← Ban giám đốc · Danh mục quy trình

So sánh phương án trước một quyết định

Bảo đảm lãnh đạo chọn giữa các phương án dựa trên bảng so sánh có tiêu chí rõ, chi phí, lợi ích và rủi ro từng phương án, với mọi giả định được ghi tên và chỉ ra giả định nào sai sẽ đổi kết luận, để quyết định có căn cứ và truy lại được.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHSo sánh phương án trước một quyết định	Mã tài liệu	QT-BGD-05
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho các quyết định lựa chọn có nhiều phương án như tự làm hay thuê ngoài, mở rộng hay giữ nguyên, do ban giám đốc yêu cầu phân tích trước khi quyết.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc ra quyết định (do con người thực hiện), tính giá báo khách, và thẩm định pháp lý của phương án (do người có chuyên môn pháp lý kết luận).

Mức tự chủ của nhân viên AI: Người quyết Chuẩn bị đủ hồ sơ và phương án. Quyết định là của con người.

Người cầm lái đội: Giám đốc. Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Giám đốc.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
9.1.3	Phân tích và đánh giá
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
9.3	Xem xét của lãnh đạo

Bảng thẩm quyền quyết định và hạn mức duyệt theo cấp
Danh mục chỉ số và nguồn đã thống nhất trong Bộ não công ty
Mục tiêu quý và kế hoạch hiện hành
Khuôn Báo cáo có nguồn của công ty

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Phương án	Một cách làm cụ thể, loại trừ nhau với phương án khác; luôn có phương án "giữ nguyên" để so.
Giả định	Điều được coi là đúng để tính toán nhưng chưa được xác nhận bằng số liệu thật.
Giả định then chốt	Giả định mà nếu sai thì thứ tự ưu tiên giữa các phương án thay đổi.
Mức độ chắc chắn	Mức đánh giá của người phân tích về độ tin cậy của khuyến nghị: cao, vừa hoặc thấp, kèm lý do.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Giám đốc	A · Chịu trách nhiệm cuối	Chọn phương án và chịu trách nhiệm về quyết định.
Người yêu cầu phân tích	R · Thực hiện	Nêu rõ quyết định cần đưa ra, thời hạn và ràng buộc.
Trưởng phòng liên quan	C · Được hỏi ý kiến	Cung cấp số liệu và xác nhận hoặc bác giả định thuộc phòng mình.
Chuyên viên pháp chế hoặc tài chính	C · Được hỏi ý kiến	Kết luận phần pháp lý hoặc tài chính khi phương án đụng tới.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Yêu cầu phân tích: quyết định cần đưa ra, thời hạn, ràng buộc
Số liệu nội bộ liên quan, chỉ đọc
Mục tiêu và kế hoạch hiện hành

Đầu ra

Bảng so sánh phương án kèm các giả định then chốt
Khuyến nghị kèm mức độ chắc chắn
Danh sách giả định cần xác nhận

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Người yêu cầu phân tích	Câu hỏi cần quyết và các phương án đang cân nhắc
Giao cho	Giám đốc	Bảng so sánh phương án kèm các giả định then chốt

7. Lưu đồ

1Làm rõ quyết định cần đưa raVinh · Trợ lý Phân tích
2Liệt kê phương án và tiêu chíVinh · Trợ lý Phân tích
3Thu số liệu nội bộKim · Trợ lý Số liệu
4Ước tính chi phí, lợi ích, rủi roVinh · Trợ lý Phân tích
5Kiểm độ nhạy của giả địnhVinh · Trợ lý Phân tích
6Soạn khuyến nghị và phiếu trìnhVinh · Trợ lý Phân tích
7Trưởng phòng liên quan xác nhận số liệuTrưởng phòng liên quan
8Chọn phương ánGiám đốc
9Lưu và theo dõi giả địnhVinh · Trợ lý Phân tích

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Làm rõ quyết định cần đưa ra	Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích	Ghi lại bằng một câu quyết định cần chọn, người quyết, hạn quyết và ràng buộc (ngân sách, thời gian, nhân lực). Hỏi lại người yêu cầu khi quyết định có nhiều cách hiểu; không phân tích khi chưa rõ cần chọn gì.	Phiếu yêu cầu phân tích	Trong 1 ngày làm việc	Quyết định chưa rõ thì dừng và hỏi, không đoán.
2. Liệt kê phương án và tiêu chí	Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích	Liệt kê các phương án, luôn gồm phương án giữ nguyên hiện trạng. Đề xuất tiêu chí so sánh và trọng số; người yêu cầu xác nhận trước khi tính. Mỗi phương án mô tả đủ để người đọc hiểu mà không phải hỏi lại.	Danh sách phương án và tiêu chí đã xác nhận	—	Tiêu chí do người yêu cầu xác nhận, không tự chọn cho vừa kết luận.
3. Thu số liệu nội bộ	Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	Lấy số liệu liên quan từ nguồn đã thống nhất, chỉ đọc, ghi nguồn và thời điểm lấy. Chỗ không có số thì ghi "chưa có" và liệt vào danh sách cần bổ sung, không ước lượng thay.	Bảng số liệu đầu vào	—	Không đọc dữ liệu lương và nhân sự khi chưa được cấp quyền cho việc này.
4. Ước tính chi phí, lợi ích, rủi ro	Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích	Ước tính chi phí, lợi ích và rủi ro của từng phương án theo cùng đơn vị và cùng kỳ. Ghi mọi giả định thành dòng riêng, nêu căn cứ hoặc ghi "chưa có căn cứ". Dữ kiện và ước tính tách riêng, ước tính ghi rõ khoảng giá trị.	Bảng ước tính và danh sách giả định	—	Không trình một con số dự báo đơn lẻ như sự thật.
5. Kiểm độ nhạy của giả định	Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích	Với từng giả định, đổi giá trị lên xuống theo khoảng hợp lý và xem thứ tự phương án có đổi không. Nêu rõ giả định then chốt: giả định nào sai thì kết luận đổi và đổi thành gì.	Bảng độ nhạy	—	Mỗi giả định then chốt có người xác nhận được và cách xác nhận.
6. Soạn khuyến nghị và phiếu trình	Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích	Soạn bảng so sánh một trang, khuyến nghị và mức độ chắc chắn kèm lý do. Soạn phiếu trình duyệt một màn hình: quyết định, phương án khuyến nghị, số chính, giả định then chốt, điểm cần chú ý.	Bảng so sánh phương án và phiếu trình	Theo hạn quyết của người yêu cầu	Khuyến nghị chỉ mang tính tham khảo; lựa chọn là việc của lãnh đạo.
7. Trưởng phòng liên quan xác nhận số liệu	Con người Trưởng phòng liên quan	Đọc phần số liệu và giả định thuộc phòng mình, xác nhận, sửa hoặc bác từng giả định. Ghi ý kiến vào phiếu trình để lãnh đạo thấy.	Xác nhận hoặc sửa giả định	Trong 2 ngày làm việc	Giả định bị bác thì nhân viên AI tính lại và nêu rõ đã đổi gì.
8. Chọn phương án	Con người Giám đốc	Đọc phiếu trình, chọn phương án, hoặc yêu cầu bổ sung phân tích, hoặc hoãn. Ghi lý do chọn và các điều kiện kèm theo.	Quyết định chọn phương án	Theo hạn quyết	Việc chọn phương án và mọi cam kết đi kèm do con người quyết.
9. Lưu và theo dõi giả định	Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích	Lưu bảng so sánh, quyết định và danh sách giả định vào hồ sơ quyết định. Lên lịch kiểm lại các giả định then chốt sau khi thực hiện và ghi giả định nào sai.	Hồ sơ quyết định	Trong 1 ngày làm việc sau quyết định	Giả định sai được ghi lại để lần phân tích sau dùng.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Thiếu số liệu để ước tính	Nêu rõ số nào chưa có, đưa khoảng giá trị kèm giả định, hạ mức độ chắc chắn xuống thấp; đề nghị người yêu cầu cho thêm thời gian hoặc chấp nhận quyết với mức chắc chắn thấp.
Lãnh đạo yêu cầu kết luận ngay khi chưa đủ số	Đưa kết luận sơ bộ kèm cảnh báo và danh sách giả định chưa xác nhận; lãnh đạo ghi nhận đã quyết với thông tin chưa đủ.
Phương án đụng tới vấn đề pháp lý hoặc thuế	Chỉ nêu vấn đề cần hỏi; kết luận pháp lý hoặc thuế do người có chuyên môn đưa ra, không tính theo số tự suy.
Các phương án sát nhau, khó phân biệt	Nói rõ chênh lệch nằm trong sai số của giả định, đề xuất tiêu chí khác hoặc làm thử quy mô nhỏ nếu có thể.
Quyết định liên quan tới tiền lớn hoặc không đảo ngược	Đánh dấu cần xem xét kỹ và theo hạn mức duyệt theo cấp; người duyệt theo bảng thẩm quyền.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Giả định sai làm kết luận sai	Mọi giả định ghi riêng, chỉ ra giả định then chốt, kiểm độ nhạy trước khi khuyến nghị.
Khuyến nghị bị coi như quyết định	Phiếu trình ghi rõ khuyến nghị chỉ mang tính tham khảo; chỉ lãnh đạo chọn phương án.
Thiên lệch do số liệu chỉ từ một phía	Xác nhận giả định với phòng liên quan, luôn có phương án giữ nguyên để đối chiếu.
Lộ số liệu nhạy cảm trong bảng so sánh	Chỉ đưa số cần cho việc so sánh, lưu trong thư mục phân quyền của ban giám đốc.

11. Biểu mẫu

BM-BGD-05-01

Phiếu yêu cầu phân tích phương án

Quyết định cần đưa ra · Người quyết · Hạn quyết · Ràng buộc · Phương án đã biết · Người yêu cầu

BM-BGD-05-02

Bảng so sánh phương án

Phương án · Chi phí ước tính và khoảng giá trị · Lợi ích ước tính · Rủi ro chính · Điểm theo từng tiêu chí · Giả định then chốt · Mức độ chắc chắn

BM-BGD-05-03

Danh sách giả định

Số thứ tự · Giả định · Căn cứ hoặc ghi chưa có · Người xác nhận · Kết quả xác nhận · Có phải giả định then chốt

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Hồ sơ quyết định kèm bảng so sánh	Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc, theo năm	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Chánh văn phòng
Danh sách giả định và kết quả kiểm lại	Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Chánh văn phòng

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ quyết định lớn có bảng so sánh	Số quyết định lớn có bảng so sánh chia tổng số quyết định lớn	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Tỷ lệ giả định then chốt bị sai về sau	Số giả định then chốt kiểm lại thấy sai chia tổng số giả định then chốt đã kiểm	Theo dõi 2 quý đầu để đặt ngưỡng (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Thời gian từ yêu cầu tới phiếu trình	Số ngày làm việc trung bình từ khi yêu cầu rõ tới khi có phiếu trình	Không quá 5 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449