← Nhân sự · Danh mục quy trình

Kiểm dữ liệu trước khi tính lương

Bảo đảm trước mỗi kỳ lương, dữ liệu chấm công, nghỉ phép và tăng ca giữa các nguồn khớp nhau và mọi điểm lệch được nêu rõ cho từng nhân viên, để lương được tính trên số liệu sạch và giảm số lần phải điều chỉnh sau khi trả.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHKiểm dữ liệu trước khi tính lương	Mã tài liệu	QT-NS-05
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho dữ liệu chấm công, đơn nghỉ phép và tăng ca của toàn bộ nhân viên trong kỳ lương, từ ngày chốt dữ liệu đến khi bàn giao danh sách điểm lệch cho người tính lương.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc tính lương, thuế, bảo hiểm, duyệt bảng lương và chi lương; các việc đó do con người thực hiện. Nhân viên AI chỉ đọc dữ liệu và không sửa dữ liệu nguồn.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Trưởng phòng Nhân sự (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng phòng Nhân sự (con người).

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
8.6	Thông qua sản phẩm và dịch vụ
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
10.2	Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Quy chế chấm công, nghỉ phép và tăng ca của công ty
Bảng tham số lao động trong Bộ não công ty
Lịch kỳ lương và ngày chốt dữ liệu
Bộ luật Lao động (tra bản đang có hiệu lực)
Quy trình tính lương của kế toán

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Điểm lệch	Chỗ dữ liệu giữa các nguồn không khớp hoặc vi phạm quy định, cần người xử lý trước khi tính lương.
Ngày chốt dữ liệu	Ngày công ty đặt để dữ liệu công, phép, tăng ca của kỳ được khoá lại cho việc tính lương.
Tăng ca vượt quy định	Giờ tăng ca vượt giới hạn theo quy chế nội bộ và quy định hiện hành, lấy từ bảng tham số lao động.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng phòng Nhân sự (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Chịu trách nhiệm dữ liệu công, phép được chốt đúng và đủ trước khi chuyển tính lương.
Chuyên viên lương và phúc lợi	R · Thực hiện	Xử lý điểm lệch với nhân viên và quản lý, sửa dữ liệu nguồn nếu cần, chốt dữ liệu.
Quản lý trực tiếp	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận công, phép và tăng ca của nhân viên thuộc bộ phận mình.
Kế toán tiền lương	I · Được thông báo	Nhận dữ liệu đã chốt để tính lương.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Dữ liệu chấm công của kỳ lương
Đơn nghỉ phép và đơn tăng ca cùng trạng thái duyệt
Danh sách nhân viên mới vào và nghỉ việc trong kỳ

Đầu ra

Danh sách điểm lệch theo nhân viên, ghi rõ loại lệch và người cần xử lý
Báo cáo kiểm dữ liệu trước kỳ lương
Xác nhận dữ liệu đã chốt gửi người tính lương

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Dữ liệu chấm công	Dữ liệu công của kỳ lương
Nhận từ	QT-NS-07 Xin nghỉ phép và đăng ký tăng ca	Đơn nghỉ phép và tăng ca đã duyệt của kỳ lương
Giao cho	Chuyên viên lương và phúc lợi	Danh sách điểm lệch theo nhân viên
Giao cho	Kế toán tiền lương	Xác nhận dữ liệu đã chốt

7. Lưu đồ

1Lấy dữ liệu và xác định kỳ lươngTín · Trợ lý Lương & Phúc lợi
2Đối chiếu giữa các nguồnTín · Trợ lý Lương & Phúc lợi
3Liệt kê điểm lệchTín · Trợ lý Lương & Phúc lợi
4Gửi danh sách cho người xử lýTín · Trợ lý Lương & Phúc lợi
5Xử lý điểm lệchChuyên viên lương và phúc lợi
6Kiểm lại sau xử lýTín · Trợ lý Lương & Phúc lợi
7Chốt dữ liệu và bàn giao tính lươngTrưởng phòng Nhân sự (con người)
8Đo lỗi sau kỳ lươngTín · Trợ lý Lương & Phúc lợi

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Lấy dữ liệu và xác định kỳ lương	Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi	Đọc dữ liệu chấm công, nghỉ phép, tăng ca của kỳ lương đang chốt, chỉ ở chế độ đọc. Lấy danh sách nhân viên mới vào và nghỉ việc trong kỳ để kiểm số ngày công của họ. Ghi lại thời điểm lấy dữ liệu để truy lại khi có thay đổi sau đó.	Bản chụp dữ liệu tại thời điểm kiểm	Ngày 20 hằng tháng hoặc theo lịch kỳ lương (đề xuất ban đầu)	Nhân viên AI không có quyền sửa dữ liệu nguồn; quyền chỉ đọc tách riêng khỏi các nhân viên AI khác.
2. Đối chiếu giữa các nguồn	Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi	So chấm công với đơn nghỉ phép: ngày vắng không có đơn, ngày có đơn nhưng vẫn có chấm công. So đơn tăng ca với giờ chấm công thực tế để thấy tăng ca không có đơn hoặc đơn không có chấm công. Kiểm số phép còn lại không âm theo sổ phép của nhân viên.	Bảng đối chiếu nguồn	Trong 4 giờ làm việc	Đối chiếu theo từng nhân viên và từng ngày, không dùng số tổng để ước chừng.
3. Liệt kê điểm lệch	Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi	Phân loại điểm lệch: thiếu chấm công, phép chưa duyệt, tăng ca vượt quy định, đơn trùng, số ngày công của người vào hoặc nghỉ giữa kỳ chưa khớp. Với mỗi điểm lệch ghi nhân viên, ngày, số liệu của từng nguồn, người cần xử lý và cách xử lý gợi ý. Mức giới hạn tăng ca lấy từ bảng tham số lao động, không lấy từ trí nhớ.	Danh sách điểm lệch theo nhân viên	Cùng ngày lấy dữ liệu	Chỉ nêu điểm lệch và gợi ý; không tự sửa số, không tính lương.
4. Gửi danh sách cho người xử lý	Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi	Gộp danh sách theo quản lý trực tiếp để mỗi người nhận một bảng gồm đúng nhân viên của mình. Nêu hạn xử lý trước ngày chốt dữ liệu và gửi chuyên viên lương bản tổng hợp toàn công ty.	Thư gửi điểm lệch	Trong ngày lấy dữ liệu	Mỗi quản lý chỉ thấy điểm lệch của nhân viên thuộc bộ phận mình.
5. Xử lý điểm lệch	Con người Chuyên viên lương và phúc lợi	Làm việc với nhân viên và quản lý để xác nhận từng điểm lệch rồi sửa dữ liệu nguồn nếu đúng quy định. Điểm lệch nhạy cảm như nghi gian lận chấm công thì chuyển Trưởng phòng Nhân sự xử lý.	Cột kết quả xử lý trong danh sách điểm lệch	Trước ngày chốt dữ liệu	Chỉ con người quyết định nghi vấn có phải sai phạm hay không.
6. Kiểm lại sau xử lý	Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi	Chạy lại đối chiếu sau khi dữ liệu nguồn được sửa và xác nhận các điểm lệch đã hết hoặc đã có lý do được duyệt. Điểm lệch còn lại được liệt kê với lý do tồn tại để người chốt quyết định.	Báo cáo kiểm dữ liệu trước kỳ lương	Trong 1 ngày làm việc sau khi nhận kết quả xử lý	Số điểm lệch trước và sau xử lý phải khớp với số đã giải quyết.
7. Chốt dữ liệu và bàn giao tính lương	Con người Trưởng phòng Nhân sự (con người)	Đọc báo cáo kiểm, chấp nhận các điểm lệch tồn tại có lý do và xác nhận chốt dữ liệu. Bàn giao dữ liệu đã chốt cho kế toán tiền lương để tính lương.	Xác nhận chốt dữ liệu kỳ lương	Đúng ngày chốt dữ liệu của kỳ	Chưa có xác nhận chốt thì không chuyển tính lương; nhân viên AI không tính hay chi lương.
8. Đo lỗi sau kỳ lương	Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi	Sau khi lương trả, đối chiếu số khoản phải điều chỉnh với danh sách điểm lệch đã báo. Ghi lỗi nào đã được cảnh báo mà không xử lý, lỗi nào chưa phát hiện, rồi bổ sung quy tắc kiểm cho kỳ sau.	Ghi chú rút kinh nghiệm kỳ lương	Trong tuần sau khi trả lương	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Dữ liệu chấm công của một bộ phận chưa đủ vào ngày kiểm	Đánh dấu bộ phận thiếu, báo chuyên viên lương và quản lý; kiểm lại ngay khi dữ liệu về, không bỏ qua bộ phận đó.
Nhân viên nghỉ phép hoặc nghỉ không lương chưa có đơn	Liệt kê là điểm lệch phép chưa duyệt; người có thẩm quyền xử lý, nhân viên AI không tự gán loại nghỉ.
Tăng ca vượt giới hạn theo quy chế hoặc quy định	Nêu số giờ và nguồn giới hạn từ bảng tham số lao động, chuyển Trưởng phòng Nhân sự; không tự cắt giờ.
Nhân viên vào hoặc nghỉ việc giữa kỳ	Kiểm số ngày công theo ngày hiệu lực trong hồ sơ; chênh lệch được báo chuyên viên lương xử lý.
Dữ liệu nguồn bị sửa sau khi đã chốt	Nhân viên AI ghi nhận thay đổi vào bản chụp mới, báo Trưởng phòng Nhân sự và người tính lương để quyết định điều chỉnh.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Lương sai do dữ liệu công, phép không khớp	Đối chiếu từng nhân viên từng ngày, kiểm lại sau xử lý, chỉ chốt khi có xác nhận của Trưởng phòng Nhân sự.
Lộ dữ liệu lương và hồ sơ cá nhân	Nhân viên AI chỉ có quyền đọc dữ liệu công, phép; không thấy mức lương; mỗi quản lý chỉ nhận phần của bộ phận mình.
Nhân viên AI sửa nhầm dữ liệu nguồn	Quyền chỉ đọc; mọi chỉnh sửa do con người thực hiện và ghi lại.
Bỏ sót nhân viên vào hoặc nghỉ giữa kỳ	Luôn lấy danh sách vào và nghỉ trong kỳ làm đầu vào bắt buộc của bước đối chiếu.

11. Biểu mẫu

BM-NS-05-01

Danh sách điểm lệch trước kỳ lương

Kỳ lương · Họ tên nhân viên · Bộ phận · Ngày · Loại điểm lệch · Số liệu nguồn chấm công · Số liệu nguồn nghỉ phép · Số liệu nguồn tăng ca · Người xử lý · Cách xử lý gợi ý · Kết quả xử lý

BM-NS-05-02

Báo cáo kiểm dữ liệu trước kỳ lương

Kỳ lương · Số nhân viên đã kiểm · Số điểm lệch phát hiện · Số đã xử lý · Số còn tồn và lý do · Người xác nhận chốt · Ngày chốt

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Danh sách điểm lệch và báo cáo kiểm	Kho tài liệu phòng Nhân sự, thư mục lương theo kỳ, có phân quyền	Theo thời hạn lưu chứng từ lương công ty đặt (tra bảng tham số)	Chuyên viên lương và phúc lợi
Bản chụp dữ liệu công, phép tại thời điểm kiểm	Kho tài liệu phòng Nhân sự, thư mục lương theo kỳ, có phân quyền	Theo thời hạn lưu chứng từ lương công ty đặt (tra bảng tham số)	Chuyên viên lương và phúc lợi
Xác nhận chốt dữ liệu kỳ lương	Kho tài liệu phòng Nhân sự, thư mục lương theo kỳ, có phân quyền	Theo thời hạn lưu chứng từ lương công ty đặt (tra bảng tham số)	Trưởng phòng Nhân sự

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số lỗi lương phải điều chỉnh sau khi trả	Số khoản lương phải điều chỉnh sau kỳ trả liên quan tới công, phép, tăng ca	Giảm dần và tiến tới 0 (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ điểm lệch xử lý xong trước ngày chốt	Số điểm lệch xử lý xong trước ngày chốt chia tổng số điểm lệch phát hiện	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Số điểm lệch phát sinh sau khi đã chốt	Số điểm lệch được phát hiện sau ngày chốt dữ liệu trong cùng kỳ	Bằng 0	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449