự án | Trong 4 giờ làm việc | Thiếu bản phạm vi hoặc phụ lục thì trả lại người phụ trách kèm danh sách cụ thể, không tự suy diễn. |
| 2. Trích cam kết | Nhân viên AI Thy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối |
|
Bảng cam kết hợp đồng | Cùng ngày nhận | Không diễn giải điều khoản theo ý riêng; điều khoản mơ hồ đưa vào danh sách hỏi người phụ trách hợp đồng. |
| 3. Phân rã công việc | Nhân viên AI Thy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối |
|
Danh sách công việc nháp trong công cụ quản lý công việc | Trong 1 ngày làm việc | Việc ngoài bản phạm vi đã ký không được đưa vào kế hoạch. |
| 4. Nêu rủi ro thấy ngay | Nhân viên AI Thy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối |
|
Danh sách rủi ro ban đầu | — | — |
| 5. Soạn chương trình khởi động | Nhân viên AI Thy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối |
|
Chương trình khởi động và danh sách yêu cầu khách | Cùng ngày phân rã xong | — |
| 6. Tự kiểm và trình | Nhân viên AI Thy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối |
|
Phiếu trình duyệt kế hoạch | Trong 1 ngày làm việc sau khi soạn xong | Kế hoạch nào còn cam kết chưa có công việc tương ứng thì không được trình. |
| 7. Duyệt kế hoạch | Con người Trưởng dự án |
|
Xác nhận duyệt trên phiếu trình | Trong 1 ngày làm việc | Quá hạn chưa trả lời thì nhắc một lần rồi báo Trưởng dịch vụ; im lặng không phải là duyệt. |
| 8. Gửi khách và khởi động | Con người Trưởng dự án |
|
Biên bản buổi khởi động | Theo tiến độ trong hợp đồng | Mọi cam kết về thời hạn và phạm vi với khách do con người đưa ra. |
| 9. Bàn giao kế hoạch vào theo dõi | Nhân viên AI Thy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối |
|
Kế hoạch dự án đã duyệt | Trong ngày duyệt | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Hợp đồng và bản phạm vi mâu thuẫn nhau | Ghi rõ điểm mâu thuẫn, báo người phụ trách hợp đồng và trưởng dự án quyết định; không lập kế hoạch theo một bên khi chưa có xác nhận. |
| Mốc cam kết không khả thi với năng lực hiện có | Nêu trong phiếu trình mốc nào rủi ro, thiếu bao nhiêu công; Trưởng dịch vụ quyết định bổ sung người hoặc thương lượng lại với khách. |
| Khách chưa cung cấp được thứ cần cho bước đầu | Đưa vào danh sách phụ thuộc phía khách với hạn đề nghị, nhắc trưởng dự án đưa vấn đề ra buổi khởi động. |
| Người dự kiến làm nghỉ đột xuất | Đề xuất hai phương án thay người trong phiếu trình; Trưởng dịch vụ quyết định, không tự giao lại. |
| Hợp đồng có nhiều đợt giao với điều kiện nghiệm thu khác nhau | Lập bảng mốc riêng cho từng đợt, mỗi đợt gắn điều kiện nghiệm thu và đợt thanh toán của chính nó. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Bỏ sót cam kết trong hợp đồng | Bảng cam kết trích kèm điều khoản gốc, bước tự kiểm đối chiếu từng cam kết với công việc. |
| Kế hoạch gửi khách khi chưa được duyệt | Nhân viên AI không gửi khách; chỉ trưởng dự án gửi sau khi duyệt. |
| Chậm khởi động làm lùi cả dự án | Theo dõi số ngày từ ký tới khởi động, nhắc khi vượt ngưỡng nội bộ. |
| Giao việc cho người không đủ kỹ năng | Đối chiếu bảng năng lực khi gợi ý người; Trưởng dịch vụ xác nhận trước khi chốt. |
11. Biểu mẫu
BM-DV-02-01
Kế hoạch dự án
Tên dự án và khách hàng · Trưởng dự án · Hạng mục · Công việc · Người làm · Hạn · Điều kiện xong · Mốc liên quan · Phụ thuộc phía khách · Phiên bản và ngày duyệt
BM-DV-02-02
Bảng mốc thanh toán
Đợt · Hạng mục liên quan · Điều kiện nghiệm thu · Hạn dự kiến · Điều khoản hợp đồng gốc · Ghi chú cho Kế toán
BM-DV-02-03
Chương trình buổi khởi động
Ngày giờ và hình thức · Thành phần tham dự · Mục tiêu buổi họp · Nội dung từng phần · Danh sách thứ khách cần cung cấp · Hạn đề nghị
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Kế hoạch dự án đã duyệt | Công cụ quản lý công việc và kho tài liệu công ty | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng dự án |
| Bảng cam kết hợp đồng | Kho tài liệu công ty, thư mục theo dự án | Theo thời hạn hợp đồng và bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng dịch vụ |
| Biên bản buổi khởi động | Kho tài liệu công ty, thư mục theo dự án | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng dự án |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Số ngày từ ký hợp đồng tới khởi động | Số ngày làm việc trung bình từ ngày ký tới ngày họp khởi động | Không quá 5 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Tỷ lệ mốc đạt đúng hạn | Số mốc hoàn thành đúng hạn chia tổng số mốc đến hạn | Từ 90% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Tỷ lệ kế hoạch được duyệt ngay lần đầu | Số kế hoạch duyệt không phải sửa chia tổng số kế hoạch đã trình | Từ 90% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |