| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHSàng lọc hồ sơ ứng viên | Mã tài liệu | QT-NS-01 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm mọi hồ sơ ứng viên cho một vị trí đang tuyển được xem xét theo cùng một bộ tiêu chí công việc đã viết ra, có bằng chứng trích từ hồ sơ, để người quyết định tuyển nhận được bảng xếp thứ tự công bằng, đủ căn cứ và không phụ thuộc cảm tính.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho mọi hồ sơ ứng viên nhận được cho vị trí đang mở tuyển, từ lúc hồ sơ vào kho cho tới khi có bảng chấm điểm và bộ câu hỏi phỏng vấn trình người quyết định.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc phỏng vấn, đánh giá sau phỏng vấn, đề xuất mức lương và thư mời nhận việc; các việc đó do con người thực hiện. Việc đón nhân viên sau khi nhận việc thuộc quy trình Hội nhập nhân viên mới.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người cầm lái đội: Trưởng phòng Nhân sự (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
Người duyệt theo thẩm quyền: Quản lý bộ phận cần tuyển.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 7.1.2 | Con người |
| 7.2 | Năng lực |
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 8.2 | Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
- Bản mô tả công việc và tiêu chí tuyển của từng vị trí
- Quy chế tuyển dụng của công ty
- Quy định về lưu và huỷ hồ sơ ứng viên không trúng tuyển
- Bộ luật Lao động và quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân (tra bản đang có hiệu lực)
- Quy trình Hội nhập nhân viên mới
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Tiêu chí công việc | Danh sách kỹ năng, kinh nghiệm, chứng chỉ gắn trực tiếp với việc phải làm, được viết và duyệt trước khi nhận hồ sơ. |
| Tiêu chí bắt buộc | Điều kiện thiếu thì không thể làm được việc; tiêu chí còn lại là điểm cộng. |
| Bằng chứng | Đoạn trích nguyên văn trong hồ sơ làm căn cứ cho điểm chấm của từng tiêu chí. |
| Thông tin không dùng để xét | Tuổi, giới tính, quê quán, tình trạng hôn nhân, ảnh; không được xuất hiện trong bảng chấm. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Châu · Trợ lý Tuyển dụng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Quản lý bộ phận cần tuyển | A · Chịu trách nhiệm cuối | Duyệt tiêu chí công việc, quyết định mời ai phỏng vấn và chịu trách nhiệm về quyết định tuyển. |
| Chuyên viên tuyển dụng | R · Thực hiện | Liên hệ ứng viên, gửi thư ra ngoài công ty và lưu hồ sơ theo quy định. |
| Trưởng phòng Nhân sự (con người) | C · Được hỏi ý kiến | Soát tính công bằng của tiêu chí và xử lý ca nhạy cảm hoặc khiếu nại của ứng viên. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Hồ sơ ứng viên trong kho hồ sơ tuyển dụng
- Bản mô tả công việc và tiêu chí đã được quản lý bộ phận duyệt
- Bảng chấm và phản hồi sau các đợt tuyển trước của cùng vị trí
Đầu ra
- Bảng chấm điểm từng ứng viên, mỗi điểm có bằng chứng trích từ hồ sơ
- Bộ 5 câu hỏi phỏng vấn cho mỗi ứng viên được xếp vào nhóm cân nhắc
- Danh sách mời phỏng vấn đã được duyệt
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Ứng viên (bên ngoài) | Hồ sơ ứng tuyển |
| Nhận từ | Chuyên viên tuyển dụng | Tiêu chí vị trí đã duyệt |
| Giao cho | Quản lý bộ phận cần tuyển | Bảng chấm điểm có bằng chứng và câu hỏi phỏng vấn |
| Giao cho | Chuyên viên tuyển dụng | Danh sách mời phỏng vấn đã duyệt |
7. Lưu đồ
- 1Nhận hồ sơ và kiểm tiêu chí vị tríChâu · Trợ lý Tuyển dụng
- 2Lọc bỏ thông tin không dùng để xétChâu · Trợ lý Tuyển dụng
- 3Chấm từng tiêu chí kèm bằng chứngChâu · Trợ lý Tuyển dụng
- 4Xếp thứ tự và nêu điểm chưa rõChâu · Trợ lý Tuyển dụng
- 5Soạn câu hỏi phỏng vấnChâu · Trợ lý Tuyển dụng
- 6Lập phiếu trình mời phỏng vấnChâu · Trợ lý Tuyển dụng
- 7Quyết định mời phỏng vấnQuản lý bộ phận cần tuyển
- 8Liên hệ ứng viên và lưu hồ sơChuyên viên tuyển dụng
- 9Ghi nhận kết quả và hiệu chỉnh tiêu chíChâu · Trợ lý Tuyển dụng
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Nhận hồ sơ và kiểm tiêu chí vị trí | Nhân viên AI Châu · Trợ lý Tuyển dụng |
|
Dòng mới trong Sổ theo dõi hồ sơ ứng viên | Trong ngày làm việc nhận hồ sơ | Không chấm khi chưa có tiêu chí được duyệt bằng văn bản. |
| 2. Lọc bỏ thông tin không dùng để xét | Nhân viên AI Châu · Trợ lý Tuyển dụng |
|
Bản hồ sơ rút gọn dùng để chấm | Cùng lượt xử lý với bước chấm | Bảng chấm có nhắc tới thông tin không dùng để xét là lỗi, phải làm lại. |
| 3. Chấm từng tiêu chí kèm bằng chứng | Nhân viên AI Châu · Trợ lý Tuyển dụng |
|
Bảng chấm điểm có bằng chứng | Trong 1 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ (đề xuất ban đầu) | Hồ sơ không đọc được hoặc nghi giả mạo thì đánh dấu để người xem, không tự kết luận. |
| 4. Xếp thứ tự và nêu điểm chưa rõ | Nhân viên AI Châu · Trợ lý Tuyển dụng |
|
Bảng xếp thứ tự có lý do | — | Bảng xếp chỉ là gợi ý; mọi quyết định giữ hay bỏ hồ sơ thuộc về con người. |
| 5. Soạn câu hỏi phỏng vấn | Nhân viên AI Châu · Trợ lý Tuyển dụng |
|
Bộ câu hỏi phỏng vấn | Cùng lúc với bảng xếp thứ tự | Soát từng câu: câu nào chạm vào thông tin không dùng để xét thì bỏ. |
| 6. Lập phiếu trình mời phỏng vấn | Nhân viên AI Châu · Trợ lý Tuyển dụng |
|
Phiếu trình duyệt danh sách mời phỏng vấn | Trong 1 ngày làm việc sau khi chấm xong (đề xuất ban đầu) | — |
| 7. Quyết định mời phỏng vấn | Con người Quản lý bộ phận cần tuyển |
|
Xác nhận quyết định trên phiếu trình | Trong 2 ngày làm việc | Chỉ con người quyết định ai được mời hoặc không; im lặng không được coi là duyệt. |
| 8. Liên hệ ứng viên và lưu hồ sơ | Con người Chuyên viên tuyển dụng |
|
Thư gửi ứng viên và hồ sơ đã phân loại | Trong 2 ngày làm việc sau khi có quyết định | Thư ra ngoài công ty chỉ do con người gửi. |
| 9. Ghi nhận kết quả và hiệu chỉnh tiêu chí | Nhân viên AI Châu · Trợ lý Tuyển dụng |
|
Ghi chú hiệu chỉnh tiêu chí | Sau khi vòng phỏng vấn kết thúc | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Vị trí chưa có tiêu chí được duyệt | Nhân viên AI không chấm; báo chuyên viên tuyển dụng và quản lý bộ phận hoàn thiện tiêu chí, hồ sơ đến trong thời gian đó vẫn được lưu nguyên. |
| Hồ sơ chứa thông tin không dùng để xét, như ảnh hoặc ghi chú hôn nhân | Lọc khỏi bản dùng để chấm, không nhắc trong bảng chấm; hồ sơ gốc giữ nguyên trong kho phân quyền. |
| Hồ sơ thiếu tiêu chí bắt buộc | Vẫn đưa vào bảng với cảnh báo thiếu gì; người quản lý quyết giữ hay bỏ, nhân viên AI không loại. |
| Ứng viên là người quen hoặc người thân của nhân viên công ty | Báo Trưởng phòng Nhân sự; người có quan hệ không tham gia duyệt hay phỏng vấn hồ sơ đó. |
| Ứng viên xin rút hồ sơ hoặc yêu cầu xoá dữ liệu | Chuyển chuyên viên tuyển dụng xử lý theo quy định về dữ liệu cá nhân; nhân viên AI không tự xoá. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Thiên lệch do dùng thông tin không liên quan tới công việc | Lọc thông tin không dùng để xét trước khi chấm; mọi điểm phải có bằng chứng; Trưởng phòng Nhân sự lấy mẫu soát định kỳ. |
| Loại nhầm ứng viên phù hợp vì máy đọc sai | Nhân viên AI không loại ai, chỉ xếp thứ tự; hồ sơ không đọc được được đánh dấu cho người xem. |
| Lộ hồ sơ cá nhân của ứng viên | Kho hồ sơ chỉ mở cho bộ phận tuyển dụng; nhân viên AI không đọc web hay email ngoài; thư ra ngoài do con người gửi. |
| Tiêu chí lỗi thời làm kết quả sai | Quản lý bộ phận duyệt lại tiêu chí khi mở đợt tuyển mới và sau mỗi đợt có lệch lặp lại. |
11. Biểu mẫu
BM-NS-01-01
Bảng chấm điểm hồ sơ ứng viên
Mã hồ sơ · Vị trí tuyển · Tiêu chí · Thang điểm · Điểm chấm · Bằng chứng trích từ hồ sơ · Tiêu chí bắt buộc còn thiếu · Điểm chưa rõ cần hỏi · Thứ tự xếp · Ngày chấm
BM-NS-01-02
Bộ câu hỏi phỏng vấn
Mã hồ sơ · Số thứ tự câu hỏi · Nội dung câu hỏi · Tiêu chí được kiểm tra · Dấu hiệu câu trả lời tốt · Ghi chú của người phỏng vấn
BM-NS-01-03
Phiếu trình danh sách mời phỏng vấn
Vị trí · Số hồ sơ đã xét · Danh sách đề xuất mời · Điểm cần chú ý · Người duyệt · Quyết định · Ngày quyết định
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Sổ theo dõi hồ sơ ứng viên | Kho hồ sơ tuyển dụng, thư mục theo vị trí | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Chuyên viên tuyển dụng |
| Bảng chấm điểm và bộ câu hỏi phỏng vấn | Kho hồ sơ tuyển dụng, thư mục theo vị trí và đợt tuyển | Theo thời hạn lưu hồ sơ ứng viên công ty đặt (tra bảng tham số) | Chuyên viên tuyển dụng |
| Hồ sơ ứng viên không trúng tuyển | Kho hồ sơ tuyển dụng, thư mục lưu trữ có phân quyền | Theo thời hạn lưu công ty đã đặt, hết hạn thì nhắc người phụ trách xử lý | Trưởng phòng Nhân sự |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Thời gian sàng lọc mỗi hồ sơ | Tổng thời gian từ nhận hồ sơ tới có bảng chấm chia số hồ sơ | Không quá 1 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Số ngày từ nhận hồ sơ đến hẹn phỏng vấn | Số ngày làm việc trung bình từ ngày nhận tới ngày ứng viên được hẹn | Không quá 5 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Tỷ lệ bảng chấm có đủ bằng chứng | Số bảng chấm mà mọi điểm có đoạn trích chia tổng số bảng chấm | Bằng 100% | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |