← Kế toán – Tài chính · Danh mục quy trình

Dạy nhân viên AI hiểu công ty mình

Bảo đảm mỗi nhân viên AI trong phòng Kế toán học được quy ước riêng của công ty bằng những quy tắc rõ ràng, được kiểm lại sau khi dạy, và chỉ những điều dùng chung mới vào bộ nhớ chung sau khi quản trị duyệt, để câu trả lời ngày càng đúng mà không lưu thông tin nhạy cảm.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHDạy nhân viên AI hiểu công ty mình	Mã tài liệu	QT-KT-07
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho việc dạy, sửa và kiểm lại kiến thức của nhân viên AI qua chat: quy ước công nợ, quy ước chi, cách gọi tên khách, và đề xuất đưa quy tắc dùng chung vào bộ nhớ chung của nhóm.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc thay đổi hướng dẫn gốc hay quyền hạn của nhân viên AI (do quản trị duyệt riêng), việc nhập mật khẩu, mã xác thực, số thẻ, số tài khoản ngân hàng hoặc lương từng người, và việc cập nhật bảng tham số thuế.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Kế toán trưởng (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Quản trị hệ thống nhân viên AI.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.1.6	Tri thức của tổ chức
7.2	Năng lực
7.3	Nhận thức
10.3	Cải tiến liên tục

Chính sách phân quyền dữ liệu tài chính và dữ liệu lương
Bảng tham số thuế và kế toán trong Bộ não công ty
Hướng dẫn gốc của từng nhân viên AI và quy tắc bộ nhớ chung của nhóm
Quy trình Trả lời câu hỏi số liệu

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Bộ nhớ riêng	Những điều một nhân viên AI tự ghi lại từ cuộc trò chuyện để dùng lại ở các lần sau.
Bộ nhớ chung của nhóm	Quy tắc dùng cho mọi nhân viên AI của phòng, chỉ có hiệu lực sau khi quản trị duyệt.
Quy tắc “Ghi nhớ”	Một điều dạy được viết rõ ràng, một ý, mở đầu bằng “Ghi nhớ:” để nhân viên AI ghi đúng.
Hướng dẫn gốc	Bộ chỉ dẫn nền của nhân viên AI về vai trò, giới hạn và cách làm việc, chỉ quản trị mới được sửa.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Kế toán viên dạy	R · Thực hiện	Viết quy tắc rõ ràng, sửa khi nhân viên AI sai, kiểm lại và đề xuất quy tắc dùng chung.
Kế toán trưởng (con người)	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận quy tắc nghiệp vụ trước khi đề xuất đưa vào bộ nhớ chung.
Quản trị hệ thống nhân viên AI	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt hoặc từ chối quy tắc đưa vào bộ nhớ chung và thay đổi hướng dẫn gốc.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Quy ước hoặc chỉnh sửa mà kế toán viên muốn nhân viên AI nhớ
Chính sách phân quyền dữ liệu và danh sách điều không được dạy
Câu trả lời sai hoặc thiếu ngữ cảnh của nhân viên AI cần sửa

Đầu ra

Nhân viên AI nhớ đúng quy ước của công ty và dùng lại ở các lần sau
Danh sách quy tắc đề xuất vào bộ nhớ chung kèm kết quả duyệt của quản trị

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Kế toán viên dạy	Quy ước hoặc chỉnh sửa cần ghi nhớ
Giao cho	Kế toán viên dạy	Xác nhận quy tắc đã ghi nhớ
Giao cho	Quản trị hệ thống nhân viên AI	Quy tắc đề xuất đưa vào bộ nhớ chung

7. Lưu đồ

1Chọn đúng nhân viên AI để dạyKế toán viên dạy
2Viết quy tắc rõ ràng và dạyKế toán viên dạy
3Ghi nhận quy tắcHà · Kế toán trưởng
4Sửa ngay khi nhân viên AI saiKế toán viên dạy
5Kiểm lại những gì nhân viên AI đã nhớHà · Kế toán trưởng
6Đề xuất đưa quy tắc dùng chungKế toán viên dạy
7Duyệt đưa vào bộ nhớ chungQuản trị hệ thống nhân viên AI
8Theo dõi hiệu quảHà · Kế toán trưởng

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Chọn đúng nhân viên AI để dạy	Con người Kế toán viên dạy	Chat thẳng với nhân viên AI đúng việc: chuyện công nợ cho Trợ lý Công nợ, chuyện chi cho Trợ lý Thanh toán. Xác định trước điều cần dạy là quy ước riêng của công ty, không phải quy định pháp luật hay con số thuế.	—	—	Con số theo pháp luật chỉ được cập nhật trong bảng tham số thuế bởi Kế toán trưởng, không dạy qua chat.
2. Viết quy tắc rõ ràng và dạy	Con người Kế toán viên dạy	Mỗi lần dạy một điều, viết thành một quy tắc rõ ràng, một ý, mở đầu bằng “Ghi nhớ:” và nêu phạm vi áp dụng. Không đưa mật khẩu, mã xác thực, số thẻ, số tài khoản ngân hàng hay lương từng người vào lời dạy.	Lời dạy trong cuộc trò chuyện	—	Nhân viên AI nhớ mọi thứ được bảo nhớ, nên dữ liệu nhạy cảm tuyệt đối không đưa vào.
3. Ghi nhận quy tắc	Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng	Chép lại quy tắc đúng ý người dạy vào bộ nhớ riêng, không thêm bớt hay suy diễn. Phản hồi ngắn xác nhận đã ghi gì và áp dụng cho trường hợp nào.	Mục mới trong bộ nhớ riêng của nhân viên AI	Ngay trong cuộc trò chuyện	Lời dạy chứa mật khẩu, số thẻ, số tài khoản hoặc lương từng người thì từ chối ghi và nhắc người dạy bỏ thông tin đó.
4. Sửa ngay khi nhân viên AI sai	Con người Kế toán viên dạy	Khi nhân viên AI báo sai, nêu ngay chỗ sai và lý do đúng, rồi dạy lại bằng một quy tắc “Ghi nhớ:”. Yêu cầu nhân viên AI làm lại việc vừa sai theo quy tắc mới để xác nhận đã hiểu.	Lời sửa trong cuộc trò chuyện	Ngay tại chỗ khi phát hiện	—
5. Kiểm lại những gì nhân viên AI đã nhớ	Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng	Khi được hỏi “Bạn đang nhớ gì về công ty?”, liệt kê đầy đủ các quy tắc đang giữ, mỗi quy tắc kèm ngày ghi. Chỉ ra quy tắc nào mâu thuẫn nhau hoặc đã cũ để người dạy quyết sửa.	Danh sách quy tắc đang nhớ	Ngay khi được hỏi	Quy tắc sai thì sửa hoặc xoá theo lời người dạy, không tự giữ bản sai.
6. Đề xuất đưa quy tắc dùng chung	Con người Kế toán viên dạy	Với điều cả phòng cần biết, nói với Kế toán trưởng: “Đề xuất đưa quy tắc này vào bộ nhớ chung của nhóm” kèm nội dung và lý do. Kế toán trưởng xác nhận quy tắc đúng nghiệp vụ rồi chuyển quản trị.	Phiếu đề xuất quy tắc chung	Trong tuần phát hiện	Quy tắc chạm tới số liệu quy định hoặc hạn mức phải đối chiếu bảng tham số trước khi đề xuất.
7. Duyệt đưa vào bộ nhớ chung	Con người Quản trị hệ thống nhân viên AI	Đọc đề xuất, kiểm quy tắc không mâu thuẫn với hướng dẫn gốc và không chứa dữ liệu nhạy cảm. Duyệt, sửa hoặc từ chối kèm lý do; quy tắc được duyệt mới có hiệu lực cho mọi nhân viên AI của phòng.	Quyết định duyệt trong phiếu đề xuất	Trong 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Bộ nhớ chung và hướng dẫn gốc chỉ quản trị mới được thay đổi.
8. Theo dõi hiệu quả	Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng	Đếm số lần cùng một lỗi lặp lại sau khi đã dạy và số quy tắc đã vào bộ nhớ chung. Báo Kế toán trưởng khi một lỗi lặp lại dù đã có quy tắc, để xem lại cách dạy.	Báo cáo dạy nhân viên AI hằng tháng	Hằng tháng	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Kế toán viên lỡ đưa mật khẩu, mã xác thực hoặc số tài khoản vào cuộc trò chuyện	Nhân viên AI từ chối ghi vào bộ nhớ; người dạy báo Kế toán trưởng và quản trị để xoá nội dung đã nhập và đổi thông tin bị lộ nếu cần.
Hai kế toán viên dạy hai quy tắc mâu thuẫn	Nhân viên AI nêu rõ hai quy tắc và nguồn từng cái, chuyển Kế toán trưởng chọn; quy tắc bị loại được xoá khỏi bộ nhớ.
Quy tắc được dạy trái với bảng tham số thuế hoặc quy định hiện hành	Nhân viên AI không áp dụng, báo người dạy và Kế toán trưởng; bảng tham số là nguồn ưu tiên.
Quản trị từ chối đưa quy tắc vào bộ nhớ chung	Quy tắc chỉ còn là bộ nhớ riêng của nhân viên AI được dạy hoặc bị xoá theo lý do của quản trị; người đề xuất được thông báo lý do.
Nhân viên AI trả lời sai dù đã có quy tắc	Người dạy chỉ ra quy tắc bị bỏ qua, nhân viên AI liệt kê quy tắc đang nhớ để tìm chỗ thiếu hoặc mâu thuẫn rồi sửa.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Lưu dữ liệu nhạy cảm vào bộ nhớ của nhân viên AI	Cấm dạy mật khẩu, mã xác thực, số thẻ, số tài khoản, lương từng người; nhân viên AI từ chối ghi những thứ này.
Quy tắc sai hoặc cũ lan ra cả phòng	Quy tắc dùng chung phải qua Kế toán trưởng xác nhận và quản trị duyệt; kiểm lại danh sách quy tắc định kỳ.
Quy tắc dạy qua chat làm đổi con số theo luật	Con số theo luật chỉ cập nhật trong bảng tham số thuế do Kế toán trưởng chịu trách nhiệm.
Dạy mơ hồ khiến nhân viên AI hiểu sai	Mỗi quy tắc một ý, có phạm vi, có kiểm lại bằng cách hỏi nhân viên AI nhớ gì.

11. Biểu mẫu

BM-KT-07-01

Phiếu đề xuất quy tắc dùng chung

Ngày đề xuất · Người đề xuất · Nội dung quy tắc · Phạm vi áp dụng · Lý do · Ví dụ minh hoạ · Xác nhận của Kế toán trưởng · Quyết định của quản trị · Ngày hiệu lực

BM-KT-07-02

Danh sách quy tắc đang nhớ

Số thứ tự · Nhân viên AI · Nội dung quy tắc · Ngày ghi · Người dạy · Phạm vi · Trạng thái

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bộ nhớ riêng của từng nhân viên AI	Hệ thống nhân viên AI của công ty	Cho tới khi người dạy hoặc quản trị xoá hoặc sửa	Quản trị hệ thống nhân viên AI
Phiếu đề xuất quy tắc chung và quyết định duyệt	Kho tài liệu công ty, thư mục Nhân viên AI	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Quản trị hệ thống nhân viên AI

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số lần phải sửa lại cùng một lỗi	Số lỗi lặp lại sau khi đã có quy tắc trong tháng	Giảm dần theo từng tháng, tiến tới bằng 0 (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Số quy tắc được đưa vào bộ nhớ chung	Số đề xuất được quản trị duyệt trong tháng	Ít nhất 2 quy tắc mỗi tháng trong ba tháng đầu (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Thời gian duyệt quy tắc chung	Số ngày làm việc trung bình từ đề xuất tới quyết định của quản trị	Không quá 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449