← Pháp chế – Hợp đồng · Danh mục quy trình

Sàng lọc thoả thuận bảo mật

Bảo đảm thoả thuận bảo mật đối tác gửi tới được trả lời nhanh nhưng không ký ẩu: mỗi thoả thuận qua cùng sáu điểm kiểm, được xếp thành loại ký được theo chuẩn, cần sửa hoặc cần luật sư, và chỉ người được uỷ quyền mới ký.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHSàng lọc thoả thuận bảo mật	Mã tài liệu	QT-PC-03
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho thoả thuận bảo mật, cam kết bảo mật, điều khoản bảo mật đứng riêng do đối tác gửi tới hoặc công ty cần ký trước khi trao đổi thông tin nhạy cảm.

Không áp dụng: Không áp dụng cho điều khoản bảo mật nằm trong hợp đồng thương mại (xem quy trình Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản) và việc xử lý khi đã xảy ra lộ thông tin, loại việc này chuyển Trưởng pháp chế và luật sư.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Trưởng pháp chế (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người được uỷ quyền ký.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.5	Thông tin dạng văn bản
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
8.5.3	Tài sản của khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

Mẫu thoả thuận bảo mật đã duyệt trong Bộ não công ty
Danh sách người được uỷ quyền ký và phạm vi uỷ quyền
Danh mục điều khoản của công ty
Bộ luật Dân sự và pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân (tra bản đang có hiệu lực)
Quy trình Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Thoả thuận một chiều	Chỉ một bên có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin do bên kia cung cấp.
Thoả thuận hai chiều	Hai bên cùng có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin của nhau.
Thông tin mật	Phạm vi thông tin được thoả thuận bảo vệ; định nghĩa quá rộng hoặc quá hẹp đều là điểm cần xem.
Ngoại lệ bảo mật	Các trường hợp không phải giữ bí mật, ví dụ thông tin đã công khai hoặc phải cung cấp theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Người phụ trách giao dịch	R · Thực hiện	Nêu mục đích trao đổi thông tin, loại thông tin sẽ chia sẻ và thời hạn mong muốn.
Trưởng pháp chế (con người)	R · Thực hiện	Đọc lại sàng lọc, quyết xử lý loại cần sửa, chuyển luật sư khi cần.
Người được uỷ quyền ký	A · Chịu trách nhiệm cuối	Quyết định ký hoặc không ký trong phạm vi uỷ quyền, chịu trách nhiệm cuối.
Luật sư	C · Được hỏi ý kiến	Cho ý kiến với thoả thuận xếp loại cần luật sư.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Bản thoả thuận bảo mật đối tác gửi, đầy đủ trang
Mẫu thoả thuận bảo mật và danh sách người được uỷ quyền ký trong Bộ não công ty
Mô tả mục đích trao đổi và loại thông tin sẽ chia sẻ

Đầu ra

Kết luận sàng lọc nửa trang và xếp loại
Các câu đề xuất sửa lấy từ mẫu của công ty
Tên người được ký loại văn bản này

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Đối tác (bên ngoài)	Thoả thuận bảo mật cần ký
Giao cho	Người được uỷ quyền ký	Kết luận sàng lọc nửa trang và các câu đề xuất sửa
Giao cho	QT-PC-04 Sổ hạn hợp đồng và giấy phép	Thoả thuận đã ký cần ghi sổ hạn

7. Lưu đồ

1Tiếp nhận và hỏi bối cảnhKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng
2Kiểm sáu điểmKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng
3Xếp loạiKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng
4Đề xuất câu thay thếKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng
5Xác định người được kýKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng
6Trưởng pháp chế đọc lạiTrưởng pháp chế (con người)
7Gửi đề xuất cho đối tácTrưởng pháp chế (con người)
8KýNgười được uỷ quyền ký
9Lưu và ghi sổ hạnKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Tiếp nhận và hỏi bối cảnh	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Nhận thoả thuận, kiểm bản có đủ trang và đủ phụ lục. Hỏi người phụ trách giao dịch hai điều: trao đổi thông tin gì và dùng cho mục đích gì.	Một dòng trong Sổ soát hợp đồng	Trong 2 giờ làm việc	Không rõ mục đích trao đổi thì chưa xếp loại.
2. Kiểm sáu điểm	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Kiểm lần lượt: một chiều hay hai chiều, định nghĩa thông tin mật, thời hạn bảo mật, ngoại lệ, phạt khi vi phạm, luật áp dụng và nơi giải quyết tranh chấp. Mỗi điểm trích nguyên văn điều khoản kèm số điều, ghi rõ nếu thoả thuận không nêu.	Bảng sáu điểm kiểm	Trong 4 giờ làm việc	Điểm thoả thuận không nêu phải ghi là thiếu, không coi là chấp nhận.
3. Xếp loại	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Xếp vào một trong ba loại: ký được theo chuẩn, cần sửa, cần luật sư. Ghi lý do xếp loại ngắn gọn dựa trên sáu điểm, nêu điểm quyết định.	Kết luận sàng lọc nửa trang	Cùng lượt kiểm	Có phạt không trần, thông tin mật quá rộng hoặc luật nước ngoài thì không xếp loại ký được theo chuẩn.
4. Đề xuất câu thay thế	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Với loại cần sửa: đề xuất câu thay thế lấy từ mẫu thoả thuận của công ty, mỗi câu ghi sửa cho điểm nào. Không soạn câu mới ngoài mẫu; điểm mẫu không bao quát thì chuyển người đọc lại.	Danh sách câu đề xuất sửa	Cùng lượt kiểm	Chỉ dùng câu từ mẫu đã duyệt của công ty.
5. Xác định người được ký	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Tra danh sách uỷ quyền để nêu ai được ký loại thoả thuận này. Nêu thêm nếu thoả thuận có điều khoản vượt phạm vi uỷ quyền.	Mục người được ký trong kết luận	—	Không tìm được người được ký thì báo Trưởng pháp chế, không đoán.
6. Trưởng pháp chế đọc lại	Con người Trưởng pháp chế (con người)	Đọc kết luận, xác nhận loại và quyết định xử lý: ký theo chuẩn, gửi đối tác đề xuất sửa, hoặc chuyển luật sư. Thoả thuận xếp loại cần luật sư thì chuyển luật sư kèm bảng sáu điểm.	Ghi chú đọc lại	Trong 1 ngày làm việc	Mọi thoả thuận đều có người đọc lại trước khi ký.
7. Gửi đề xuất cho đối tác	Con người Trưởng pháp chế (con người)	Gửi đối tác phản hồi và đề xuất sửa sau khi đã xem nội dung. Nhân viên AI chỉ soạn nháp phản hồi, không gửi.	Thư phản hồi đối tác	Trong 1 ngày làm việc kể từ khi nhận	Văn bản gửi ra ngoài công ty luôn do con người gửi.
8. Ký	Con người Người được uỷ quyền ký	Đọc kết luận sàng lọc và bản cuối, quyết định ký hoặc không ký. Ký, đóng dấu hoặc ký số do người được uỷ quyền thực hiện.	Thoả thuận đã ký	Theo lịch của người ký	Không ký ngoài phạm vi uỷ quyền.
9. Lưu và ghi sổ hạn	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Lưu bản đã ký và bảng sáu điểm vào thư mục Pháp chế. Báo trợ lý giữ sổ hạn ghi ngày hết hiệu lực và thời hạn bảo mật vào sổ.	Hồ sơ thoả thuận đã đóng	Trong ngày ký	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Đối tác yêu cầu ký trong ngày	Vẫn kiểm đủ sáu điểm; rút gọn thời gian bằng cách làm ngay trong ngày, không bỏ bước đọc lại. Nếu chưa kịp thì báo đối tác thời điểm trả lời.
Thoả thuận chọn luật nước ngoài hoặc trọng tài ở nước ngoài	Xếp loại cần luật sư, không đề xuất chấp nhận.
Thoả thuận có điều khoản chuyển nhượng quyền sở hữu hoặc cấp quyền sử dụng ngoài bảo mật	Xếp loại cần luật sư và báo Trưởng pháp chế ngay.
Hai bên đã trao đổi thông tin trước khi ký	Báo người phụ trách giao dịch dừng chia sẻ thêm cho tới khi có thoả thuận; ghi nhận loại thông tin đã chia sẻ để người đọc lại xem.
Người được ký vắng mặt	Chuyển người được uỷ quyền thay theo danh sách; không có thì báo Trưởng pháp chế, không tự chọn người ký.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Ký thoả thuận một chiều bất lợi hoặc có phạt không trần	Điểm kiểm một chiều hay hai chiều và phạt luôn nằm trong sáu điểm; loại này không xếp ký được theo chuẩn.
Ký vượt phạm vi uỷ quyền	Kết luận luôn nêu người được ký theo danh sách uỷ quyền.
Chia sẻ thông tin trước khi có thoả thuận	Hỏi bối cảnh ở bước đầu và nhắc người phụ trách chưa chia sẻ khi chưa ký.
Quên thời hạn bảo mật sau khi ký	Mọi thoả thuận đã ký vào sổ hạn trước khi đóng hồ sơ.

11. Biểu mẫu

BM-PC-03-01

Bảng sáu điểm kiểm thoả thuận bảo mật

Số hồ sơ · Đối tác · Mục đích trao đổi · Một chiều hay hai chiều · Định nghĩa thông tin mật · Thời hạn bảo mật · Ngoại lệ · Phạt khi vi phạm · Luật áp dụng và nơi giải quyết tranh chấp · Xếp loại

BM-PC-03-02

Phiếu đề xuất sửa

Số điều · Nguyên văn cần sửa · Câu thay thế từ mẫu · Lý do · Quyết định

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Sổ soát hợp đồng	Kho tài liệu công ty, thư mục Pháp chế (phân quyền)	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng pháp chế
Thoả thuận đã ký kèm bảng sáu điểm	Kho tài liệu công ty, thư mục Pháp chế (phân quyền), theo năm và đối tác	Theo thời hạn bảo mật cộng thời hạn lưu của công ty	Trưởng pháp chế

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Thời gian trả lời đối tác	Số giờ làm việc trung bình từ khi nhận tới khi gửi phản hồi	Không quá 1 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ thoả thuận ký theo mẫu của công ty	Số thoả thuận ký trên mẫu công ty chia tổng số thoả thuận đã ký	Tăng dần theo quý (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Thoả thuận ký ngoài phạm vi uỷ quyền	Số thoả thuận người ký không có uỷ quyền phù hợp	Bằng 0	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449