← Pháp chế – Hợp đồng · Danh mục quy trình

Sổ hạn hợp đồng và giấy phép

Bảo đảm không hợp đồng, giấy phép, chứng thư chữ ký số hay giấy uỷ quyền nào hết hạn hoặc tự gia hạn mà không ai biết: mọi văn bản có hạn nằm trong một sổ duy nhất, có người phụ trách, được nhắc theo ba mốc và có ngày cuối cùng còn báo chấm dứt được.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHSổ hạn hợp đồng và giấy phép	Mã tài liệu	QT-PC-04
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp, giấy phép kinh doanh và giấy phép con, chứng thư chữ ký số, giấy uỷ quyền và các văn bản khác có ngày hết hạn hoặc điều kiện tự gia hạn.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc đàm phán gia hạn (xem quy trình Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản) và việc nộp hồ sơ xin cấp hoặc gia hạn giấy phép, các việc này do người phụ trách văn bản thực hiện. Tên miền, bản quyền phần mềm và chứng thư bảo mật của máy chủ thuộc quy trình Sổ tài sản và hạn bản quyền của IT nội bộ.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Trưởng pháp chế (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.5	Thông tin dạng văn bản
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Sổ hạn hợp đồng và giấy phép trong Bộ não công ty
Bảng thẩm quyền ký và người phụ trách theo loại văn bản
Quy trình Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản
Bộ luật Dân sự và pháp luật chuyên ngành về giấy phép (tra bản đang có hiệu lực)

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Sổ hạn	Danh sách duy nhất mọi văn bản có hạn, kèm hạn, điều kiện gia hạn và người phụ trách.
Tự gia hạn	Điều khoản làm hợp đồng tiếp tục hiệu lực nếu không bên nào báo chấm dứt đúng hạn.
Hạn báo trước	Số ngày tối thiểu phải báo trước khi chấm dứt hoặc không gia hạn, ghi theo hợp đồng.
Ba mốc nhắc	Danh sách văn bản hết hạn trong 30, 60 và 90 ngày tới.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Thiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Người phụ trách văn bản	R · Thực hiện	Quyết định gia hạn, đàm phán lại hoặc chấm dứt và thực hiện thủ tục.
Trưởng pháp chế (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Chịu trách nhiệm sổ hạn đủ và đúng; nhận các mục không có người phụ trách.
Giám đốc	C · Được hỏi ý kiến	Quyết định gia hạn hoặc chấm dứt với văn bản trọng yếu.
Kế toán	I · Được thông báo	Được báo hạn thanh toán và gia hạn có chi phí.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Hợp đồng và giấy phép đã ký, giấy phép đang có hiệu lực
Sổ hạn hiện có và dữ liệu hợp đồng khách hàng đọc từ phần mềm quản lý khách hàng
Hợp đồng mới vừa ký từ quy trình Soạn hợp đồng từ mẫu

Đầu ra

Danh sách đến hạn theo ba mốc, mỗi mục có người phụ trách
Ngày cuối cùng còn báo chấm dứt với hợp đồng tự gia hạn
Danh sách mục chưa có người phụ trách

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Người phụ trách văn bản	Hợp đồng, giấy phép, chứng thư chữ ký số vừa ký hoặc vừa được cấp
Nhận từ	QT-PC-01 Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản	Hợp đồng đã ký cần ghi sổ hạn
Nhận từ	QT-PC-02 Soạn hợp đồng từ mẫu	Hợp đồng đã ký cần ghi sổ hạn
Nhận từ	QT-PC-03 Sàng lọc thoả thuận bảo mật	Thoả thuận đã ký cần ghi sổ hạn
Giao cho	Người phụ trách văn bản	Danh sách đến hạn theo ba mốc
Giao cho	Trưởng pháp chế (con người)	Mục chưa có người phụ trách

7. Lưu đồ

1Ghi văn bản vào sổThiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép
2Đối chiếu với phần mềm quản lý khách hàngThiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép
3Lập danh sách ba mốcThiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép
4Tính ngày cuối còn báo chấm dứtThiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép
5Nhắc người phụ tráchThiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép
6Phân người phụ tráchTrưởng pháp chế (con người)
7Quyết định gia hạn hoặc chấm dứtNgười phụ trách văn bản
8Cập nhật sổThiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Ghi văn bản vào sổ	Nhân viên AI Thiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép	Khi có hợp đồng mới hoặc giấy phép mới, ghi: tên văn bản, đối tác, ngày hiệu lực, ngày hết hạn, điều kiện tự gia hạn, hạn báo trước khi chấm dứt, người phụ trách. Trích nguyên văn điều khoản gia hạn và chấm dứt để người xem đối chiếu.	Một dòng mới trong Sổ hạn	Trong 1 ngày làm việc kể từ khi ký hoặc cấp	Trường nào không xác định được thì ghi là chưa rõ, không đoán.
2. Đối chiếu với phần mềm quản lý khách hàng	Nhân viên AI Thiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép	Mỗi tuần đọc hợp đồng khách hàng từ phần mềm quản lý khách hàng, so với sổ để tìm hợp đồng có mà sổ thiếu. Ghi mục thiếu vào sổ với nhãn cần xác nhận.	Danh sách mục bổ sung	Hằng tuần	Chỉ đọc phần mềm quản lý khách hàng; ghi vào đó phải qua duyệt.
3. Lập danh sách ba mốc	Nhân viên AI Thiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép	Liệt kê mục hết hạn trong 30, 60 và 90 ngày tới, mục gần hạn nhất đứng đầu. Mục hết hạn nhưng chưa có trạng thái xử lý đánh dấu nổi bật.	Danh sách đến hạn theo ba mốc	Sáng thứ Hai hằng tuần	—
4. Tính ngày cuối còn báo chấm dứt	Nhân viên AI Thiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép	Với mỗi hợp đồng tự gia hạn, tính ngày cuối còn báo chấm dứt từ ngày hết hạn trừ hạn báo trước. Ghi cách tính và điều khoản nguồn để người phụ trách kiểm lại.	Cột ngày cuối báo chấm dứt	Cùng lượt lập danh sách	Cách tính luôn dẫn tới điều khoản nguyên văn; khi hợp đồng nêu cách tính mơ hồ thì chuyển Trưởng pháp chế.
5. Nhắc người phụ trách	Nhân viên AI Thiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép	Gửi người phụ trách từng văn bản: tên, hạn, ngày cuối báo chấm dứt, việc cần quyết. Mục chưa có người phụ trách thì báo Trưởng pháp chế.	Tin nhắc đã gửi	Trong ngày lập danh sách	Nhắc một lần ở mỗi mốc, quá hạn phản hồi báo Trưởng pháp chế.
6. Phân người phụ trách	Con người Trưởng pháp chế (con người)	Phân người phụ trách cho mục chưa có và xác nhận danh sách đến hạn. Báo Giám đốc các mục trọng yếu cần quyết gia hạn hoặc chấm dứt.	Sổ hạn đã cập nhật	Trong 2 ngày làm việc	—
7. Quyết định gia hạn hoặc chấm dứt	Con người Người phụ trách văn bản	Quyết định gia hạn, đàm phán lại hoặc chấm dứt, theo thẩm quyền; trình Giám đốc khi vượt thẩm quyền. Thực hiện thủ tục, báo kết quả cho Trưởng pháp chế.	Quyết định ghi vào sổ	Trước ngày cuối báo chấm dứt	Nhân viên AI không tự gia hạn, không tự chấm dứt, không gửi thông báo cho đối tác.
8. Cập nhật sổ	Nhân viên AI Thiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép	Cập nhật hạn mới hoặc trạng thái chấm dứt vào sổ ngay khi người phụ trách báo. Gỡ mục đã đóng khỏi danh sách đến hạn và lưu lịch sử thay đổi.	Sổ hạn đã cập nhật	Trong ngày nhận báo	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Văn bản không ghi rõ ngày hết hạn	Ghi là chưa rõ và chuyển Trưởng pháp chế xác định; theo dõi như mục đến hạn gần nhất cho tới khi rõ.
Hợp đồng có nhiều phụ lục sửa hạn	Lấy hạn theo phụ lục mới nhất có hiệu lực, ghi chú các phụ lục đã xét.
Người phụ trách đã nghỉ hoặc chuyển bộ phận	Chuyển mục cho Trưởng pháp chế phân lại; không để trống người phụ trách.
Đã quá ngày cuối báo chấm dứt	Báo ngay Trưởng pháp chế và Giám đốc, nêu hậu quả theo điều khoản nguyên văn để quyết định bước tiếp theo.
Chứng thư chữ ký số hoặc giấy phép sắp hết hạn gần ngày nghỉ	Đưa mốc nhắc sớm hơn theo lịch làm việc để người phụ trách kịp xử lý.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Hết hạn giấy phép hoặc chứng thư mà không ai biết	Mọi văn bản có hạn nằm trong một sổ và nhắc theo ba mốc; chỉ số hết hạn không biết phải bằng không.
Hợp đồng tự gia hạn ngoài ý muốn	Luôn tính và nhắc ngày cuối còn báo chấm dứt, không chỉ ngày hết hạn.
Sổ thiếu hợp đồng mới ký	Ghi sổ là bước cuối của soạn và ký, thêm đối chiếu hằng tuần với phần mềm quản lý khách hàng.
Sổ sai vì ghi nhầm hạn	Trích nguyên văn điều khoản làm nguồn; người phụ trách xác nhận hạn ở mốc 90 ngày.

11. Biểu mẫu

BM-PC-04-01

Dòng sổ hạn

Tên văn bản · Đối tác · Ngày hiệu lực · Ngày hết hạn · Điều kiện tự gia hạn · Hạn báo trước khi chấm dứt · Ngày cuối báo chấm dứt · Người phụ trách · Trạng thái xử lý

BM-PC-04-02

Phiếu nhắc đến hạn

Tên văn bản · Mốc nhắc · Ngày hết hạn · Việc cần quyết · Người nhận · Hạn trả lời

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Sổ hạn hợp đồng và giấy phép	Bộ não công ty, thư mục Pháp chế	Giữ lâu dài, mục đã đóng giữ theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng pháp chế
Tin nhắc đã gửi	Phòng chat của phòng Pháp chế	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng pháp chế

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Hợp đồng và giấy phép hết hạn mà không ai biết	Số mục hết hạn không có trong danh sách đến hạn trước đó	Bằng 0	Hằng tháng
Mục có người phụ trách	Số mục có người phụ trách chia tổng số mục trong sổ	100% (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Mục được nhắc đúng mốc	Số mục có tin nhắc trước hạn chia tổng số mục đến hạn	100% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449