| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHTra cứu quy định lao động | Mã tài liệu | QT-NS-06 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Giúp nhân sự và quản lý biết nhanh pháp luật lao động nói gì về một tình huống cụ thể, với trích dẫn đúng nguồn và lời nhắc rõ rằng đây là thông tin tham khảo, để quyết định được đưa ra sau khi có người chuyên môn xác nhận.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho mọi yêu cầu tra cứu quy định pháp luật lao động, bảo hiểm và dữ liệu cá nhân của người lao động phục vụ công việc của công ty.
Không áp dụng: Không áp dụng cho tư vấn pháp lý, kết luận một hành vi đúng hay sai về pháp luật, soạn quyết định kỷ luật hay chấm dứt hợp đồng, và trả lời câu hỏi chính sách nội bộ (thuộc quy trình Trả lời câu hỏi chính sách).
Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.
Người cầm lái đội: Trưởng phòng Nhân sự (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 7.1.6 | Tri thức của tổ chức |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 6.1 | Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội |
- Kho văn bản pháp luật lao động đã chọn lọc trong Bộ não công ty
- Bộ luật Lao động (tra bản đang có hiệu lực)
- Bảng tham số lao động trong Bộ não công ty
- Quy chế sử dụng tư vấn pháp lý bên ngoài
- Quy trình Trả lời câu hỏi chính sách
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Trích dẫn | Đoạn nguyên văn của điều khoản kèm tên văn bản, điều khoản và tình trạng hiệu lực. |
| Thông tin tham khảo | Nội dung tra cứu chưa phải kết luận pháp lý; cần người có chuyên môn xác nhận trước khi áp dụng. |
| Người có chuyên môn | Người được công ty chỉ định, như luật sư hoặc chuyên gia lao động, có thẩm quyền xác nhận cách áp dụng. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI My · Trợ lý Chính sách | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Trưởng phòng Nhân sự (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Chịu trách nhiệm quyết định có áp dụng nội dung tra cứu hay không và có cần tư vấn bên ngoài hay không. |
| Chuyên viên nhân sự | R · Thực hiện | Nêu rõ tình huống cần tra và đọc kết quả. |
| Người có chuyên môn pháp lý | C · Được hỏi ý kiến | Xác nhận cách hiểu và cách áp dụng khi tình huống quan trọng hoặc nhạy cảm. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Mô tả tình huống cần tra, không kèm thông tin định danh nếu không cần thiết
- Kho văn bản pháp luật đã chọn lọc và bảng tham số lao động
- Chính sách và sổ tay nội bộ liên quan tới tình huống
Đầu ra
- Bản tra cứu gồm trích dẫn, tóm tắt bằng lời thường và nguồn
- Lời nhắc cần người có chuyên môn xác nhận trước khi áp dụng
- Danh sách điểm chưa chắc cần hỏi người có chuyên môn
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Chuyên viên nhân sự | Tình huống cần tra quy định |
| Nhận từ | QT-NS-04 Trả lời câu hỏi chính sách | Câu hỏi cần tra quy định pháp luật |
| Giao cho | Chuyên viên nhân sự | Bản tra cứu: trích dẫn, tóm tắt, điểm cần hỏi người có chuyên môn |
7. Lưu đồ
- 1Làm rõ tình huống cần traMy · Trợ lý Chính sách
- 2Tìm điều khoản liên quan trong kho văn bảnMy · Trợ lý Chính sách
- 3Trích dẫn nguyên văn kèm nguồnMy · Trợ lý Chính sách
- 4Tóm tắt bằng lời thườngMy · Trợ lý Chính sách
- 5Gắn lời nhắc cần xác nhậnMy · Trợ lý Chính sách
- 6Người phụ trách đọc và quyết định bước tiếpTrưởng phòng Nhân sự (con người)
- 7Hỏi người có chuyên môn và lưu kết quảChuyên viên nhân sự
- 8Cập nhật kho và đoMy · Trợ lý Chính sách
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Làm rõ tình huống cần tra | Nhân viên AI My · Trợ lý Chính sách |
|
Phiếu yêu cầu tra cứu | Trong 30 phút giờ làm việc (đề xuất ban đầu) | Tình huống chưa rõ thì không tra tiếp. |
| 2. Tìm điều khoản liên quan trong kho văn bản | Nhân viên AI My · Trợ lý Chính sách |
|
Danh sách điều khoản đã tìm | — | Văn bản không có trong kho hoặc hết hiệu lực thì ghi rõ và nêu tên văn bản cần tra thêm. |
| 3. Trích dẫn nguyên văn kèm nguồn | Nhân viên AI My · Trợ lý Chính sách |
|
Phần trích dẫn của bản tra cứu | — | Mỗi nhận định trong bản tra cứu đều trỏ về một đoạn trích; nhận định không có nguồn thì xoá. |
| 4. Tóm tắt bằng lời thường | Nhân viên AI My · Trợ lý Chính sách |
|
Phần tóm tắt của bản tra cứu | — | Không kết luận hành vi đúng hay sai, không đề xuất quyết định thay con người. |
| 5. Gắn lời nhắc cần xác nhận | Nhân viên AI My · Trợ lý Chính sách |
|
Bản tra cứu hoàn chỉnh | Trong 4 giờ làm việc kể từ khi tình huống rõ (đề xuất ban đầu) | Bản thiếu lời nhắc không được gửi. |
| 6. Người phụ trách đọc và quyết định bước tiếp | Con người Trưởng phòng Nhân sự (con người) |
|
Ghi chú quyết định trên bản tra cứu | Trong 2 ngày làm việc | Chỉ con người quyết định áp dụng; nhân viên AI không soạn quyết định theo kết quả tra cứu. |
| 7. Hỏi người có chuyên môn và lưu kết quả | Con người Chuyên viên nhân sự |
|
Xác nhận của người có chuyên môn | Theo thoả thuận với người có chuyên môn | Thư ra ngoài công ty do con người gửi, không kèm dữ liệu cá nhân nếu không cần thiết. |
| 8. Cập nhật kho và đo | Nhân viên AI My · Trợ lý Chính sách |
|
Sổ theo dõi tra cứu | Hằng tháng | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Kho không có văn bản về nội dung cần tra | Nói rõ kho chưa có, nêu tên văn bản cần tra và chuyển Trưởng phòng Nhân sự; không trả lời từ kiến thức chung. |
| Văn bản trong kho đã hết hiệu lực hoặc bị thay thế | Cảnh báo tình trạng hiệu lực, không dùng làm căn cứ; đề xuất cập nhật kho. |
| Yêu cầu soạn quyết định kỷ luật hay chấm dứt hợp đồng theo kết quả tra | Từ chối soạn; chỉ gom hồ sơ, dòng thời gian và các bước thủ tục cần người có thẩm quyền kiểm. |
| Người yêu cầu hỏi con số cụ thể như mức đóng hoặc số ngày | Chỉ trả lời số có trong đoạn trích hoặc bảng tham số lao động; không có thì nói chưa có và nêu văn bản cần tra. |
| Hai điều khoản có vẻ mâu thuẫn | Trình bày cả hai kèm nguồn, không chọn một bên, chuyển người có chuyên môn xác nhận. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Áp dụng thông tin sai hoặc lỗi thời gây thiệt hại cho nhân viên hoặc công ty | Chỉ dùng kho đã chọn lọc, ghi tình trạng hiệu lực, bắt buộc có lời nhắc xác nhận và người chuyên môn xác nhận với ca nhạy cảm. |
| Nhân viên AI bịa điều khoản hoặc con số | Mọi nhận định phải trỏ về đoạn trích; số liệu chỉ lấy từ trích dẫn hoặc bảng tham số. |
| Lộ dữ liệu cá nhân khi hỏi người ngoài | Mô tả tình huống theo vai trò, ẩn tên và số định danh; con người gửi thư ra ngoài. |
| Bản tra cứu bị dùng như kết luận pháp lý | Lời nhắc đặt ở đầu bản; quyết định áp dụng thuộc Trưởng phòng Nhân sự sau khi có xác nhận. |
11. Biểu mẫu
BM-NS-06-01
Phiếu yêu cầu tra cứu quy định lao động
Ngày yêu cầu · Người yêu cầu · Tình huống tóm tắt · Mốc thời gian liên quan · Điều cần biết · Mức độ nhạy cảm
BM-NS-06-02
Bản tra cứu quy định lao động
Số bản tra cứu · Tình huống · Lời nhắc cần xác nhận · Trích dẫn nguyên văn · Nguồn và tình trạng hiệu lực · Tóm tắt bằng lời thường · Điểm chưa chắc · Người xác nhận · Kết quả xác nhận
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Bản tra cứu và xác nhận của người có chuyên môn | Kho tài liệu phòng Nhân sự, thư mục pháp lý lao động | Theo bảng thời hạn lưu hồ sơ của công ty; hồ sơ lao động theo quy định hiện hành (tra bảng tham số) | Trưởng phòng Nhân sự |
| Sổ theo dõi tra cứu | Kho tài liệu phòng Nhân sự | Theo bảng thời hạn lưu hồ sơ của công ty; hồ sơ lao động theo quy định hiện hành (tra bảng tham số) | Chuyên viên nhân sự |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Thời gian tra cứu | Thời gian trung bình từ khi tình huống rõ tới khi có bản tra cứu hoàn chỉnh | Không quá 4 giờ làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Số lần phải hỏi tư vấn bên ngoài | Số tình huống phải chuyển người có chuyên môn bên ngoài trong tháng | Giảm dần theo mức độ đầy đủ của kho (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
| Tỷ lệ bản tra cứu có đủ trích dẫn và lời nhắc | Số bản có đủ nguồn và lời nhắc chia tổng số bản đã gửi | Bằng 100% | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |