| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHXin nghỉ phép và đăng ký tăng ca | Mã tài liệu | QT-NS-07 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm mọi yêu cầu nghỉ phép và đăng ký tăng ca của nhân viên được kiểm với số ngày còn lại và lịch của bộ phận trước khi tới tay quản lý trực tiếp, được quyết định đúng người trong thời hạn, và được ghi vào một sổ duy nhất để kỳ lương không còn đơn chưa duyệt hay ngày nghỉ không ai biết.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho mọi yêu cầu nghỉ phép năm, nghỉ không lương, nghỉ bù, nghỉ việc riêng và đăng ký làm thêm giờ của nhân viên, gửi qua cửa Xin nghỉ phép, đăng ký tăng ca.
Không áp dụng: Không áp dụng cho nghỉ ốm, thai sản và các chế độ bảo hiểm (do chuyên viên nhân sự xử lý với cơ quan bảo hiểm), câu hỏi chung về chính sách phép (xem quy trình Trả lời câu hỏi chính sách), và việc tính lương, tính tiền làm thêm giờ.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Cửa nhận yêu cầu của cả công ty: Xin nghỉ phép, đăng ký tăng ca. Ai gửi: Mọi nhân viên. Gửi gì: Loại nghỉ hoặc tăng ca, từ ngày giờ nào tới ngày giờ nào, lý do ngắn, người nhận bàn giao.
Người cầm lái đội: Trưởng phòng Nhân sự (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
Người duyệt theo thẩm quyền: Quản lý trực tiếp.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 7.1.2 | Con người |
| 7.4 | Trao đổi thông tin |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 9.1 | Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá |
- Nội quy lao động và quy chế nghỉ phép, làm thêm giờ của công ty
- Bảng theo dõi ngày phép và ngày nghỉ bù do phòng Nhân sự cung cấp
- Bảng tham số lao động trong Bộ não công ty
- Bộ luật Lao động (tra bản đang có hiệu lực)
- Quy trình Kiểm dữ liệu trước khi tính lương
- Quy trình Trả lời câu hỏi chính sách
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Ngày phép còn lại | Số ngày phép năm nhân viên còn được nghỉ, lấy từ bảng theo dõi do phòng Nhân sự cập nhật, không tự tính. |
| Nghỉ bù | Ngày nghỉ được hưởng thay cho thời gian đã làm thêm, theo quy chế của công ty. |
| Trùng lịch | Trường hợp ngày xin nghỉ rơi vào ngày đã có người cùng bộ phận được duyệt nghỉ, có cuộc họp hoặc hạn công việc mà người gửi đang giữ. |
| Quản lý trực tiếp | Người phân công và đánh giá công việc hằng ngày của nhân viên, theo sơ đồ tổ chức của công ty. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên gửi yêu cầu | R · Thực hiện | Gửi yêu cầu đủ thông tin trước ngày nghỉ hoặc ngày làm thêm, sắp xếp người nhận bàn giao. |
| Quản lý trực tiếp | A · Chịu trách nhiệm cuối | Duyệt, sửa hoặc trả lại yêu cầu của nhân viên mình quản lý; chịu trách nhiệm bảo đảm đủ người làm việc. |
| Chuyên viên nhân sự | R · Thực hiện | Cập nhật bảng theo dõi ngày phép, xử lý trường hợp bảng chưa có số và trường hợp ngoài quy chế. |
| Trưởng phòng Nhân sự (con người) | C · Được hỏi ý kiến | Cho ý kiến với trường hợp ngoài quy chế, vượt giới hạn, hoặc khi quản lý trực tiếp vắng mặt quá hạn. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Yêu cầu của nhân viên: loại nghỉ hoặc tăng ca, thời gian, lý do ngắn, người nhận bàn giao
- Bảng theo dõi ngày phép, ngày nghỉ bù và sổ tăng ca do phòng Nhân sự cung cấp
- Lịch công ty và lịch nghỉ đã duyệt của bộ phận
- Quy chế nghỉ phép, làm thêm giờ và bảng tham số lao động trong Bộ não công ty
Đầu ra
- Phiếu trình duyệt gửi quản lý trực tiếp
- Dòng đã ghi trong sổ nghỉ phép và tăng ca kèm quyết định
- Tin báo kết quả cho người gửi, chuyên viên nhân sự và người nhận bàn giao
- Danh sách thiếu trả lại nhân viên khi yêu cầu chưa đủ
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Nhân viên gửi yêu cầu | Yêu cầu nghỉ phép hoặc đăng ký tăng ca |
| Giao cho | Quản lý trực tiếp | Phiếu trình duyệt: số ngày còn lại, điểm trùng lịch, người nhận bàn giao |
| Giao cho | Nhân viên gửi yêu cầu | Kết quả duyệt |
| Giao cho | Chuyên viên nhân sự | Dòng đã ghi trong sổ nghỉ phép và tăng ca |
| Giao cho | QT-NS-05 Kiểm dữ liệu trước khi tính lương | Đơn nghỉ phép và tăng ca đã duyệt của kỳ lương |
7. Lưu đồ
- 1Tiếp nhận yêu cầuTín · Trợ lý Lương & Phúc lợi
- 2Kiểm số ngày còn lại và giới hạnTín · Trợ lý Lương & Phúc lợi
- 3Kiểm trùng lịchTín · Trợ lý Lương & Phúc lợi
- 4Trả lại yêu cầu chưa đủTín · Trợ lý Lương & Phúc lợi
- 5Lập phiếu trình quản lý trực tiếpTín · Trợ lý Lương & Phúc lợi
- 6DuyệtQuản lý trực tiếp
- 7Ghi nhận và báo người liên quanTín · Trợ lý Lương & Phúc lợi
- 8Cập nhật bảng theo dõi ngày phépChuyên viên nhân sự
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận yêu cầu | Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi |
|
Dòng mới trong sổ nghỉ phép và tăng ca, trạng thái chờ kiểm | Trong 1 giờ làm việc (đề xuất ban đầu) | Yêu cầu gửi hộ người khác thì trả lại: mỗi người tự gửi yêu cầu của mình. |
| 2. Kiểm số ngày còn lại và giới hạn | Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi |
|
Cột số còn lại và cột giới hạn trong phiếu | — | Mọi con số quy định chỉ lấy từ bảng tham số lao động và bảng theo dõi; chỉ xem số của chính người gửi. |
| 3. Kiểm trùng lịch | Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi |
|
Danh sách điểm trùng lịch | — | Chỉ nêu ai vắng ngày nào, không nêu lý do nghỉ của người khác. |
| 4. Trả lại yêu cầu chưa đủ | Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi |
|
Tin trả lại kèm danh sách thiếu | Cùng ngày nhận | Mỗi yêu cầu chỉ trả một lần với danh sách đầy đủ. |
| 5. Lập phiếu trình quản lý trực tiếp | Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi |
|
Phiếu trình duyệt nghỉ phép hoặc tăng ca | Trong 2 giờ làm việc từ khi yêu cầu đủ (đề xuất ban đầu) | Người gửi không tự duyệt yêu cầu của mình; không rõ ai là quản lý trực tiếp thì hỏi chuyên viên nhân sự. |
| 6. Duyệt | Con người Quản lý trực tiếp |
|
Quyết định của quản lý trực tiếp trên phiếu | Trong 1 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Im lặng không phải là duyệt: quá hạn thì nhắc một lần, sau đó báo Trưởng phòng Nhân sự. |
| 7. Ghi nhận và báo người liên quan | Nhân viên AI Tín · Trợ lý Lương & Phúc lợi |
|
Sổ nghỉ phép và tăng ca đã cập nhật, tin báo kết quả | Trong 1 giờ làm việc sau khi có quyết định (đề xuất ban đầu) | Không ghi nhận khi chưa có quyết định của quản lý trực tiếp. |
| 8. Cập nhật bảng theo dõi ngày phép | Con người Chuyên viên nhân sự |
|
Bảng theo dõi ngày phép đã cập nhật | Hằng tuần, và trước ngày kiểm công của kỳ lương | Bảng theo dõi là dữ liệu gốc: chỉ chuyên viên nhân sự được sửa. |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Nghỉ đột xuất, báo sau khi đã nghỉ | Vẫn ghi nhận và trình quản lý trực tiếp, đánh dấu là báo sau; quản lý quyết định cách tính theo quy chế của công ty. |
| Số ngày xin nghỉ vượt số còn lại | Nêu rõ số vượt trên phiếu và các lựa chọn có trong quy chế như nghỉ không lương hoặc nghỉ bù; không tự đổi loại nghỉ thay người gửi. |
| Quản lý trực tiếp vắng mặt | Nhắc một lần; hết hạn thì báo Trưởng phòng Nhân sự để chuyển người được uỷ quyền theo bảng thẩm quyền. |
| Người gửi muốn huỷ hoặc đổi ngày sau khi đã duyệt | Mở một yêu cầu mới dẫn tới yêu cầu cũ và trình lại quản lý trực tiếp; sổ giữ cả hai dòng. |
| Tăng ca do quản lý yêu cầu cả nhóm | Quản lý gửi yêu cầu cho nhóm; nhân viên AI kiểm giới hạn của từng người và lấy xác nhận đồng ý của từng nhân viên trước khi ghi nhận. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Duyệt nghỉ làm bộ phận thiếu người | Phiếu luôn nêu điểm trùng lịch với người cùng bộ phận và hạn công việc đang giữ. |
| Dùng sai số ngày phép còn lại | Số chỉ lấy từ bảng theo dõi do chuyên viên nhân sự cập nhật; bảng chưa có thì nói chưa có. |
| Lộ lý do nghỉ hoặc dữ liệu của người khác | Lịch chung chỉ ghi tên và thời gian; nhân viên AI chỉ xem số của chính người gửi và không trả lời câu hỏi về người khác. |
| Đã nghỉ nhưng đơn chưa duyệt làm lệch kỳ lương | Đơn chờ duyệt quá hạn được nhắc và đưa vào danh sách kiểm công trước kỳ lương. |
11. Biểu mẫu
BM-NS-07-01
Phiếu yêu cầu nghỉ phép hoặc tăng ca
Người gửi và bộ phận · Loại nghỉ hoặc tăng ca · Từ ngày giờ · Đến ngày giờ · Lý do ngắn · Người nhận bàn giao · Số còn lại trước · Số còn lại sau · Điểm trùng lịch · Quản lý trực tiếp · Quyết định và ngày quyết định
BM-NS-07-02
Sổ nghỉ phép và tăng ca
Số thứ tự · Ngày gửi · Người gửi · Loại · Thời gian · Trạng thái · Người quyết định · Ngày quyết định · Ghi chú
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Sổ nghỉ phép và tăng ca | Kho tài liệu phòng Nhân sự, thư mục phân quyền | Theo bảng thời hạn lưu hồ sơ nhân sự của công ty | Chuyên viên nhân sự |
| Phiếu yêu cầu kèm quyết định của quản lý | Kho tài liệu phòng Nhân sự, theo năm và tháng | Theo bảng thời hạn lưu hồ sơ nhân sự của công ty; hồ sơ lao động theo quy định hiện hành (tra bảng tham số) | Chuyên viên nhân sự |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Thời gian tới quyết định | Số giờ làm việc trung bình từ lúc yêu cầu đủ tới lúc quản lý trực tiếp quyết định | Không quá 1 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Đơn chưa duyệt còn sót khi kiểm công | Số yêu cầu nghỉ phép, tăng ca chưa có quyết định tại ngày kiểm dữ liệu trước kỳ lương | Bằng 0 (đề xuất ban đầu) | Mỗi kỳ lương |
| Tỷ lệ yêu cầu đủ ngay lần đầu | Số yêu cầu không phải hỏi lại chia tổng số yêu cầu | Từ 85% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |