| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHCanh hạn hợp đồng và thử việc | Mã tài liệu | QT-NS-03 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm không hợp đồng lao động hay kỳ thử việc nào hết hạn mà chưa có đánh giá và quyết định kịp thời của người có thẩm quyền, bằng cách rà hằng tuần các mốc đến hạn, nhắc quản lý đúng lúc và gom đủ hồ sơ để con người quyết.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho mọi hợp đồng lao động có thời hạn và mọi kỳ thử việc đang hiệu lực của nhân viên công ty, được rà định kỳ hằng tuần.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc quyết định gia hạn, ký hợp đồng mới, chấm dứt hợp đồng hay kỷ luật; các việc đó do người có thẩm quyền thực hiện. Soạn hợp đồng và thủ tục bảo hiểm thuộc việc khác của phòng Nhân sự.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người cầm lái đội: Trưởng phòng Nhân sự (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
Người duyệt theo thẩm quyền: Chuyên viên hồ sơ nhân sự.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 6.1 | Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 9.1 | Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá |
- Bảng tham số lao động trong Bộ não công ty (do phụ trách nhân sự cập nhật)
- Quy chế thử việc và đánh giá nhân viên của công ty
- Bộ luật Lao động (tra bản đang có hiệu lực)
- Bảng thẩm quyền ký hợp đồng và quyết định nhân sự
- Mẫu đánh giá thử việc
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Mốc đến hạn | Ngày kết thúc thử việc, ngày hết hạn hợp đồng hoặc hạn báo trước nếu không gia hạn. |
| Cửa sổ nhắc | Các mức thời gian nhắc trước mốc đến hạn; công ty đặt là 45, 30 và 7 ngày trước mốc. |
| Hồ sơ đánh giá | Bản gom tóm tắt quá trình làm việc, đánh giá của quản lý và giấy tờ liên quan để người quyết dựa vào. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Đức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Trưởng phòng Nhân sự (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Chịu trách nhiệm theo dõi các mốc, duyệt thư nhắc và đưa hồ sơ tới người có thẩm quyền. |
| Chuyên viên hồ sơ nhân sự | R · Thực hiện | Giữ dữ liệu hồ sơ chính xác, gửi thư nhắc ra ngoài bộ phận nhân sự. |
| Quản lý trực tiếp | R · Thực hiện | Đánh giá nhân viên đúng hạn và đề xuất hướng xử lý. |
| Giám đốc | C · Được hỏi ý kiến | Quyết định gia hạn, ký hợp đồng mới hoặc kết thúc theo bảng thẩm quyền. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Dữ liệu hồ sơ nhân sự: ngày bắt đầu, ngày kết thúc hợp đồng và thử việc
- Danh sách quản lý trực tiếp của từng nhân viên
- Bảng tham số lao động và quy chế thử việc trong Bộ não công ty
Đầu ra
- Danh sách mốc đến hạn theo ba cửa sổ nhắc, kèm quản lý trực tiếp và việc cần làm
- Thư nhắc quản lý đánh giá đã được duyệt
- Danh sách mốc trễ hạn gửi Trưởng phòng Nhân sự
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Hồ sơ nhân sự | Ngày bắt đầu, ngày kết thúc hợp đồng và thử việc |
| Giao cho | Chuyên viên hồ sơ nhân sự | Danh sách đến hạn kèm thư nhắc nháp |
| Giao cho | Giám đốc | Hồ sơ đánh giá để quyết định gia hạn hoặc kết thúc |
| Giao cho | Trưởng phòng Nhân sự (con người) | Danh sách mốc trễ hạn |
7. Lưu đồ
- 1Rà dữ liệu hồ sơ hằng tuầnĐức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng
- 2Lập danh sách đến hạn kèm việc cần làmĐức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng
- 3Kiểm tình trạng các việc đã nhắc trước đóĐức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng
- 4Soạn thư nhắc quản lýĐức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng
- 5Duyệt và gửi thư nhắcChuyên viên hồ sơ nhân sự
- 6Thu đánh giá và gom hồ sơĐức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng
- 7Quyết định gia hạn hoặc kết thúcGiám đốc
- 8Cập nhật dữ liệu và báo cáo mốc trễĐức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Rà dữ liệu hồ sơ hằng tuần | Nhân viên AI Đức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng |
|
Bảng rà mốc trong tuần | Sáng thứ Hai hằng tuần | Quy định về thời hạn thử việc lấy từ bảng tham số lao động; bảng chưa có thì ghi chưa có, không điền theo trí nhớ. |
| 2. Lập danh sách đến hạn kèm việc cần làm | Nhân viên AI Đức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng |
|
Danh sách đến hạn | Trong buổi sáng thứ Hai | Tự soát số ngày còn lại bằng cách tính lại từ ngày kết thúc. |
| 3. Kiểm tình trạng các việc đã nhắc trước đó | Nhân viên AI Đức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng |
|
Cột tình trạng trong danh sách đến hạn | — | — |
| 4. Soạn thư nhắc quản lý | Nhân viên AI Đức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng |
|
Thư nhắc nháp | Trước 12 giờ thứ Hai | Mỗi nhân viên AI chỉ đọc phần dữ liệu cần dùng cho việc này. |
| 5. Duyệt và gửi thư nhắc | Con người Chuyên viên hồ sơ nhân sự |
|
Thư nhắc đã gửi | Trong ngày thứ Hai | Thư gửi ra khỏi bộ phận nhân sự do con người duyệt và gửi. |
| 6. Thu đánh giá và gom hồ sơ | Nhân viên AI Đức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng |
|
Hồ sơ đánh giá | Trong 1 ngày làm việc sau khi nhận đánh giá | Không viết hộ nhận xét về năng lực hay đề xuất kết luận thay quản lý. |
| 7. Quyết định gia hạn hoặc kết thúc | Con người Giám đốc |
|
Quyết định bằng văn bản | Trước hạn báo trước của từng mốc | Chỉ con người quyết định gia hạn, không qua thử việc, chấm dứt hợp đồng; nhân viên AI không đề xuất kết luận. |
| 8. Cập nhật dữ liệu và báo cáo mốc trễ | Nhân viên AI Đức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng |
|
Báo cáo mốc trễ hạn | Chiều thứ Sáu hằng tuần | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Hồ sơ thiếu ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc | Không đoán ngày; đưa vào mục cần bổ sung, chuyên viên hồ sơ đối chiếu bản hợp đồng gốc và cập nhật. |
| Quản lý không nộp đánh giá dù đã nhắc | Nhắc ở cửa sổ tiếp theo, nếu sát hạn báo Trưởng phòng Nhân sự để làm việc trực tiếp với quản lý. |
| Mốc đã trễ khi mới phát hiện | Báo ngay Trưởng phòng Nhân sự kèm hồ sơ, không tự nêu hậu quả pháp lý; người có chuyên môn xác nhận hướng xử lý. |
| Quản lý trực tiếp đã nghỉ hoặc chuyển bộ phận | Nhờ Trưởng phòng Nhân sự chỉ định người đánh giá thay trước khi gửi thư nhắc. |
| Nhân viên có thay đổi hợp đồng giữa kỳ như phụ lục hoặc chuyển vị trí | Đánh dấu để chuyên viên hồ sơ cập nhật ngày mốc theo văn bản mới trước lần rà kế tiếp. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Bỏ sót mốc dẫn đến hợp đồng hết hạn mà chưa có quyết định | Ba cửa sổ nhắc, rà hằng tuần, báo cáo mốc trễ gửi Trưởng phòng Nhân sự mỗi thứ Sáu. |
| Dữ liệu ngày sai làm nhắc sai | Đối chiếu ngày với bản hợp đồng gốc khi hồ sơ mới nhập hoặc có thay đổi; ngày thiếu thì không suy đoán. |
| Lộ thông tin lương hoặc kỷ luật qua thư nhắc | Thư nhắc chỉ chứa thông tin quản lý được phép xem; nhân viên AI không đọc dữ liệu lương cho việc này. |
| Nhân viên AI bị hiểu là đã quyết thay con người | Mọi phiếu ghi rõ quyết định thuộc người có thẩm quyền; nhân viên AI không đưa kết luận. |
11. Biểu mẫu
BM-NS-03-01
Danh sách hợp đồng và thử việc đến hạn
Họ tên nhân viên · Bộ phận · Quản lý trực tiếp · Loại mốc · Ngày đến hạn · Số ngày còn lại · Cửa sổ nhắc · Việc cần làm · Tình trạng
BM-NS-03-02
Thư nhắc quản lý đánh giá
Tên quản lý · Danh sách nhân viên đến hạn · Việc cần làm · Hạn nộp đánh giá · Mẫu đính kèm · Người liên hệ trong nhân sự
BM-NS-03-03
Hồ sơ đánh giá trình quyết định
Họ tên nhân viên · Vị trí · Ngày bắt đầu · Ngày đến hạn · Tóm tắt quá trình làm việc · Đánh giá của quản lý · Giấy tờ liên quan · Người quyết định · Quyết định · Ngày quyết định
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Danh sách đến hạn theo tuần | Kho tài liệu phòng Nhân sự, thư mục theo tháng | Theo bảng thời hạn lưu hồ sơ của công ty; hồ sơ lao động theo quy định hiện hành (tra bảng tham số) | Chuyên viên hồ sơ nhân sự |
| Hồ sơ đánh giá và quyết định | Hồ sơ nhân sự cá nhân, thư mục phân quyền | Theo thời hạn lưu hồ sơ lao động công ty đặt (tra bảng tham số) | Trưởng phòng Nhân sự |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Số hợp đồng hoặc thử việc trễ hạn gia hạn hay đánh giá | Số mốc quá hạn mà chưa có quyết định hoặc đánh giá tại cuối tháng | Bằng 0 | Hằng tuần |
| Tỷ lệ quản lý nộp đánh giá đúng hạn | Số đánh giá nộp trước hạn chia tổng số đánh giá cần nộp | Từ 90% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Tỷ lệ mốc được nhắc đủ ở cả ba cửa sổ | Số mốc có đủ thư nhắc ở các cửa sổ chia tổng số mốc trong kỳ | Bằng 100% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |