| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHĐối soát tiền thu hộ với hãng | Mã tài liệu | QT-GV-04 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm tiền thu hộ hãng giữ hộ công ty khớp từng vận đơn trong mỗi kỳ chuyển tiền: vận đơn đã giao phải có tiền, tiền về đúng số, phí bị trừ đúng bảng giá. Khoản lệch được phát hiện trong kỳ và đưa vào khiếu nại có bằng chứng, thay vì đối soát bằng tay vào cuối tháng.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho mọi đơn thu hộ đã giao thành công trong kỳ và mọi kỳ hãng chuyển tiền, thường theo tuần, với từng hãng công ty đang dùng.
Không áp dụng: Không áp dụng cho đơn trả trước không thu hộ, hạch toán sổ kế toán và việc thương lượng điều khoản thu hộ với hãng, vốn do Giám đốc và Kế toán quyết.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người cầm lái đội: Trưởng điều phối (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng điều phối (con người).
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 8.4 | Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp |
| 8.7 | Kiểm soát đầu ra không phù hợp |
| 9.1 | Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá |
| 10.2 | Sự không phù hợp và hành động khắc phục |
- Hợp đồng và bảng phí vận chuyển, phí thu hộ đã thoả thuận với từng hãng
- Quy chế đối soát và khiếu nại hãng của công ty
- Quy trình Theo dõi đơn đang giao và đơn giao thất bại
- Bảng tham số thời hạn khiếu nại theo từng hãng trong Bộ não công ty
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Tiền thu hộ | Khoản hãng thu từ người nhận khi giao hàng, sau đó chuyển lại cho công ty theo kỳ. |
| Bảng đối soát của hãng | Bảng hãng gửi cho mỗi kỳ, liệt kê vận đơn, tiền thu, phí bị trừ và số tiền chuyển. |
| Tiền treo | Tiền thu hộ của đơn đã giao nhưng chưa về công ty quá một kỳ. |
| Khiếu nại hãng | Văn bản đề nghị hãng giải trình hoặc hoàn trả khoản lệch, kèm bằng chứng cho từng vận đơn. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Quyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Kế toán thu hộ | R · Thực hiện | Kiểm từng vận đơn lệch, đối chiếu tiền về và ghi nhận tiền thu hộ vào sổ. |
| Nhân viên giao vận | R · Thực hiện | Gửi khiếu nại tới hãng, theo dõi phản hồi và bổ sung bằng chứng theo yêu cầu của hãng. |
| Trưởng điều phối (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Duyệt danh sách khiếu nại, chịu trách nhiệm kết quả đối soát từng kỳ. |
| Giám đốc | I · Được thông báo | Được báo số tiền treo và các khoản khiếu nại lớn cần can thiệp với hãng. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Bảng đối soát của hãng cho kỳ vừa qua, dạng tệp hoặc đọc từ cổng hãng
- Danh sách đơn thu hộ đã giao thành công trong kỳ từ phần mềm bán hàng
- Bảng phí vận chuyển và phí thu hộ đã thoả thuận với từng hãng
Đầu ra
- Bảng lệch thu hộ theo từng vận đơn và theo từng hãng
- Danh sách vận đơn cần khiếu nại kèm bằng chứng
- Báo cáo tiền treo quá một kỳ
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Hãng vận chuyển (bên ngoài) | Bảng kê tiền thu hộ của kỳ |
| Nhận từ | QT-LP-11 Đơn hàng từ xác nhận đến thu tiền | Đơn thu hộ cần đối soát |
| Giao cho | Kế toán thu hộ | Bảng lệch thu hộ theo vận đơn |
| Giao cho | Trưởng điều phối (con người) | Danh sách cần khiếu nại hãng |
7. Lưu đồ
- 1Nhận bảng đối soát và lập danh sách đơn thu hộQuyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn
- 2So khớp theo vận đơnQuyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn
- 3Nêu ba loại lệchQuyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn
- 4Tính tổng lệch và tiền treoQuyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn
- 5Lập danh sách khiếu nại kèm bằng chứngQuyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn
- 6Kiểm từng vận đơn lệchKế toán thu hộ
- 7Duyệt và gửi khiếu nại hãngTrưởng điều phối (con người)
- 8Ghi nhận tiền vềKế toán thu hộ
- 9Theo dõi khiếu nại và chuyển kỳ sauQuyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Nhận bảng đối soát và lập danh sách đơn thu hộ | Nhân viên AI Quyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn |
|
Danh sách đơn thu hộ của kỳ | Trong ngày nhận bảng của hãng | Bảng thiếu cột hoặc không đọc được thì báo Nhân viên giao vận xin hãng gửi lại, không tự điền. |
| 2. So khớp theo vận đơn | Nhân viên AI Quyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn |
|
Bảng so khớp vận đơn | Trong 1 ngày làm việc | Vận đơn khớp nhiều dòng hoặc trùng số được đánh dấu riêng, không tự gộp. |
| 3. Nêu ba loại lệch | Nhân viên AI Quyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn |
|
Danh sách vận đơn lệch | Cùng lượt so khớp | Phí chỉ so với bảng giá trong Bộ não công ty; hãng chưa có bảng giá thì ghi chưa có, không đoán. |
| 4. Tính tổng lệch và tiền treo | Nhân viên AI Quyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn |
|
Bảng tổng lệch theo hãng và danh sách tiền treo | Cùng lượt so khớp | Tổng tiền lệch phải cộng lại bằng hai cách (theo vận đơn và theo hãng) và khớp nhau. |
| 5. Lập danh sách khiếu nại kèm bằng chứng | Nhân viên AI Quyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn |
|
Danh sách khiếu nại hãng và phiếu trình | Trong 1 ngày làm việc sau khi tính tổng lệch | Hạn khiếu nại lấy từ bảng tham số trong Bộ não công ty; khoản sắp hết hạn đứng đầu phiếu. |
| 6. Kiểm từng vận đơn lệch | Con người Kế toán thu hộ |
|
Bảng lệch đã được kế toán xác nhận | Trong 2 ngày làm việc từ khi nhận bảng lệch | Kỳ đối soát đầu tiên chạy song song: kế toán kiểm toàn bộ vận đơn lệch, không chỉ mẫu. |
| 7. Duyệt và gửi khiếu nại hãng | Con người Trưởng điều phối (con người) |
|
Khiếu nại đã gửi hãng kèm ngày gửi | Trong 2 ngày làm việc từ khi nhận phiếu | Khiếu nại hãng luôn do con người gửi; nhân viên AI không liên hệ hãng. |
| 8. Ghi nhận tiền về | Con người Kế toán thu hộ |
|
Bút toán ghi nhận tiền thu hộ | Trong 2 ngày làm việc từ khi tiền về | Việc ghi nhận tiền về luôn do con người; không ghi nhận khi chưa thấy tiền trên sao kê. |
| 9. Theo dõi khiếu nại và chuyển kỳ sau | Nhân viên AI Quyên · Trợ lý Đối soát thu hộ & Hoàn |
|
Sổ theo dõi khiếu nại hãng | Cập nhật mỗi kỳ đối soát | Khiếu nại quá hai kỳ chưa có kết quả được báo Giám đốc. |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Hãng gửi bảng đối soát trễ hoặc không gửi | Nhân viên AI đánh dấu kỳ chưa đối soát và báo Nhân viên giao vận đòi bảng; vận đơn của kỳ chuyển sang tiền treo nếu quá một kỳ. |
| Tiền về gộp nhiều kỳ trong một lần chuyển | Nhân viên AI tách theo vận đơn và kỳ giao, so khớp theo bảng kèm; chỗ không tách được thì chuyển Kế toán thu hộ xử lý. |
| Hãng cho rằng khách đã trả và khách cho rằng chưa trả | Chuyển Trưởng điều phối kèm bằng chứng giao hai bên; không kết luận lỗi, người quyết làm việc với hãng và khách. |
| Hãng trừ phí khác bảng giá do đổi chính sách | Ghi riêng khoản chênh theo phí mới, đề nghị Trưởng điều phối xác nhận thay đổi với hãng trước khi khiếu nại hoặc cập nhật bảng giá. |
| Khiếu nại sắp quá hạn khiếu nại của hãng | Đưa lên đầu phiếu trình, nêu số ngày còn lại; Trưởng điều phối quyết gửi ngay, không chờ đủ kỳ. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Tiền thu hộ treo không ai phát hiện | Lập danh sách tiền treo quá một kỳ mỗi lần đối soát và báo Giám đốc khi quá hai kỳ. |
| Khiếu nại thiếu bằng chứng nên hãng bác | Gom đủ bằng chứng cho từng vận đơn trước khi trình và kế toán kiểm lại. |
| Phí bị trừ sai mà không biết | So phí bị trừ với bảng giá đã thoả thuận trong Bộ não công ty cho từng vận đơn. |
| Ghi nhận tiền về sai hoặc ghi khi chưa thấy tiền | Chỉ Kế toán thu hộ ghi nhận và phải đối chiếu sao kê ngân hàng. |
11. Biểu mẫu
BM-GV-04-01
Bảng lệch thu hộ theo vận đơn
Mã vận đơn · Mã đơn · Hãng · Ngày giao · Số tiền cần thu · Số tiền hãng báo thu · Phí hãng trừ · Phí theo bảng giá · Loại lệch · Số tiền lệch · Trạng thái
BM-GV-04-02
Danh sách khiếu nại hãng
Mã vận đơn · Hãng · Nội dung khiếu nại · Số tiền đề nghị · Bằng chứng kèm theo · Hạn khiếu nại còn lại · Ngày gửi · Kết quả
BM-GV-04-03
Phiếu trình khiếu nại
Kỳ đối soát · Số vận đơn cần khiếu nại · Tổng tiền lệch theo hãng · Khoản lớn nhất · Điểm cần chú ý · Người duyệt và ngày duyệt
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Bảng đối soát của hãng và bảng so khớp | Kho tài liệu công ty, thư mục Giao vận theo hãng và kỳ | Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số) | Kế toán thu hộ |
| Sổ theo dõi khiếu nại hãng | Kho tài liệu công ty, thư mục Giao vận | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng điều phối |
| Bút toán ghi nhận tiền thu hộ | Phần mềm kế toán của công ty | Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số) | Kế toán thu hộ |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Số tiền thu hộ treo quá một kỳ | Tổng tiền thu hộ của đơn đã giao nhưng chưa về quá một kỳ tại ngày chốt kỳ | Dưới 2% tổng tiền thu hộ của kỳ (đề xuất ban đầu) | Hằng tuần |
| Số ngày từ giao tới tiền về | Số ngày trung bình từ ngày giao thành công tới ngày tiền thu hộ về tài khoản | Không quá 7 ngày (đề xuất ban đầu, theo thoả thuận từng hãng) | Hằng tháng |
| Tỷ lệ khiếu nại được hãng chấp nhận | Số tiền hãng hoàn theo khiếu nại chia tổng số tiền đã khiếu nại | Từ 80% (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |