← Kho – Tồn kho · Danh mục quy trình

Kiểm kê cuốn chiếu

Bảo đảm số tồn trên phần mềm khớp với hàng thật trên kệ bằng cách kiểm kê cuốn chiếu hằng tuần theo nhóm hàng, thay cho việc dừng kho kiểm cả năm một lần, đồng thời giữ cho mọi điều chỉnh số tồn đều do con người có thẩm quyền quyết định sau khi đã đếm lại.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHKiểm kê cuốn chiếu	Mã tài liệu	QT-KHO-04
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi nhóm hàng trong kho, mỗi tuần kiểm một nhóm theo thứ tự ưu tiên: mã giá trị cao, mã hay lệch, mã lâu chưa kiểm.

Không áp dụng: Không áp dụng cho kiểm kê tổng thể cuối năm có ban kiểm kê riêng, hay việc xử lý hàng hết hạn, hàng lỗi phát hiện khi đếm (xem các quy trình riêng).

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Thủ kho. Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Giám đốc.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
8.5.2	Nhận biết và truy xuất nguồn gốc
8.5.4	Bảo toàn
8.7	Kiểm soát đầu ra không phù hợp
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
10.2	Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Quy chế kiểm kê hàng hoá của công ty
Bảng tham số kho trong Bộ não công ty: ngưỡng lệch phải đếm lại, chu kỳ kiểm từng nhóm
Quy chế điều chỉnh số tồn và thẩm quyền duyệt
Quy trình Kiểm soát hàng không phù hợp

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Kiểm kê cuốn chiếu	Kiểm kê từng nhóm hàng theo vòng, mỗi tuần một nhóm, để toàn kho được kiểm đều trong năm mà không phải dừng kho.
Phiếu đếm	Phiếu liệt kê vị trí kệ và mã hàng cần đếm nhưng không in số sổ, để người đếm không bị dẫn số.
Lệch tồn	Chênh lệch giữa số đếm thực tế và số trên sổ, tính theo số lượng và theo giá trị.
Điều chỉnh số tồn	Việc ghi lại số tồn trên phần mềm cho đúng số đếm, chỉ do thủ kho thực hiện sau khi có người duyệt.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Dũng · Trợ lý Kiểm kê	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Thủ kho	A · Chịu trách nhiệm cuối	Tổ chức đếm, đếm lại các mã lệch, thực hiện điều chỉnh số tồn sau khi được duyệt.
Nhân viên kho	R · Thực hiện	Đếm hàng thật theo phiếu đếm và nhập số đếm trung thực, không dựa số sổ.
Kế toán kho	C · Được hỏi ý kiến	Soát giá trị lệch và hạch toán điều chỉnh sau khi được duyệt.
Giám đốc	C · Được hỏi ý kiến	Duyệt điều chỉnh số tồn theo thẩm quyền và nhận báo cáo lệch lớn.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Số tồn theo mã và theo vị trí kệ từ phần mềm bán hàng - kho
Lịch sử kiểm kê, các mã hay lệch và mã lâu chưa kiểm
Ngưỡng lệch phải đếm lại và thẩm quyền điều chỉnh trong Bộ não công ty

Đầu ra

Phiếu đếm tuần theo vị trí kệ
Bảng lệch sau khi đếm, kèm kết quả đếm lại và đề nghị điều chỉnh

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Nhân viên kho	Số đếm thực tế của nhóm hàng trong tuần
Giao cho	Thủ kho	Phiếu đếm tuần và bảng lệch sau khi đếm
Giao cho	Giám đốc	Đề nghị điều chỉnh số tồn kèm nguyên nhân
Giao cho	QT-HT-05 Sự không phù hợp và hành động khắc phục	Lệch kiểm kê lặp lại ở cùng nhóm hàng

7. Lưu đồ

1Chọn nhóm hàng của tuầnDũng · Trợ lý Kiểm kê
2Lập phiếu đếmDũng · Trợ lý Kiểm kê
3Đếm thực tếNhân viên kho
4So số đếm với số sổDũng · Trợ lý Kiểm kê
5Đề nghị đếm lại mã lệchDũng · Trợ lý Kiểm kê
6Thủ kho xác định nguyên nhân và đề nghị điều chỉnhThủ kho
7Duyệt và điều chỉnh số tồnGiám đốc
8Ghi nhận và rút bài họcDũng · Trợ lý Kiểm kê

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Chọn nhóm hàng của tuần	Nhân viên AI Dũng · Trợ lý Kiểm kê	Chọn nhóm hàng tuần này theo thứ tự ưu tiên: mã giá trị cao, mã hay lệch, mã lâu chưa kiểm theo lịch sử kiểm kê. Nêu lý do chọn nhóm và số mã, số vị trí kệ cần đếm để thủ kho sắp xếp người.	Kế hoạch kiểm kê tuần	Trước 9:00 thứ Hai	Không chọn nhóm vừa kiểm trong chu kỳ gần nhất trừ khi có mã lệch bất thường.
2. Lập phiếu đếm	Nhân viên AI Dũng · Trợ lý Kiểm kê	Lập phiếu đếm theo vị trí kệ, ghi mã hàng và cột số đếm để trống. Không in số sổ trên phiếu đếm để người đếm không bị dẫn số.	Phiếu đếm tuần	Trước 10:00 thứ Hai	Phiếu đếm tuyệt đối không có số sổ; chỉ sau khi nhập xong số đếm mới so với sổ.
3. Đếm thực tế	Con người Nhân viên kho	Đếm hàng thật theo từng vị trí kệ trên phiếu, ghi số lượng, lô và tình trạng bất thường. Hàng đang chờ xuất hoặc nhập trong lúc đếm thì ghi riêng, không gộp vào số đếm.	Phiếu đếm đã ghi số	Trong tuần kiểm kê	Mỗi vị trí kệ do một người đếm; mã giá trị cao có người thứ hai xác nhận.
4. So số đếm với số sổ	Nhân viên AI Dũng · Trợ lý Kiểm kê	Nhận số đếm do người nhập, so với số sổ trên phần mềm, tính lệch theo số lượng và theo giá trị. Loại trừ phiếu nhập hoặc xuất phát sinh trong lúc đếm để không tính lệch giả.	Bảng lệch sau khi đếm	Trong 2 giờ làm việc từ khi nhận số đếm	Số sổ chỉ lấy từ phần mềm kho tại thời điểm đếm, không lấy từ bảng tính riêng.
5. Đề nghị đếm lại mã lệch	Nhân viên AI Dũng · Trợ lý Kiểm kê	Mã lệch vượt ngưỡng trong Bộ não công ty thì đề nghị đếm lại bởi người khác, trước khi kết luận. Với mã đếm lại vẫn lệch, tóm tắt các nguyên nhân có thể (nhập xuất chưa ghi, nhầm mã, để nhầm vị trí) để thủ kho truy.	Danh sách mã cần đếm lại và kết quả đếm lại	Cùng ngày có bảng lệch	Chưa đếm lại thì chưa đề nghị điều chỉnh số tồn.
6. Thủ kho xác định nguyên nhân và đề nghị điều chỉnh	Con người Thủ kho	Truy nguyên nhân từng mã còn lệch sau đếm lại: xem phiếu nhập xuất, vị trí lưu, hàng cho mượn hoặc hàng chờ xử lý. Lập đề nghị điều chỉnh số tồn kèm nguyên nhân cho từng mã và trình người duyệt theo thẩm quyền.	Đề nghị điều chỉnh số tồn	Trong 2 ngày làm việc	Mọi điều chỉnh số tồn đều phải có nguyên nhân và chữ ký người duyệt; lệch giá trị lớn phải trình Giám đốc.
7. Duyệt và điều chỉnh số tồn	Con người Giám đốc	Xem bảng lệch và đề nghị điều chỉnh, duyệt, yêu cầu đếm lại hoặc trả lại kèm lý do. Thủ kho chỉ ghi điều chỉnh vào phần mềm sau khi có xác nhận duyệt.	Xác nhận duyệt điều chỉnh số tồn	Trong 2 ngày làm việc	Người đếm hoặc người lập đề nghị không được tự duyệt điều chỉnh của chính mình.
8. Ghi nhận và rút bài học	Nhân viên AI Dũng · Trợ lý Kiểm kê	Cập nhật lịch sử kiểm kê của nhóm hàng và độ chính xác tồn kho theo mã. Ghi nguyên nhân lệch lặp lại để chuyển thủ kho đề xuất sửa quy trình nhập xuất ở nguồn.	Lịch sử kiểm kê theo mã	Cuối tuần kiểm kê	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Hàng thực tế nhiều hơn số sổ	Đếm lại, truy phiếu nhập chưa ghi hoặc hàng để nhầm vị trí; chỉ điều chỉnh tăng sau khi có nguyên nhân và duyệt.
Hàng thực tế ít hơn số sổ vượt ngưỡng	Đếm lại bởi người khác, đối chiếu phiếu xuất và hàng trả; báo Giám đốc ngay nếu nghi mất hàng.
Có phiếu nhập hoặc xuất phát sinh trong lúc đang đếm	Ghi riêng các phiếu này, loại khỏi phép so để không tính lệch giả, hoặc tạm dừng hoạt động nhóm hàng đó trong lúc đếm theo quyết định của thủ kho.
Vị trí kệ trên phần mềm không khớp vị trí thật	Ghi lỗi vị trí, đếm theo mã trên toàn kho và đề nghị thủ kho cập nhật vị trí sau khi đếm xong.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Người đếm đếm theo số sổ nên số đếm thiếu khách quan	Phiếu đếm không in số sổ; mã giá trị cao có người thứ hai xác nhận.
Điều chỉnh số tồn để che lỗi nhập xuất hoặc mất hàng	Chỉ thủ kho ghi điều chỉnh, kèm nguyên nhân và chữ ký người duyệt; nhân viên AI không có quyền ghi số tồn.
Kết luận lệch khi chưa đếm lại	Mã vượt ngưỡng phải đếm lại bởi người khác trước khi đề nghị điều chỉnh.

11. Biểu mẫu

BM-KHO-04-01

Phiếu đếm kiểm kê

Tuần kiểm kê · Nhóm hàng · Vị trí kệ · Mã hàng · Số đếm · Lô · Tình trạng bất thường · Người đếm · Người xác nhận · Ngày đếm

BM-KHO-04-02

Bảng lệch kiểm kê và đề nghị điều chỉnh

Mã hàng · Số sổ · Số đếm · Lệch số lượng · Lệch giá trị · Kết quả đếm lại · Nguyên nhân · Đề nghị điều chỉnh · Người duyệt · Ngày duyệt

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Phiếu đếm và bảng lệch hằng tuần	Kho tài liệu công ty, thư mục Kho theo năm và tuần	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Thủ kho
Xác nhận duyệt điều chỉnh số tồn	Kho tài liệu công ty, thư mục Kho và Kế toán	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Kế toán kho

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Độ chính xác tồn kho theo mã	Số mã đếm khớp số sổ chia tổng số mã đã đếm	Từ 98% (đề xuất ban đầu, công ty đặt lại)	Hằng tuần
Số mã đã kiểm trong quý	Số mã hàng đã được kiểm kê ít nhất một lần trong quý chia tổng số mã đang kinh doanh	Từ 100% (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Thời gian từ lúc phát hiện lệch tới khi chốt số tồn	Số ngày làm việc trung bình từ ngày có bảng lệch tới ngày điều chỉnh được duyệt	Không quá 5 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449