← Kế toán – Tài chính · Danh mục quy trình

Nhắc công nợ theo tuổi nợ

Bảo đảm công nợ phải thu được theo dõi theo tuổi nợ, mỗi thư nhắc được soạn đúng mức độ, đúng tình trạng của từng khách và luôn qua mắt kế toán trước khi gửi, để thu tiền đúng hạn mà không làm hỏng quan hệ với khách.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHNhắc công nợ theo tuổi nợ	Mã tài liệu	QT-KT-03
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho việc lập bảng tuổi nợ phải thu hằng tuần hoặc khi có người hỏi khách nào quá hạn, kiểm tình trạng từng khách, soạn thư nhắc nháp kèm đối chiếu công nợ và theo dõi kết quả sau khi kế toán gửi.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc gửi thư nhắc ra ngoài (luôn do kế toán rà và bấm gửi), thoả thuận lại điều khoản nợ hoặc xoá nợ (do lãnh đạo quyết), và các biện pháp pháp lý thu hồi nợ.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Kế toán trưởng (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Kế toán công nợ.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.4	Trao đổi thông tin
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
9.1.2	Sự thoả mãn của khách hàng

Chính sách công nợ và điều khoản thanh toán theo nhóm khách của công ty
Bảng tham số thuế và kế toán trong Bộ não công ty
Mẫu thư nhắc nợ theo ba mức độ của công ty
Quy trình Đối soát doanh thu
Bộ luật Dân sự (tra bản đang có hiệu lực)

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Tuổi nợ	Số ngày tính từ ngày đến hạn thanh toán của khoản phải thu tới ngày lập bảng.
Nhóm tuổi nợ	Chưa đến hạn, quá 1–30 ngày, 31–60 ngày và trên 60 ngày, dùng để chọn mức độ nhắc.
Đối chiếu công nợ	Bảng liệt kê hoá đơn, khoản đã thu và số còn lại gửi khách xác nhận.
Thư nhắc nháp	Thư do nhân viên AI soạn, dừng ở trạng thái nháp, chỉ gửi sau khi kế toán rà và bấm gửi.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Oanh · Trợ lý Công nợ phải thu	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Kế toán công nợ	R · Thực hiện	Rà thư nhắc, sửa nội dung nếu cần, bấm gửi và ghi kết quả liên hệ với khách.
Kế toán trưởng (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt thư nhắc từ lần thứ ba trở đi và quyết định biện pháp tiếp theo với khoản nợ kéo dài.
Phụ trách bán hàng	C · Được hỏi ý kiến	Cung cấp bối cảnh khách, thoả thuận riêng và hỗ trợ liên hệ khi khách chậm trả.
Giám đốc	C · Được hỏi ý kiến	Nhận báo cáo nợ quá hạn và quyết định thoả thuận lại điều khoản, xoá nợ hoặc biện pháp mạnh.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Sổ công nợ phải thu từ phần mềm kế toán (chỉ đọc)
Lịch sử khiếu nại, thoả thuận riêng và điều khoản thanh toán của từng khách trong hệ thống quản lý khách hàng
Mẫu thư nhắc và chính sách công nợ trong Bộ não công ty

Đầu ra

Bảng tuổi nợ theo khách kèm tình trạng từng khách
Thư nhắc nháp và bản đối chiếu công nợ đính kèm, đã được kế toán rà

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Phần mềm kế toán	Sổ công nợ phải thu
Nhận từ	QT-LP-08 Hợp đồng đã ký sang triển khai và kế toán	Hoá đơn đã phát hành cần theo dõi công nợ
Nhận từ	QT-LP-11 Đơn hàng từ xác nhận đến thu tiền	Đơn bán nợ cần theo hạn
Giao cho	Kế toán công nợ	Bảng tuổi nợ và thư nhắc nháp theo từng khách
Giao cho	QT-KT-04 Chuẩn bị đóng sổ tháng	Bảng tuổi nợ mới nhất
Giao cho	QT-LP-09 Hồ sơ trước gia hạn	Số còn nợ và tuổi nợ của khách sắp gia hạn

7. Lưu đồ

1Lập bảng tuổi nợOanh · Trợ lý Công nợ phải thu
2Kiểm tình trạng và lịch sử từng kháchOanh · Trợ lý Công nợ phải thu
3Chọn mức độ nhắcOanh · Trợ lý Công nợ phải thu
4Soạn thư nhắc và bản đối chiếuOanh · Trợ lý Công nợ phải thu
5Soạn phiếu trìnhOanh · Trợ lý Công nợ phải thu
6Rà thư và gửi kháchKế toán công nợ
7Ghi kết quả liên hệKế toán công nợ
8Cập nhật và báo cáoOanh · Trợ lý Công nợ phải thu

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Lập bảng tuổi nợ	Nhân viên AI Oanh · Trợ lý Công nợ phải thu	Lấy sổ công nợ phải thu chỉ đọc, tính tuổi nợ từng hoá đơn từ ngày đến hạn tới ngày lập. Xếp theo khách vào bốn nhóm: chưa đến hạn, quá 1–30, 31–60, trên 60 ngày. Ghi trạng thái số liệu là đã khoá sổ hay tạm tính.	Bảng tuổi nợ theo khách	Trước 9 giờ thứ Ba theo lịch tuần; khi được hỏi thì ngay trong lượt trả lời	Khoản khách ứng trước hoặc có số dư có không được tính là nợ; ghi riêng.
2. Kiểm tình trạng và lịch sử từng khách	Nhân viên AI Oanh · Trợ lý Công nợ phải thu	Với từng khách có khoản quá hạn, kiểm khách có đang khiếu nại, tranh chấp hoặc thoả thuận điều khoản riêng không. Kiểm các lần nhắc trước: ngày nhắc, mức độ, khách có phản hồi chưa. Ghi các điểm cần thận trọng như khách lớn, khách đang đàm phán gia hạn hợp đồng.	Cột tình trạng và lịch sử trong bảng tuổi nợ	Trong ngày lập bảng	Khoản đang khiếu nại hoặc có thoả thuận riêng bị loại khỏi nhóm nhắc tự động và chuyển người phụ trách xử lý.
3. Chọn mức độ nhắc	Nhân viên AI Oanh · Trợ lý Công nợ phải thu	Chọn mức độ cho từng khách theo nhóm tuổi nợ và số lần đã nhắc, theo chính sách công nợ của công ty. Đánh dấu khách đã nhắc từ lần thứ hai trở đi để kế toán chú ý và khách cần lần nhắc thứ ba trở đi để chuyển Kế toán trưởng.	Danh sách khách cần nhắc kèm mức độ	—	Lần nhắc thứ ba trở đi luôn do Kế toán trưởng duyệt trước khi gửi.
4. Soạn thư nhắc và bản đối chiếu	Nhân viên AI Oanh · Trợ lý Công nợ phải thu	Soạn thư nhắc nháp theo mẫu đúng mức độ, nêu hoá đơn, số tiền, ngày đến hạn và hướng dẫn thanh toán. Lập bản đối chiếu công nợ đính kèm: các hoá đơn, khoản đã thu và số còn lại. Thư chỉ ở dạng nháp, không gửi và không đặt lịch gửi.	Thư nhắc nháp và bản đối chiếu công nợ	Trong ngày lập bảng	Số liệu trong thư lấy trực tiếp từ sổ; không dùng số nhớ hoặc số làm tròn.
5. Soạn phiếu trình	Nhân viên AI Oanh · Trợ lý Công nợ phải thu	Gom các thư nhắc thành một bảng, mỗi dòng một khách, dòng lệch chuẩn đưa lên đầu. Nêu tổng nợ quá hạn, số khách theo nhóm tuổi nợ và các khách cần quyết định riêng.	Phiếu trình công nợ tuần	Trong ngày lập bảng	Tự kiểm: tổng bảng tuổi nợ khớp sổ, mọi thư có đối chiếu đi kèm, không còn chỗ trống.
6. Rà thư và gửi khách	Con người Kế toán công nợ	Đọc từng thư nháp và bản đối chiếu, sửa nội dung nếu cần, rồi tự bấm gửi cho khách. Thư từ lần thứ ba trở đi chuyển Kế toán trưởng duyệt trước khi gửi.	Thư đã gửi và xác nhận gửi	Trong 1 ngày làm việc	Không ai ngoài kế toán được gửi thư nhắc; khách nhận thư phải đúng đầu mối đã đăng ký.
7. Ghi kết quả liên hệ	Con người Kế toán công nợ	Ghi phản hồi của khách: hẹn ngày trả, khiếu nại, yêu cầu đối chiếu thêm. Khách khiếu nại hoặc xin gia hạn chuyển phụ trách bán hàng và Kế toán trưởng.	Nhật ký liên hệ công nợ	Trong ngày có phản hồi	—
8. Cập nhật và báo cáo	Nhân viên AI Oanh · Trợ lý Công nợ phải thu	Cập nhật trạng thái từng khoản theo phản hồi và số tiền đã thu, rồi tính lại tuổi nợ ở kỳ sau. Báo Kế toán trưởng nợ quá hạn trên 60 ngày và các khách chưa phản hồi sau khi được nhắc.	Báo cáo nợ quá hạn tuần	Trong tuần	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Khách đang khiếu nại hoặc tranh chấp hoá đơn	Loại khỏi nhóm nhắc, chuyển phụ trách bán hàng và Kế toán trưởng xử lý; thư nhắc không được gửi cho tới khi tranh chấp có kết luận.
Khách có thoả thuận gia hạn riêng	Tính tuổi nợ theo ngày đã thoả thuận, ghi rõ căn cứ; nhắc nhẹ theo mức đúng với thoả thuận.
Khách báo đã chuyển tiền nhưng sổ chưa ghi nhận	Yêu cầu khách gửi chứng từ chuyển tiền, đối chiếu sao kê ngân hàng; nhân viên AI không tự ghi nhận đã thu.
Khách yêu cầu giảm, chiết khấu hoặc xoá phần nợ	Chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc quyết; nhân viên AI không đưa ra cam kết nào.
Khoản nợ khách lớn hoặc khách chiến lược	Dù đúng nhóm tuổi nợ vẫn trình Kế toán trưởng trước và phối hợp phụ trách bán hàng gọi điện thay vì chỉ gửi thư.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Gửi thư nhắc sai số tiền hoặc sai khách làm mất uy tín	Số liệu lấy trực tiếp từ sổ, thư luôn nháp và kế toán rà từng thư trước khi gửi.
Nhắc khách đang khiếu nại hoặc có thoả thuận riêng	Bước kiểm tình trạng bắt buộc trước khi chọn mức độ; khoản khiếu nại bị loại khỏi nhóm nhắc.
Nợ quá hạn kéo dài vì không có người theo dõi	Báo cáo nợ quá hạn tuần gửi Kế toán trưởng; khoản trên 60 ngày có người chịu trách nhiệm cụ thể.
Lộ thông tin công nợ của khách này cho khách khác	Mỗi thư chỉ chứa dữ liệu một khách; thư gửi tới đầu mối đã đăng ký.

11. Biểu mẫu

BM-KT-03-01

Bảng tuổi nợ phải thu

Khách hàng · Số hoá đơn · Ngày đến hạn · Số tiền còn lại · Tuổi nợ · Nhóm tuổi nợ · Số lần đã nhắc · Tình trạng · Mức độ nhắc · Người phụ trách

BM-KT-03-02

Bản đối chiếu công nợ

Khách hàng · Kỳ đối chiếu · Số hoá đơn · Ngày hoá đơn · Số tiền · Đã thu · Còn lại · Đầu mối xác nhận bên khách

BM-KT-03-03

Nhật ký liên hệ công nợ

Khách hàng · Ngày liên hệ · Hình thức · Người liên hệ · Nội dung phản hồi · Hẹn thanh toán · Việc tiếp theo

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bảng tuổi nợ từng tuần	Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán, theo năm và tháng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Kế toán công nợ
Thư nhắc đã gửi và bản đối chiếu	Kho tài liệu công ty, thư mục Công nợ	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Kế toán công nợ
Nhật ký liên hệ công nợ	Hệ thống quản lý khách hàng, hồ sơ khách	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Kế toán công nợ

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số ngày thu tiền bình quân	Công nợ phải thu bình quân chia doanh thu bình quân mỗi ngày trong kỳ	Giảm dần theo từng quý so với quý trước (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Nợ quá hạn trên 60 ngày	Tổng nợ quá hạn trên 60 ngày chia tổng công nợ phải thu cuối kỳ	Dưới 10% (đề xuất ban đầu, công ty đặt lại)	Hằng tháng
Tỷ lệ thư nhắc được gửi trong ngày làm việc kế tiếp	Số thư gửi trong hạn chia số thư nháp đã trình	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449