← Liên phòng · Danh mục quy trình

Đơn hàng từ xác nhận đến thu tiền

Bảo đảm mỗi đơn hàng đi trọn từ xác nhận đến thu tiền mà không bị kẹt im lặng: đơn bị chặn được gọi đúng phòng gỡ, đơn đã xuất kho đều có hoá đơn, đơn thu hộ và đơn bán nợ được theo dõi đến khi tiền về.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHĐơn hàng từ xác nhận đến thu tiền	Mã tài liệu	QT-LP-11
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mô hình thương mại với đơn hàng bán ra: đơn bị chặn, danh sách đơn đã xuất kho cuối ngày, đối chiếu hoá đơn, theo dõi tiền thu hộ và công nợ bán nợ.

Không áp dụng: Không áp dụng cho đổi trả và hoàn tiền (xem quy trình Xử lý một ca đổi trả), việc nhắn khách hay gọi hãng vận chuyển, và việc phát hành hoá đơn vốn do người có chữ ký số làm.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người có chữ ký số.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
4.4	Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
7.4	Trao đổi thông tin
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
8.6	Thông qua sản phẩm và dịch vụ

Khuôn chuyển giao liên phòng (phiếu chuyển giao sáu dòng)
Chính sách bán hàng, điều kiện duyệt đơn và hạn mức công nợ khách trong Bộ não công ty
Hợp đồng và đối soát với đơn vị vận chuyển
Luật Kế toán và quy định hiện hành về hoá đơn (tra bản đang có hiệu lực)
Quy trình Xử lý một ca đổi trả

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Phiếu chuyển giao sáu dòng	Phiếu gồm mục tiêu, bối cảnh, đầu vào, đầu ra, xong khi, không được; thiếu dòng nào thì chưa được chuyển.
Đơn bị chặn	Đơn chưa đủ điều kiện đi tiếp vì thiếu tồn, thiếu thông tin hoặc chờ thanh toán.
Thu hộ	Tiền khách trả khi nhận hàng do đơn vị vận chuyển thu và chuyển về cho công ty.
Bán nợ	Đơn bán cho khách theo công nợ với hạn thanh toán thoả thuận.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Trí · Trợ lý Xử lý đơn	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Tùng · Trợ lý Nhập xuất	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Phúc · Trợ lý Doanh thu & Hoá đơn	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Quyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Oanh · Trợ lý Công nợ phải thu	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng điều phối giao vận	A · Chịu trách nhiệm cuối	Chịu trách nhiệm đơn không kẹt giữa các phòng và đơn giao thất bại được xử lý.
Nhân viên phòng được gọi tên	R · Thực hiện	Gỡ điều kiện thiếu: Kho bổ sung tồn, Kinh doanh bổ sung thông tin, Kế toán xác nhận thanh toán.
Người có chữ ký số	R · Thực hiện	Phát hành hoá đơn khi đơn đủ điều kiện.
Kế toán thu tiền	R · Thực hiện	Ghi nhận tiền thu hộ và tiền khách trả.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Danh sách đơn đang chờ, điều kiện còn thiếu của từng đơn
Danh sách đơn đã xuất kho cuối ngày
Danh sách hoá đơn đã lập
Bảng đối soát tiền thu hộ của đơn vị vận chuyển và sổ công nợ khách

Đầu ra

Phiếu gọi phòng gỡ cho từng đơn bị chặn
Danh sách đơn đã giao nhưng chưa có hoá đơn
Bảng đơn thu hộ chưa về tiền và đơn bán nợ theo hạn

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	QT-GV-01 Kiểm đơn trước khi xuất	Đơn bị chặn cần phòng khác gỡ
Nhận từ	QT-GV-03 Theo dõi đơn đang giao và đơn giao thất bại	Đơn giao thất bại cần xử lý liên phòng
Giao cho	Nhân viên phòng được gọi tên	Đơn bị chặn và điều kiện còn thiếu
Giao cho	Người có chữ ký số	Đơn đã giao chưa có hoá đơn
Giao cho	QT-KT-03 Nhắc công nợ theo tuổi nợ	Đơn bán nợ cần theo hạn
Giao cho	QT-GV-04 Đối soát tiền thu hộ với hãng	Đơn thu hộ cần đối soát
Giao cho	QT-KT-02 Đối soát doanh thu giữa CRM và sổ kế toán	Đơn đã xuất và hoá đơn đã lập

7. Lưu đồ

1Nêu đơn bị chặn và gọi phòng gỡTrí · Trợ lý Xử lý đơn
2Gỡ điều kiện bị chặnNhân viên phòng được gọi tên
3Lập danh sách đơn đã xuất khoTùng · Trợ lý Nhập xuất
4Đối chiếu đơn xuất với hoá đơnPhúc · Trợ lý Doanh thu & Hoá đơn
5Theo dõi đơn thu hộQuyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn
6Theo dõi đơn bán nợOanh · Trợ lý Công nợ phải thu
7Phát hành hoá đơnNgười có chữ ký số
8Ghi nhận tiền và đóng đơnKế toán thu tiền
9Đóng đơn và cập nhật bảng theo dõiTrí · Trợ lý Xử lý đơn

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Nêu đơn bị chặn và gọi phòng gỡ	Nhân viên AI Trí · Trợ lý Xử lý đơn	Liệt kê đơn bị chặn kèm điều kiện còn thiếu, đơn nào cũng ghi một điều kiện chính. Gọi đích danh phòng cần xử lý bằng phiếu sáu dòng: Kho nếu thiếu tồn, Kinh doanh nếu thiếu thông tin, Kế toán nếu chờ thanh toán.	Phiếu chuyển giao sáu dòng	Trong 2 giờ kể từ khi đơn bị chặn (đề xuất ban đầu)	Không nhắn khách và không đổi trạng thái đơn.
2. Gỡ điều kiện bị chặn	Con người Nhân viên phòng được gọi tên	Xử lý điều kiện thiếu trong phần việc của phòng mình và báo lại kết quả vào phòng Đơn hàng đến thu tiền. Không gỡ được thì ghi lý do để Trưởng điều phối quyết.	Xác nhận gỡ hoặc lý do chưa gỡ	Trong ngày làm việc	Điều kiện bán nợ vượt hạn mức khách thì do người có thẩm quyền quyết.
3. Lập danh sách đơn đã xuất kho	Nhân viên AI Tùng · Trợ lý Nhập xuất	Cuối ngày, lập danh sách đơn đã xuất kho kèm mã đơn, mặt hàng và số lượng thực xuất. Gửi danh sách vào phòng Đơn hàng đến thu tiền cho Kế toán.	Danh sách đơn đã xuất kho trong ngày	Cuối mỗi ngày làm việc	Số xuất lấy từ phiếu xuất kho, không điều chỉnh số tồn.
4. Đối chiếu đơn xuất với hoá đơn	Nhân viên AI Phúc · Trợ lý Doanh thu & Hoá đơn	So từng đơn đã xuất kho với hoá đơn đã lập theo mã đơn. Đơn đã giao mà chưa có hoá đơn thì nêu ra trong danh sách riêng.	Danh sách đơn thiếu hoá đơn	Trong 1 ngày làm việc từ khi nhận danh sách	Hoá đơn lập theo thời điểm giao hàng, không theo lời nhắn.
5. Theo dõi đơn thu hộ	Nhân viên AI Quyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn	Đối chiếu đơn thu hộ với tiền về từ đơn vị vận chuyển, nêu đơn chưa về tiền và đơn lệch số. Đề xuất việc cần làm với từng đơn lệch để người xử lý quyết.	Bảng đối soát thu hộ	Theo kỳ đối soát với đơn vị vận chuyển	Ghi nhận tiền thu hộ và khiếu nại hãng là việc của người.
6. Theo dõi đơn bán nợ	Nhân viên AI Oanh · Trợ lý Công nợ phải thu	Theo dõi đơn bán nợ theo hạn thanh toán và nêu đơn sắp đến hạn hoặc quá hạn. Soạn nháp thư nhắc theo mẫu đã duyệt cho Kế toán rà.	Bảng công nợ theo hạn	Hằng ngày	Thư nhắc nợ gửi khách luôn do kế toán rà và bấm gửi.
7. Phát hành hoá đơn	Con người Người có chữ ký số	Kiểm hoá đơn nháp với đơn đã xuất kho và phát hành khi đủ điều kiện. Ghi số hoá đơn để danh sách đơn thiếu hoá đơn được cập nhật.	Hoá đơn đã phát hành	Theo quy định hiện hành	Phát hành hoá đơn luôn do người có chữ ký số làm.
8. Ghi nhận tiền và đóng đơn	Con người Kế toán thu tiền	Ghi nhận tiền thu hộ hoặc tiền khách trả vào sổ và đối chiếu với đơn. Báo đơn đã đủ giao, đủ hoá đơn, đủ tiền để đóng.	Ghi nhận thu tiền	Trong ngày tiền về	Chỉ đóng đơn khi đủ ba điều kiện: giao, hoá đơn, tiền.
9. Đóng đơn và cập nhật bảng theo dõi	Nhân viên AI Trí · Trợ lý Xử lý đơn	Cập nhật bảng theo dõi đơn: đơn đã đóng, đơn còn treo kèm nguyên nhân. Báo Trưởng điều phối danh sách đơn treo quá hạn.	Bảng theo dõi đơn cuối ngày	Cuối mỗi ngày làm việc	Đơn treo quá hạn đưa lên đầu danh sách.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Đơn đã giao nhưng chưa có hoá đơn	Nêu vào danh sách thiếu hoá đơn kèm mã đơn và ngày giao; Kế toán lập hoá đơn nháp để người có chữ ký số phát hành.
Giao hàng thất bại	Đưa đơn vào danh sách của Trưởng điều phối để quyết giao lại hay hoàn kho; không đổi trạng thái đơn và không nhắn khách.
Tiền thu hộ lệch so với đơn	Ghi chênh lệch từng đơn, người xử lý đối chiếu với đơn vị vận chuyển; nhân viên AI không gọi hãng.
Đơn bán nợ vượt hạn mức công nợ của khách	Giữ đơn ở trạng thái bị chặn và trình người có thẩm quyền quyết có nâng hạn mức hay yêu cầu thanh toán trước.
Đơn đã xuất kho nhưng khách huỷ	Chuyển sang quy trình đổi trả, không lập hoá đơn cho đơn đó và báo Kế toán.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Giao hàng nhưng không lập hoá đơn, mất doanh thu ghi nhận	Đối chiếu đơn đã xuất với hoá đơn mỗi ngày và nêu đơn thiếu.
Tiền thu hộ treo lâu không ai biết	Đối soát theo kỳ và nêu đơn chưa về tiền cho người xử lý.
Đơn bị chặn không ai xử lý	Mỗi đơn bị chặn có phiếu gọi đích danh phòng và hạn; Trưởng điều phối rà đơn treo.

11. Biểu mẫu

BM-LP-11-01

Phiếu chuyển giao sáu dòng

Số phiếu · Ngày chuyển · Người chuyển · Người nhận · Mục tiêu · Bối cảnh (mã khách, mã đơn, mã phiếu) · Đầu vào · Đầu ra · Xong khi · Không được · Xác nhận đã nhận đủ

BM-LP-11-02

Bảng theo dõi đơn từ xác nhận đến thu tiền

Mã đơn · Ngày xác nhận · Trạng thái chặn và điều kiện thiếu · Phòng được gọi tên · Ngày xuất kho · Ngày giao · Số hoá đơn · Hình thức thu tiền · Hạn thanh toán · Tiền đã về · Ghi chú

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bảng theo dõi đơn hằng ngày	Kho tài liệu công ty, thư mục Giao vận, theo năm và tháng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng điều phối giao vận
Danh sách đơn thiếu hoá đơn	Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán, phân quyền	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Kế toán trưởng
Bảng đối soát thu hộ	Kho tài liệu công ty, thư mục Giao vận, theo năm và tháng	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Kế toán thu tiền

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số đơn đã giao mà chưa có hoá đơn sau 2 ngày	Số đơn giao quá 2 ngày chưa có hoá đơn	Bằng 0 (đề xuất ban đầu)	Hằng ngày
Thời gian gỡ đơn bị chặn	Số giờ làm việc trung bình từ lúc đơn bị chặn đến khi gỡ	Không quá 8 giờ làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Tuổi trung bình tiền thu hộ chưa về	Số ngày trung bình của đơn thu hộ chưa về tiền	Không quá 7 ngày (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449