← Kho – Tồn kho · Danh mục quy trình

Hàng chậm bán và hàng cận hạn

Giúp công ty thấy sớm số vốn đang nằm trong hàng bán chậm và hàng sắp hết hạn để kịp xử lý bằng khuyến mãi, bán kèm hay trả nhà cung cấp, trước khi hàng mất giá hoặc phải huỷ, đồng thời giữ thông tin giá vốn trong phạm vi được phép.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHHàng chậm bán và hàng cận hạn	Mã tài liệu	QT-KHO-03
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi mã hàng và lô hàng còn tồn kho: mã không bán được trong 60 và 90 ngày, lô còn dưới ngưỡng ngày hạn dùng công ty đặt. Chạy đầu mỗi tháng hoặc trước một đợt khuyến mãi.

Không áp dụng: Không áp dụng cho quyết định giảm giá, thanh lý, huỷ hàng hay trả nhà cung cấp (do người có thẩm quyền quyết), và cảnh báo hàng sắp hết (xem quy trình Cảnh báo tồn thấp).

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Thủ kho. Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
8.5.4	Bảo toàn
8.7	Kiểm soát đầu ra không phù hợp
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

Bảng tham số kho trong Bộ não công ty: ngưỡng ngày hạn dùng, quy tắc phân nhóm chậm bán
Quy chế xử lý hàng tồn đọng và thanh lý của công ty
Quy chế bảo quản hàng hoá trong kho
Quy trình Kiểm soát hàng không phù hợp
Chính sách giá và khuyến mãi của công ty

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Hàng chậm bán	Mã hàng không phát sinh bán ra trong 60 ngày (chậm) hoặc 90 ngày (rất chậm) gần nhất.
Hàng cận hạn	Lô hàng còn số ngày hạn dùng ít hơn ngưỡng công ty đặt trong Bộ não công ty.
Vốn đang nằm	Giá trị tồn của mã hoặc lô theo giá vốn, chỉ hiển thị trong phòng Kho và Kế toán.
Thanh lý	Bán hoặc xử lý hàng tồn đọng theo quyết định của người có thẩm quyền, thường dưới giá thông thường.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Thủ kho	R · Thực hiện	Soát tình trạng thực tế của hàng trên danh sách, bảo quản và thực hiện việc xuất, nhập khi có quyết định.
Trưởng phòng Kinh doanh	C · Được hỏi ý kiến	Đề xuất hướng bán: giảm giá, bán kèm, chương trình khuyến mãi cho nhóm hàng chậm.
Kế toán	C · Được hỏi ý kiến	Soát giá trị tồn, trích lập dự phòng và hạch toán khi thanh lý hoặc huỷ.
Giám đốc	A · Chịu trách nhiệm cuối	Quyết định thanh lý, huỷ hàng, trả nhà cung cấp và mọi mức giảm giá vượt thẩm quyền của Kinh doanh.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Số tồn theo mã và theo lô, kèm hạn dùng, từ phần mềm bán hàng - kho
Lịch sử bán 60 và 90 ngày của từng mã hàng
Ngưỡng ngày hạn dùng và quy tắc phân nhóm trong Bộ não công ty

Đầu ra

Bảng hàng chậm bán và cận hạn, xếp theo vốn đang nằm từ cao xuống thấp
Gợi ý hướng xử lý cho từng nhóm để người có thẩm quyền chọn

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Phần mềm bán hàng – kho	Tồn theo mã, ngày nhập, hạn dùng và tốc độ bán
Giao cho	Giám đốc	Bảng hàng chậm bán và cận hạn, xếp theo vốn đang nằm
Giao cho	Trưởng phòng Kinh doanh	Mã hàng nên đưa vào chương trình bán

7. Lưu đồ

1Lấy số liệu tồn và bánHân · Trợ lý Tồn kho
2Liệt kê hàng chậm bánHân · Trợ lý Tồn kho
3Liệt kê hàng cận hạnHân · Trợ lý Tồn kho
4Xếp theo vốn đang nằmHân · Trợ lý Tồn kho
5Gợi ý hướng xử lýHân · Trợ lý Tồn kho
6Thủ kho soát thực tếThủ kho
7Giám đốc quyết định hướng xử lýGiám đốc
8Theo dõi thực hiện và ghi kết quảHân · Trợ lý Tồn kho

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Lấy số liệu tồn và bán	Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	Đọc số tồn theo mã và theo lô, kèm hạn dùng và giá vốn, từ phần mềm bán hàng - kho. Đọc lịch sử bán 60 và 90 ngày gần nhất của từng mã.	Bảng số liệu đầu vào đầu tháng	Trước 9:00 ngày 1 hằng tháng	Số tồn chỉ lấy từ phần mềm kho; lô thiếu hạn dùng thì đánh dấu để thủ kho bổ sung.
2. Liệt kê hàng chậm bán	Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	Lập hai nhóm: mã không bán được trong 60 ngày và mã không bán được trong 90 ngày, kèm số lượng và giá trị tồn. Loại các mã mới nhập chưa đủ thời gian để đánh giá và ghi chú lý do loại.	Bảng hàng chậm bán	Trong 2 giờ làm việc	Mã có hàng đang bị giữ cho hợp đồng hoặc đơn đặt trước không tính là chậm bán.
3. Liệt kê hàng cận hạn	Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	Lập danh sách các lô còn dưới ngưỡng ngày hạn dùng công ty đặt trong Bộ não công ty, kèm số ngày còn lại và số lượng. Tách riêng lô đã quá hạn để thủ kho xử lý theo quy trình hàng không phù hợp.	Bảng hàng cận hạn và quá hạn	Trong 2 giờ làm việc	Lô quá hạn phải hiện ở nhóm riêng, không gộp với cận hạn.
4. Xếp theo vốn đang nằm	Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	Gộp hai bảng và xếp theo giá trị vốn đang nằm từ cao xuống thấp để ưu tiên xử lý. Ghi tổng giá trị theo từng nhóm và tỷ trọng so với tổng giá trị tồn.	Bảng tổng hợp hàng chậm bán và cận hạn	—	Giá vốn và giá trị tồn chỉ hiện trong bản gửi phòng Kho và Kế toán; bản gửi bộ phận khác chỉ có mã, số lượng và số ngày.
5. Gợi ý hướng xử lý	Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	Với mỗi nhóm, nêu các hướng có thể: giảm giá, bán kèm, trả nhà cung cấp, thanh lý, kèm điều kiện áp dụng. Ghi rõ đây chỉ là gợi ý; không tự đặt mức giảm giá hay tự quyết hướng xử lý.	Phiếu gợi ý hướng xử lý	Trước 12:00 ngày 1 hằng tháng	Gợi ý phải bám Quy chế xử lý hàng tồn đọng; không ghi mức giảm giá khi chưa có chính sách.
6. Thủ kho soát thực tế	Con người Thủ kho	Kiểm tình trạng thực tế của các lô cận hạn và quá hạn: số lượng, bao bì, điều kiện bảo quản. Xác nhận hoặc sửa bảng nếu số liệu không khớp thực tế, và đề nghị kiểm kê lại khi cần.	Xác nhận của thủ kho trên bảng	Trong 2 ngày làm việc	Hàng quá hạn phải được tách khỏi khu hàng bán được ngay khi phát hiện.
7. Giám đốc quyết định hướng xử lý	Con người Giám đốc	Xem bảng tổng hợp và gợi ý, quyết định hướng xử lý cho từng nhóm theo thẩm quyền: giảm giá, thanh lý, huỷ hoặc trả nhà cung cấp. Giao việc thực hiện cho Kinh doanh, Mua hàng và Thủ kho kèm thời hạn.	Quyết định xử lý hàng tồn đọng	Trong 5 ngày làm việc	Huỷ hàng, thanh lý, trả nhà cung cấp chỉ thực hiện khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền.
8. Theo dõi thực hiện và ghi kết quả	Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	Cuối tháng so bảng đầu tháng với số liệu mới, ghi giá trị đã xử lý được và giá trị vẫn còn nằm. Nhóm nào chưa xử lý thì báo lại thủ kho để đưa vào kỳ sau.	Bảng kết quả xử lý hàng tồn đọng	Cuối mỗi tháng	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Hàng chậm bán do chưa có đợt bán nhưng sắp có khuyến mãi	Giữ trong bảng nhưng ghi chú theo kế hoạch khuyến mãi, để Kinh doanh xác nhận có tính là chậm bán kỳ này không.
Lô quá hạn vẫn còn trên kệ bán	Báo ngay thủ kho để tách khỏi khu bán hàng; nhân viên AI không tự đánh dấu huỷ, việc huỷ do người có thẩm quyền quyết.
Thiếu hạn dùng hoặc lô của hàng trong phần mềm	Nêu danh sách mã thiếu thông tin cho thủ kho bổ sung; không suy đoán hạn dùng.
Muốn xem giá vốn để bàn với bộ phận khác	Chỉ chia sẻ mã, số lượng, số ngày với bộ phận ngoài Kho và Kế toán; giá vốn chỉ mở khi Giám đốc cho phép.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Hàng hết hạn bị bán ra hoặc xuất đi	Danh sách lô cận hạn và quá hạn được gửi thủ kho mỗi tháng; lô quá hạn tách khỏi khu bán hàng.
Lộ giá vốn và giá trị tồn ra ngoài phạm vi được phép	Bản gửi ngoài phòng Kho và Kế toán lược bỏ cột giá vốn và giá trị.
Gợi ý bị hiểu là quyết định, dẫn tới giảm giá hay thanh lý chưa duyệt	Mọi bảng ghi rõ chỉ là gợi ý; thực hiện chỉ khi có quyết định văn bản.

11. Biểu mẫu

BM-KHO-03-01

Bảng hàng chậm bán và cận hạn

Kỳ báo cáo · Mã hàng · Lô · Số lượng tồn · Số ngày không bán · Hạn dùng và số ngày còn lại · Giá trị tồn · Nhóm · Gợi ý hướng xử lý

BM-KHO-03-02

Quyết định xử lý hàng tồn đọng

Số quyết định · Ngày quyết · Mã hàng và lô · Số lượng · Hướng xử lý · Mức giảm giá hoặc giá thanh lý · Người thực hiện · Hạn hoàn thành · Người quyết định

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bảng hàng chậm bán và cận hạn hằng tháng	Kho tài liệu công ty, thư mục Kho (hạn chế quyền: Kho và Kế toán)	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Thủ kho
Quyết định xử lý hàng tồn đọng	Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc và Kho	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Giám đốc

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Giá trị tồn trên 90 ngày	Tổng giá trị tồn của mã không bán được trong 90 ngày cuối tháng	Giảm so với tháng trước (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Giá trị hàng hết hạn phải huỷ	Tổng giá trị lô quá hạn bị huỷ trong tháng	Giảm dần qua từng quý (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ lô cận hạn được xử lý kịp	Số lô cận hạn được xử lý trước hạn chia tổng số lô cận hạn trong tháng	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449