← Kho – Tồn kho · Danh mục quy trình

Đối chiếu hàng nhập với đơn mua

Bảo đảm mọi lô hàng nhập kho đều được đối chiếu với đơn mua ngay trong ngày hàng về, để chênh lệch về mã, quy cách, số lượng, lô và hạn dùng được phát hiện sớm, chuyển đúng người xử lý và không đi tiếp vào thanh toán hay bán hàng.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHĐối chiếu hàng nhập với đơn mua	Mã tài liệu	QT-KHO-01
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi phiếu nhập kho phát sinh trong ngày từ đơn mua hàng hoá, kể cả hàng về không có đơn mua, hàng về thiếu, hàng về thừa và hàng sai mã hoặc sai quy cách.

Không áp dụng: Không áp dụng cho hàng khách trả về hay hàng lỗi phát hiện trong kho (xem quy trình Hàng trả về và hàng lỗi), chuyển kho nội bộ, và việc đối chiếu hoá đơn nhà cung cấp để đề nghị thanh toán.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Thủ kho. Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
8.5.2	Nhận biết và truy xuất nguồn gốc
8.6	Thông qua sản phẩm và dịch vụ
8.7	Kiểm soát đầu ra không phù hợp
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Quy chế nhận hàng và nhập kho của công ty
Bảng tham số kho trong Bộ não công ty: ngưỡng chênh lệch cho phép, danh sách nhà cung cấp
Quy trình Mua đến thanh toán
Hướng dẫn đối chiếu ba bên: đơn mua, phiếu nhập, hoá đơn nhà cung cấp
Quy trình Kiểm soát hàng không phù hợp

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Phiếu nhập kho	Chứng từ ghi số lượng hàng thực tế thủ kho đã nhận vào kho theo từng dòng hàng, lô và hạn dùng.
Đơn mua	Đơn công ty đặt với nhà cung cấp, là căn cứ để xác định hàng về có đúng cam kết hay không.
Dòng lệch	Dòng hàng trên phiếu nhập khác đơn mua về mã, quy cách, số lượng, lô hoặc hạn dùng.
Phiếu chuyển giao	Văn bản ngắn chuyển một điểm lệch từ phòng Kho sang Mua hàng, kèm số phiếu và số đơn để người nhận xử lý ngay.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Tùng · Trợ lý Nhập xuất	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Thủ kho	A · Chịu trách nhiệm cuối	Kiểm thực tế hàng nhận, quyết định sửa phiếu nhập và chịu trách nhiệm số liệu nhập kho.
Nhân viên nhập xuất	R · Thực hiện	Cung cấp số đếm, ảnh hàng và ghi chú tại bãi nhận khi thủ kho yêu cầu.
Nhân viên Mua hàng	C · Được hỏi ý kiến	Nhận phiếu chuyển giao, làm việc với nhà cung cấp về hàng thiếu, thừa hoặc sai.
Kế toán công nợ	I · Được thông báo	Được báo các phiếu lệch chưa giải quyết để không đề nghị thanh toán khi chưa khớp.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Phiếu nhập kho mới phát sinh trong ngày từ phần mềm bán hàng - kho
Đơn mua tương ứng: mã hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, nhà cung cấp
Ngưỡng chênh lệch cho phép và danh sách nhà cung cấp trong Bộ não công ty

Đầu ra

Bảng lệch nhập kho trong ngày, mỗi dòng có số phiếu và số đơn mua
Phiếu chuyển giao cho Mua hàng cho từng điểm lệch cần xử lý với nhà cung cấp

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Phần mềm bán hàng – kho	Phiếu nhập trong ngày và đơn mua tương ứng
Giao cho	Thủ kho	Bảng lệch nhập kho trong ngày
Giao cho	Nhân viên Mua hàng	Dòng lệch cần làm việc với nhà cung cấp
Giao cho	QT-MH-04 Theo dõi giao hàng và đối chiếu ba bên	Phiếu nhập đã đối chiếu với đơn mua

7. Lưu đồ

1Thu thập phiếu nhập trong ngàyTùng · Trợ lý Nhập xuất
2Đối chiếu từng dòngTùng · Trợ lý Nhập xuất
3Báo hàng về không có đơn muaTùng · Trợ lý Nhập xuất
4Lập phiếu chuyển giao cho Mua hàngTùng · Trợ lý Nhập xuất
5Kiểm thực tế và quyết định sửa phiếuThủ kho
6Chuyển Mua hàng xử lý với nhà cung cấpNhân viên Mua hàng
7Theo dõi điểm lệch tới khi đóngTùng · Trợ lý Nhập xuất

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Thu thập phiếu nhập trong ngày	Nhân viên AI Tùng · Trợ lý Nhập xuất	Lấy toàn bộ phiếu nhập kho mới phát sinh trong ngày từ phần mềm bán hàng - kho, chỉ đọc, không tạo hay sửa phiếu. Ghép từng phiếu với đơn mua theo số đơn; phiếu không ghi số đơn thì ghép theo nhà cung cấp, mặt hàng và ngày, và ghi rõ là ghép suy đoán.	Danh sách phiếu nhập cần đối chiếu trong ngày	Trước 16:30 hằng ngày, theo lịch đối chiếu cuối ngày	Phiếu không ghép được với đơn mua nào thì đưa sang nhóm hàng về không có đơn, không bỏ sót.
2. Đối chiếu từng dòng	Nhân viên AI Tùng · Trợ lý Nhập xuất	So từng dòng phiếu nhập với đơn mua: mã hàng, quy cách, số lượng, lô và hạn dùng nếu có. Ghi lệch theo số lượng và theo mã hàng; dòng thiếu, dòng thừa và dòng sai mã ghi riêng từng loại. So mức chênh với ngưỡng cho phép trong Bộ não công ty để biết dòng nào chỉ cần ghi chú, dòng nào phải xử lý.	Bảng lệch nhập kho trong ngày	Trong 2 giờ kể từ khi có phiếu	Ngưỡng chênh lệch chỉ lấy từ Bộ não công ty; chưa có ngưỡng cho nhà cung cấp đó thì coi mọi chênh lệch là phải xử lý.
3. Báo hàng về không có đơn mua	Nhân viên AI Tùng · Trợ lý Nhập xuất	Lập danh sách riêng các phiếu nhập không có đơn mua tương ứng, kèm nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng. Gửi thủ kho và Mua hàng cùng lúc để quyết định nhận giữ hay trả lại.	Danh sách hàng về không có đơn	Cùng ngày phát hiện	Hàng không có đơn không được coi là lệch nhỏ; luôn là điểm dừng cần người quyết.
4. Lập phiếu chuyển giao cho Mua hàng	Nhân viên AI Tùng · Trợ lý Nhập xuất	Với mỗi dòng lệch vượt ngưỡng, lập một phiếu chuyển giao nêu số phiếu nhập, số đơn mua, mã hàng, số lệch và hậu quả với đơn. Gom các dòng lệch cùng một nhà cung cấp vào một phiếu để Mua hàng làm việc một lần.	Phiếu chuyển giao lệch nhập kho	Trong ngày phát hiện	Phiếu chuyển giao chỉ nêu sự việc và số liệu; không kết luận lỗi ở nhà cung cấp hay ở kho.
5. Kiểm thực tế và quyết định sửa phiếu	Con người Thủ kho	Đối chiếu từng dòng lệch với hàng thật ở bãi nhận hoặc kệ: đếm lại, xem nhãn, lô, hạn dùng. Nếu phiếu nhập ghi sai so với thực tế thì tự sửa hoặc huỷ phiếu theo quy chế; nếu phiếu đúng thì giữ nguyên và xác nhận điểm lệch là của nhà cung cấp.	Xác nhận của thủ kho trên bảng lệch	Trong 1 ngày làm việc	Chỉ thủ kho được tạo, sửa hay xoá phiếu nhập; nhân viên AI không có quyền ghi vào phiếu.
6. Chuyển Mua hàng xử lý với nhà cung cấp	Con người Nhân viên Mua hàng	Nhận phiếu chuyển giao đã được thủ kho xác nhận, liên hệ nhà cung cấp về hàng thiếu, thừa hoặc sai. Phản hồi kết quả xử lý (bổ sung hàng, nhận thừa, đổi hàng, ghi giảm đơn) lại cho phòng Kho.	Kết quả xử lý ghi trên phiếu chuyển giao	Theo thời hạn Mua hàng đặt cho từng nhà cung cấp	Chưa có kết quả xử lý thì điểm lệch còn mở, không được đóng.
7. Theo dõi điểm lệch tới khi đóng	Nhân viên AI Tùng · Trợ lý Nhập xuất	Mỗi sáng liệt kê các điểm lệch còn mở và số ngày đã mở; nhắc người đang giữ một lần. Điểm lệch quá thời hạn thì báo thủ kho và Kế toán công nợ để không đề nghị thanh toán dòng hàng đó.	Danh sách điểm lệch nhập kho còn mở	Hằng ngày	Chỉ đóng điểm lệch khi có xác nhận bằng văn bản của thủ kho và Mua hàng.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Hàng về không có đơn mua	Báo thủ kho và Mua hàng ngay; thủ kho quyết định nhận giữ tạm hay trả lại. Nhân viên AI không đề xuất tạo đơn mua bù.
Hàng về thiếu so với đơn nhưng nhà cung cấp báo giao đợt sau	Ghi nhận là giao nhiều đợt, giữ đơn mua mở và theo dõi phần còn lại; không coi là sai lệch đã xử lý.
Số đếm của thủ kho khác số trên phiếu do nhập liệu nhầm	Thủ kho sửa phiếu theo quy chế sau khi đếm lại có người chứng kiến; ghi lý do sửa. Nhân viên AI chỉ cập nhật bảng lệch sau khi phiếu được sửa.
Hàng đúng mã nhưng sai lô hoặc hạn dùng ngắn hơn cam kết	Đánh dấu là điểm lệch về chất lượng, chuyển thủ kho và Mua hàng; chưa cho phép bán lô này cho tới khi có quyết định.
Không truy cập được phần mềm bán hàng - kho cuối ngày	Báo thủ kho, đối chiếu bằng bản in phiếu giấy do thủ kho cung cấp và ghi chú đã làm thủ công; đối chiếu lại ngay khi hệ thống hoạt động.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Hàng thiếu hoặc sai không bị phát hiện, công ty trả tiền cho hàng chưa nhận	Đối chiếu mọi phiếu nhập trong ngày; điểm lệch mở thì báo Kế toán công nợ để chặn đề nghị thanh toán.
Phiếu nhập bị sửa tuỳ tiện để cho khớp đơn mua	Chỉ thủ kho được sửa phiếu, kèm lý do; nhân viên AI chỉ đọc và lưu vết điểm lệch trước khi sửa.
Ghép nhầm phiếu với đơn mua khi chứng từ thiếu số đơn	Ghi rõ ghép suy đoán và để thủ kho xác nhận trước khi chuyển Mua hàng.

11. Biểu mẫu

BM-KHO-01-01

Bảng lệch nhập kho trong ngày

Ngày đối chiếu · Số phiếu nhập · Số đơn mua · Nhà cung cấp · Mã hàng · Số lượng theo đơn · Số lượng theo phiếu · Loại lệch · Trong hay vượt ngưỡng · Ghi chú

BM-KHO-01-02

Phiếu chuyển giao lệch nhập kho

Số phiếu chuyển giao · Ngày lập · Số phiếu nhập · Số đơn mua · Nhà cung cấp · Mô tả điểm lệch · Đề nghị với Mua hàng · Người nhận · Kết quả xử lý · Ngày đóng

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bảng lệch nhập kho hằng ngày	Kho tài liệu công ty, thư mục Kho theo năm và tháng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Thủ kho
Phiếu chuyển giao lệch nhập kho	Kho tài liệu công ty, thư mục Kho và Mua hàng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Thủ kho

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số phiếu nhập lệch phát hiện trong ngày	Số phiếu nhập có ít nhất một dòng lệch chia tổng số phiếu nhập trong ngày	Phát hiện đủ 100% trong ngày nhập (đề xuất ban đầu)	Hằng ngày
Thời gian từ lúc lệch tới lúc được xử lý	Số ngày làm việc trung bình từ ngày phát hiện lệch tới ngày điểm lệch được đóng	Không quá 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Điểm lệch mở quá hạn	Số điểm lệch còn mở quá thời hạn xử lý tại ngày cuối tuần	Bằng 0 (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449