← Triển khai dịch vụ · Danh mục quy trình

Yêu cầu thay đổi phạm vi

Bảo đảm mọi yêu cầu thêm, bớt hoặc đổi hạng mục sau khi ký đều được ghi nhận, đối chiếu với bản phạm vi, ước lượng tác động và chỉ vào kế hoạch khi đã được người có thẩm quyền chấp nhận và khách xác nhận bằng văn bản, để công làm thêm không bị bỏ quên không tính tiền.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHYêu cầu thay đổi phạm vi	Mã tài liệu	QT-DV-05
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi yêu cầu của khách về thêm, bớt hoặc đổi hạng mục, thời gian, cách thực hiện sau khi hợp đồng và bản phạm vi đã ký, trong suốt vòng đời dự án.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc sửa lỗi trong phạm vi đã ký, cho phạm vi trước khi ký (xem quy trình Bản phạm vi từ nhu cầu của khách) và cho việc ký phụ lục hợp đồng (thuộc người có thẩm quyền ký).

Mức tự chủ của nhân viên AI: Người quyết Chuẩn bị đủ hồ sơ và phương án. Quyết định là của con người.

Người cầm lái đội: Trưởng dịch vụ (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền chấp nhận.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
8.5.6	Kiểm soát thay đổi
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Bản phạm vi và hợp đồng đã ký
Sổ yêu cầu thay đổi trong Bộ não công ty
Bảng đơn giá giờ công và hạn mức duyệt theo cấp
Quy trình Bản phạm vi từ nhu cầu của khách
Quy trình Khởi động dự án từ hợp đồng

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Yêu cầu thay đổi	Đề nghị của khách làm khác với phạm vi hoặc điều kiện đã ký.
Phiếu thay đổi	Văn bản ghi nội dung thay đổi, phân loại, tác động tới công, thời gian, chi phí và quyết định.
Ngoài phạm vi	Việc không nằm trong bản phạm vi đã ký, phải được chấp nhận riêng mới thực hiện.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Phong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng dự án	R · Thực hiện	Nhận phiếu, làm việc với khách và đề xuất cách xử lý.
Người có thẩm quyền chấp nhận	A · Chịu trách nhiệm cuối	Quyết định chấp nhận thay đổi và duyệt báo giá phần phát sinh theo hạn mức.
Trưởng dịch vụ (con người)	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận năng lực thực hiện và tác động tới lịch của đội.
Kế toán	I · Được thông báo	Được báo khi có phát sinh ảnh hưởng tới đợt thanh toán.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Yêu cầu nguyên văn của khách kèm ngày và người yêu cầu
Bản phạm vi và hợp đồng đã ký
Kế hoạch dự án hiện hành và đơn giá giờ công nội bộ

Đầu ra

Phiếu thay đổi: nội dung, phân loại, tác động, đề xuất
Dòng mới trong Sổ yêu cầu thay đổi
Kế hoạch cập nhật sau khi thay đổi được chấp nhận và khách xác nhận

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Khách hàng (bên ngoài)	Yêu cầu thêm, bớt hoặc đổi hạng mục sau khi đã ký
Giao cho	Người có thẩm quyền chấp nhận	Phiếu thay đổi: nội dung, phân loại, tác động, đề xuất
Giao cho	Kế toán	Phần phát sinh đã chấp nhận cần ghi vào mốc thanh toán
Giao cho	QT-DV-03 Xếp lịch nhân sự và phát hiện xung đột	Thay đổi đã chấp nhận cần xếp lại lịch

7. Lưu đồ

1Ghi nhận yêu cầuPhong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi
2Phân loại so với bản phạm viPhong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi
3Ước lượng tác độngPhong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi
4Soạn phiếu thay đổiPhong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi
5Quyết định chấp nhậnNgười có thẩm quyền chấp nhận
6Trao đổi và xác nhận với kháchTrưởng dự án
7Cập nhật kế hoạch và báo kế toánPhong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi
8Đóng phiếu và lưuPhong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Ghi nhận yêu cầu	Nhân viên AI Phong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi	Ghi yêu cầu theo khuôn: ai yêu cầu, ngày, nội dung nguyên văn, lý do. Giữ nguyên lời khách, không diễn giải lại thành yêu cầu mới.	Dòng mới trong Sổ yêu cầu thay đổi	Trong ngày nhận	Yêu cầu miệng phải được ghi lại và nhờ khách xác nhận bằng văn bản về nội dung.
2. Phân loại so với bản phạm vi	Nhân viên AI Phong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi	Đối chiếu từng ý của yêu cầu với bản phạm vi đã ký và xếp vào một trong ba nhóm: trong phạm vi, ngoài phạm vi, chưa rõ. Trích điều khoản hoặc mục của bản phạm vi làm căn cứ cho mỗi kết luận.	Cột phân loại trong phiếu thay đổi	Trong 4 giờ làm việc	Điểm chưa rõ đưa lên người quyết định, không tự xếp vào trong phạm vi.
3. Ước lượng tác động	Nhân viên AI Phong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi	Ước lượng tác động tới công, thời gian và chi phí theo đơn giá nội bộ, nêu căn cứ. Nêu việc nào trong kế hoạch bị đẩy lùi và mốc thanh toán bị ảnh hưởng. Việc chưa có căn cứ thì ghi ước lượng thô.	Bảng tác động trong phiếu thay đổi	Trong 1 ngày làm việc	—
4. Soạn phiếu thay đổi	Nhân viên AI Phong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi	Lập phiếu thay đổi đủ nội dung, phân loại, tác động và đề xuất hướng xử lý, kể cả hướng từ chối. Soạn phiếu trình duyệt một màn hình, đưa điểm lệch chuẩn lên đầu. Gửi trưởng dự án; chưa trả lời gì với khách.	Phiếu thay đổi nháp	Cùng ngày ước lượng xong	Mọi yêu cầu thay đổi đều qua người quyết, không có ngoại lệ về mức nhỏ.
5. Quyết định chấp nhận	Con người Người có thẩm quyền chấp nhận	Đọc phiếu, chọn một trong ba: chấp nhận, sửa kèm nội dung, từ chối kèm lý do. Quyết định báo giá phần phát sinh và ảnh hưởng tới thời hạn.	Quyết định trên phiếu thay đổi	Trong 2 ngày làm việc	Chấp nhận thay đổi và báo giá phát sinh luôn là việc của con người; quá hạn thì nhắc một lần rồi báo Trưởng dịch vụ.
6. Trao đổi và xác nhận với khách	Con người Trưởng dự án	Gửi khách quyết định kèm giá và thời hạn phần phát sinh, thống nhất bằng văn bản. Nhận xác nhận của khách bằng văn bản trước khi cho việc vào kế hoạch.	Xác nhận của khách bằng văn bản	Trong 2 ngày làm việc sau quyết định	Việc ngoài phạm vi chưa có xác nhận bằng văn bản thì không được đưa vào kế hoạch hay bắt đầu làm.
7. Cập nhật kế hoạch và báo kế toán	Nhân viên AI Phong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi	Khi đã có chấp nhận và xác nhận của khách: cập nhật kế hoạch, mốc và giờ ước lượng, ghi số phiếu thay đổi vào công việc liên quan. Báo Kế toán nếu thay đổi làm đổi đợt thanh toán.	Kế hoạch dự án phiên bản mới	Trong ngày nhận xác nhận	Phiên bản kế hoạch cũ được giữ lại để truy nguồn gốc thay đổi.
8. Đóng phiếu và lưu	Nhân viên AI Phong · Trợ lý Khảo sát & Phạm vi	Cập nhật trạng thái phiếu: chấp nhận, từ chối hoặc rút lại, kèm ngày và người quyết. Cuối dự án, tổng hợp các thay đổi và số giờ làm ngoài phạm vi để rút kinh nghiệm cho bản phạm vi sau.	Phiếu thay đổi đã đóng	Trong ngày đóng	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Khách yêu cầu làm ngay, hứa bổ sung giấy tờ sau	Không bắt đầu làm; trưởng dự án giải thích quy trình với khách, người có thẩm quyền quyết có ngoại lệ hay không và ghi rõ lý do vào phiếu.
Yêu cầu nằm giữa trong phạm vi và ngoài phạm vi	Phân loại là chưa rõ, nêu hai cách hiểu cùng căn cứ để người có thẩm quyền quyết định.
Khách yêu cầu bớt hạng mục	Vẫn lập phiếu: tính tác động tới giá, mốc thanh toán và điều kiện nghiệm thu, báo Kế toán.
Khách từ chối trả cho phần phát sinh	Phiếu đóng ở trạng thái không thực hiện; trưởng dự án thông báo khách phần đó nằm ngoài phạm vi đã ký.
Nhiều yêu cầu thay đổi dồn dập trong một tuần	Gộp vào một bảng, xếp yêu cầu ảnh hưởng mốc lên đầu; đề xuất trưởng dự án họp khách một lần để chốt.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Công làm thêm không được ghi và không được tính tiền	Mọi yêu cầu qua phiếu thay đổi; theo dõi số giờ làm ngoài phạm vi và rà hằng tháng.
Chấp nhận thay đổi vượt thẩm quyền	Người chấp nhận xác định theo hạn mức duyệt và ghi trên phiếu.
Tranh chấp với khách vì thiếu bằng chứng	Lưu yêu cầu nguyên văn, xác nhận của khách bằng văn bản và các phiên bản kế hoạch.
Thay đổi nhỏ cộng dồn làm phình phạm vi	Báo cáo tổng số thay đổi theo dự án mỗi tháng để Trưởng dịch vụ nhìn xu hướng.

11. Biểu mẫu

BM-DV-05-01

Phiếu thay đổi phạm vi

Số phiếu · Dự án và khách hàng · Người yêu cầu và ngày · Nội dung nguyên văn · Lý do · Phân loại · Căn cứ trong bản phạm vi · Tác động tới công, thời gian, chi phí · Đề xuất · Quyết định và người quyết · Xác nhận của khách

BM-DV-05-02

Sổ yêu cầu thay đổi

Số phiếu · Dự án · Ngày nhận · Phân loại · Trạng thái · Số giờ ngoài phạm vi · Ngày đóng

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Phiếu thay đổi đã đóng kèm xác nhận của khách	Kho tài liệu công ty, thư mục theo dự án	Theo thời hạn hợp đồng và bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng dự án
Sổ yêu cầu thay đổi	Bộ não công ty, thư mục Triển khai dịch vụ	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng dịch vụ

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Giờ làm ngoài phạm vi không được tính tiền	Tổng giờ làm việc ngoài phạm vi chưa có phiếu thay đổi chấp nhận trong kỳ	Bằng 0 (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Yêu cầu thay đổi có xác nhận bằng văn bản	Số yêu cầu được chấp nhận có xác nhận của khách chia tổng số yêu cầu được chấp nhận	100% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Thời gian xử lý phiếu	Số ngày làm việc trung bình từ khi nhận yêu cầu tới khi có quyết định	Không quá 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449