← Kế toán – Tài chính · Danh mục quy trình

Soát chứng từ đầu vào

Bảo đảm mọi hoá đơn và chứng từ đầu vào được đọc, đối chiếu với đơn mua, hợp đồng, biên bản nhận hàng và được phát hiện sai sót trước khi hạch toán, để kế toán chỉ phải quyết định trên chứng từ đã sạch và sổ sách không phải sửa về sau.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHSoát chứng từ đầu vào	Mã tài liệu	QT-KT-01
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho hoá đơn, biên lai và chứng từ đầu vào của mọi khoản mua hàng, dịch vụ, chi phí phát sinh cần hạch toán, từ lúc chứng từ về công ty tới lúc kế toán duyệt tài khoản hạch toán.

Không áp dụng: Không áp dụng cho hoá đơn bán ra do công ty phát hành (xem quy trình Đối soát doanh thu), việc ghi sổ và bút toán điều chỉnh (do kế toán thực hiện), và đề nghị thanh toán của nhân viên (xem quy trình Hành chính).

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Kế toán trưởng (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.5	Thông tin dạng văn bản
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
8.6	Thông qua sản phẩm và dịch vụ
10.2	Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Bảng tham số thuế và kế toán trong Bộ não công ty
Hệ thống tài khoản kế toán và bảng quy ước hạch toán của công ty
Quy trình Mua đến thanh toán
Luật Kế toán và các quy định hiện hành về hoá đơn, chứng từ (tra bản đang có hiệu lực)
Luật Thuế giá trị gia tăng (tra bản đang có hiệu lực)

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Chứng từ đầu vào	Hoá đơn, biên lai, chứng từ do bên ngoài lập cho công ty khi mua hàng, dịch vụ hoặc phát sinh chi phí.
Đối chiếu ba bên	So khớp hoá đơn nhà cung cấp với đơn mua và phiếu nhập hoặc biên bản nghiệm thu trước khi hạch toán.
Chứng từ sạch	Chứng từ đúng thông tin công ty, khớp đơn mua và hợp đồng, không có điểm lệch chưa giải thích.
Tài khoản hạch toán đề xuất	Tài khoản nợ và có do nhân viên AI gợi ý theo quy ước công ty, chỉ có giá trị sau khi kế toán duyệt.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Diệp · Trợ lý Chứng từ	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Kế toán tổng hợp	R · Thực hiện	Quyết định tài khoản hạch toán, hạch toán chứng từ sạch và xử lý chứng từ cần sửa với người bán.
Kế toán trưởng (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Quyết định các ca lệch vượt ngưỡng, chứng từ không có đơn mua và quy ước hạch toán mới.
Bộ phận mua hàng	C · Được hỏi ý kiến	Cung cấp đơn mua, hợp đồng, biên bản nhận hàng và làm việc với nhà cung cấp khi chứng từ sai.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Hoá đơn và chứng từ đầu vào mới về, bản điện tử hoặc bản chụp
Đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu nhập hoặc biên bản nhận hàng liên quan (chỉ đọc)
Bảng tham số thuế và quy ước hạch toán trong Bộ não công ty

Đầu ra

Danh sách chứng từ phân loại đạt hoặc cần sửa, kèm lý do từng chứng từ
Đề xuất tài khoản hạch toán cho các chứng từ đạt, để kế toán quyết định và ghi sổ

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Nhà cung cấp (bên ngoài)	Hoá đơn và chứng từ đầu vào
Giao cho	Kế toán tổng hợp	Danh sách chứng từ đạt hoặc cần sửa, kèm tài khoản đề xuất
Giao cho	Bộ phận mua hàng	Chứng từ cần nhà cung cấp sửa

7. Lưu đồ

1Tiếp nhận và ghi nhận chứng từDiệp · Trợ lý Chứng từ
2Đọc các thông tin trên chứng từDiệp · Trợ lý Chứng từ
3Đối chiếu đơn mua, hợp đồng và nhận hàngDiệp · Trợ lý Chứng từ
4Liệt kê điểm lệchDiệp · Trợ lý Chứng từ
5Phân loại và đề xuất hạch toánDiệp · Trợ lý Chứng từ
6Quyết định tài khoản và hạch toánKế toán tổng hợp
7Xử lý chứng từ cần sửaKế toán tổng hợp
8Ghi nhận bài học và đóng hồ sơDiệp · Trợ lý Chứng từ

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Tiếp nhận và ghi nhận chứng từ	Nhân viên AI Diệp · Trợ lý Chứng từ	Lấy chứng từ mới từ kho chứng từ và ghi vào bảng theo dõi: ngày nhận, nguồn, người bán, số chứng từ. Đánh dấu chứng từ không đọc được hoặc thiếu trang để yêu cầu bổ sung ngay.	Một dòng mới trong Bảng theo dõi chứng từ đầu vào	Trong ngày nhận	Chứng từ trùng số và trùng người bán với chứng từ đã ghi thì đánh dấu trùng, không xử lý tiếp.
2. Đọc các thông tin trên chứng từ	Nhân viên AI Diệp · Trợ lý Chứng từ	Đọc từng chứng từ: mã số thuế, tên, địa chỉ, ngày lập, số hoá đơn, mặt hàng, tiền trước thuế, thuế và tổng tiền. Cộng lại số tiền từng dòng và đối chiếu với tổng ghi trên chứng từ. Thuế suất hoặc thông tin quy định chỉ đối chiếu với bảng tham số thuế trong Bộ não công ty.	Bảng kê nội dung chứng từ	Trong 1 giờ làm việc cho mỗi lô tối đa 20 chứng từ (đề xuất ban đầu)	Bảng tham số chưa có mục cần tra thì ghi chưa có, đề nghị Kế toán trưởng bổ sung, không tự nêu con số từ trí nhớ.
3. Đối chiếu đơn mua, hợp đồng và nhận hàng	Nhân viên AI Diệp · Trợ lý Chứng từ	Ghép chứng từ với đơn mua theo số đơn; nếu không có số đơn thì ghép theo người bán, mặt hàng, ngày và ghi rõ là ghép suy đoán. So mã hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán với hợp đồng và biên bản nhận hàng. Kiểm số lượng tính tiền không vượt số lượng đã nhận.	Cột đối chiếu trong bảng kê	—	Hàng về không có đơn mua, hoá đơn về trước phiếu nhập hoặc hai hoá đơn cộng lại vượt giá trị đơn thì dừng và chuyển Kế toán trưởng.
4. Liệt kê điểm lệch	Nhân viên AI Diệp · Trợ lý Chứng từ	Liệt kê từng điểm lệch theo loại: sai thông tin công ty, sai thuế suất so với bảng tham số, thiếu chứng từ kèm, lệch số lượng hoặc tiền. Gắn cờ khoản chi tiền mặt vượt ngưỡng công ty đặt, và tài khoản nhận tiền khác với lần trước của cùng người bán.	Danh sách điểm lệch	Cùng ngày đọc xong	Tài khoản nhận tiền khác lần trước được báo ngay cho Kế toán trưởng, không chờ cuối lô.
5. Phân loại và đề xuất hạch toán	Nhân viên AI Diệp · Trợ lý Chứng từ	Chứng từ không có điểm lệch thì đề xuất tài khoản hạch toán theo quy ước công ty và ghi căn cứ chọn tài khoản. Chứng từ có điểm lệch thì xếp vào nhóm cần sửa, nêu rõ ai cần làm gì để sửa. Gửi kế toán tổng hợp một bảng một màn hình, dòng lệch chuẩn đưa lên đầu.	Danh sách chứng từ đạt hoặc cần sửa kèm tài khoản đề xuất	Trong 1 ngày làm việc từ khi nhận chứng từ	Tự kiểm trước khi gửi: đủ chứng từ, số đã cộng lại, không còn chỗ trống. Nhân viên AI không tự hạch toán.
6. Quyết định tài khoản và hạch toán	Con người Kế toán tổng hợp	Đọc danh sách chứng từ đạt: nhận tài khoản đề xuất, đổi tài khoản khác kèm lý do, hoặc chuyển chứng từ sang nhóm cần sửa. Tự ghi sổ chứng từ đạt theo tài khoản mình đã quyết định.	Tài khoản đã quyết ghi trên danh sách chứng từ	Trong 1 ngày làm việc	Chỉ người có quyền ghi sổ mới hạch toán; tài khoản nhân viên AI nêu chỉ là đề xuất.
7. Xử lý chứng từ cần sửa	Con người Kế toán tổng hợp	Gửi yêu cầu sửa hoặc đổi chứng từ cho người bán hoặc bộ phận mua hàng theo danh sách điểm lệch. Ca vượt ngưỡng lệch hoặc không có đơn mua chuyển Kế toán trưởng quyết.	Phiếu yêu cầu sửa chứng từ	Trong 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hoá đơn đã phát hành không tự sửa; xử lý theo hướng dẫn hiện hành do người bán thực hiện.
8. Ghi nhận bài học và đóng hồ sơ	Nhân viên AI Diệp · Trợ lý Chứng từ	Cập nhật trạng thái từng chứng từ trong bảng theo dõi và chuyển chứng từ đã hạch toán vào thư mục lưu đúng quy ước. Mỗi chứng từ bị sửa hoặc trả lại thì ghi lý do thành một quy tắc ngắn để lần sau không lặp.	Hồ sơ chứng từ đã đóng	Trong ngày hạch toán	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Hoá đơn sai mã số thuế, tên hoặc địa chỉ công ty	Đưa vào nhóm cần sửa, không đề xuất hạch toán; kế toán đề nghị người bán xử lý theo quy định hiện hành, nhân viên AI không tự sửa nội dung.
Hoá đơn về trước khi có phiếu nhập hoặc biên bản nhận hàng	Giữ ở trạng thái chờ, hỏi bộ phận mua hàng xác nhận nhận hàng; chưa có xác nhận thì không đề xuất hạch toán.
Chứng từ trùng số hoặc nghi trùng với chứng từ đã hạch toán	Dừng ngay, báo Kế toán tổng hợp kèm chứng từ cũ để so; không để chứng từ trùng đi tiếp vào danh sách thanh toán.
Chứng từ không đọc rõ hoặc thiếu trang	Yêu cầu bản rõ hơn từ người gửi; nhân viên AI không suy đoán số liệu bị mờ.
Bảng tham số thuế chưa có mục cần tra	Ghi rõ mục còn thiếu, đề nghị Kế toán trưởng bổ sung kèm tên văn bản cần tra; chứng từ liên quan chờ, không nêu con số từ trí nhớ.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Hạch toán chứng từ sai thông tin khiến chi phí hoặc thuế đầu vào không được chấp nhận	Kiểm tên, mã số thuế, địa chỉ ngay ở bước đọc; chứng từ sai không được đưa lên danh sách duyệt.
Hạch toán hoặc thanh toán trùng một chứng từ	Đối chiếu số chứng từ và người bán với bảng theo dõi trước khi đề xuất; chứng từ trùng bị chặn.
Nhân viên AI đề xuất tài khoản sai làm lệch sổ	Đề xuất chỉ là nháp; kế toán duyệt từng lô và tỷ lệ duyệt ngay lần đầu được theo dõi để bổ sung quy ước.
Chứng từ giả hoặc đòi đổi tài khoản nhận tiền	Tài khoản nhận tiền khác lần trước luôn được báo ngay Kế toán trưởng và xác minh qua kênh liên hệ đã biết.

11. Biểu mẫu

BM-KT-01-01

Bảng kê soát chứng từ đầu vào

Số thứ tự · Ngày nhận · Người bán · Số chứng từ · Ngày chứng từ · Số đơn mua · Tiền trước thuế · Thuế · Tổng tiền · Kết quả đối chiếu · Điểm lệch · Tài khoản đề xuất

BM-KT-01-02

Phiếu yêu cầu sửa chứng từ

Số chứng từ · Người bán · Điểm cần sửa · Người nhận yêu cầu · Ngày gửi · Hạn bổ sung · Trạng thái

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bảng theo dõi chứng từ đầu vào	Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Kế toán tổng hợp
Chứng từ đã duyệt hạch toán	Kho chứng từ kế toán, theo năm và tháng	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Kế toán tổng hợp
Phiếu yêu cầu sửa chứng từ	Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Kế toán tổng hợp

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Chứng từ sai bị phát hiện trước khi hạch toán	Số chứng từ sai được bắt trước khi ghi sổ chia tổng số chứng từ sai tìm thấy kể cả phát hiện sau	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Thời gian soát mỗi chứng từ	Tổng thời gian từ nhận tới trình duyệt chia số chứng từ trong kỳ	Không quá 1 ngày làm việc kể từ khi nhận (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ duyệt ngay lần đầu	Số lô được duyệt không phải sửa chia tổng số lô đã trình	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449