← Đơn hàng – Giao vận · Danh mục quy trình

Chọn hãng và gom tuyến

Bảo đảm mỗi đợt xuất hàng được chia cho hãng vận chuyển hoặc tuyến xe nhà theo đúng quy tắc của công ty về khu vực, khối lượng, giá trị và thu hộ, kèm phí ước tính. Người điều phối chỉ phải quyết các đơn ngoại lệ, giúp giảm chi phí giao bình quân và giao đúng hạn.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHChọn hãng và gom tuyến	Mã tài liệu	QT-GV-02
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi đơn đã đủ điều kiện xuất ở đầu mỗi đợt xuất hàng trong ngày, giao qua hãng vận chuyển bên ngoài hoặc qua xe nhà của công ty.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc kiểm điều kiện đơn (xem quy trình Kiểm đơn trước khi xuất), theo dõi sau khi hàng đã giao cho hãng và đàm phán bảng giá với hãng.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Trưởng điều phối (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng điều phối (con người).

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
8.5	Sản xuất và cung cấp dịch vụ
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Quy tắc chọn hãng vận chuyển của công ty trong Bộ não công ty
Bảng giá vận chuyển theo hãng và khu vực
Quy chế sử dụng xe nhà và khung giờ giao
Quy trình Kiểm đơn trước khi xuất

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Quy tắc chọn hãng	Bộ điều kiện công ty đặt ra để xác định đơn đi hãng nào, theo khu vực, khối lượng, giá trị và thu hộ.
Gom tuyến	Nhóm các đơn cùng khu vực và khung giờ để xe nhà giao theo một lộ trình hợp lý.
Đơn ngoại lệ	Đơn không khớp quy tắc nào hoặc khớp nhiều quy tắc mâu thuẫn, cần người quyết.
Phí ước tính	Phí giao dự kiến tính từ bảng giá đã có, chưa phải phí hãng thực thu.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Sang · Trợ lý Điều phối giao	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng điều phối (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt phương án chia hãng và tuyến, quyết các đơn ngoại lệ.
Nhân viên giao vận	R · Thực hiện	Tạo vận đơn, in phiếu và bàn giao hàng cho hãng hoặc tài xế xe nhà theo phương án đã duyệt.
Thủ kho	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận hàng đã sẵn sàng và bàn giao đúng kiện theo từng hãng, từng tuyến.
Kế toán thu hộ	I · Được thông báo	Được thông báo danh sách đơn thu hộ theo hãng để chuẩn bị đối soát.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Danh sách đơn sẵn sàng xuất của đợt, kèm khu vực, khối lượng, giá trị và hình thức thanh toán
Quy tắc chọn hãng và bảng giá vận chuyển trong Bộ não công ty
Danh sách xe nhà, tài xế và khung giờ giao còn trống trong ngày

Đầu ra

Bảng đơn theo hãng hoặc tuyến, kèm phí ước tính từng đơn
Danh sách đơn ngoại lệ kèm lý do không khớp quy tắc
Vận đơn đã tạo và phiếu bàn giao cho từng hãng hoặc tuyến

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	QT-GV-01 Kiểm đơn trước khi xuất	Đơn sẵn sàng xuất của đợt
Giao cho	Nhân viên giao vận	Bảng đơn theo hãng hoặc tuyến đã duyệt, kèm phí ước tính
Giao cho	QT-GV-03 Theo dõi đơn đang giao và đơn giao thất bại	Đơn đã bàn giao cho hãng cần theo dõi

7. Lưu đồ

1Nhận danh sách đơn của đợtSang · Trợ lý Điều phối giao
2Áp quy tắc chọn hãngSang · Trợ lý Điều phối giao
3Gom tuyến xe nhàSang · Trợ lý Điều phối giao
4Ước tính phíSang · Trợ lý Điều phối giao
5Nêu đơn ngoại lệ và trình duyệtSang · Trợ lý Điều phối giao
6Duyệt phương án và quyết đơn ngoại lệTrưởng điều phối (con người)
7Tạo vận đơn và bàn giaoNhân viên giao vận
8Ghi kết quả và đối chiếu phíSang · Trợ lý Điều phối giao

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Nhận danh sách đơn của đợt	Nhân viên AI Sang · Trợ lý Điều phối giao	Lấy danh sách đơn đã được xác nhận và sẵn sàng xuất cho đợt xuất hàng vừa mở. Ghi rõ với mỗi đơn: khu vực, khối lượng, giá trị, có thu hộ hay không và hạn giao đã hứa.	Danh sách đơn của đợt xuất	Đầu mỗi đợt xuất hàng	Chỉ nhận đơn đã được Nhân viên xác nhận đơn xác nhận; đơn chưa xác nhận không đưa vào đợt.
2. Áp quy tắc chọn hãng	Nhân viên AI Sang · Trợ lý Điều phối giao	Với từng đơn, đối chiếu quy tắc chọn hãng theo khu vực, khối lượng, giá trị và yêu cầu thu hộ. Ghi hãng đề xuất cùng quy tắc đã khớp để người duyệt truy lại được căn cứ.	Cột hãng đề xuất và căn cứ trong bảng đơn	Trong 1 giờ làm việc từ khi nhận danh sách	Quy tắc chỉ lấy từ Bộ não công ty; chưa có quy tắc cho nhóm đơn nào thì đưa nhóm đó vào đơn ngoại lệ.
3. Gom tuyến xe nhà	Nhân viên AI Sang · Trợ lý Điều phối giao	Gom các đơn giao bằng xe nhà theo khu vực và khung giờ khách hẹn. Nêu thứ tự điểm giao hợp lý cho từng tuyến, ưu tiên đơn gần hạn giao đã hứa.	Bảng tuyến xe nhà trong ngày	Cùng lượt áp quy tắc	Tuyến vượt sức chứa xe hoặc khung giờ tài xế thì tách tuyến và báo người duyệt.
4. Ước tính phí	Nhân viên AI Sang · Trợ lý Điều phối giao	Tính phí ước tính cho từng đơn theo bảng giá vận chuyển đã có trong Bộ não công ty. Không có bảng giá cho hãng hoặc khu vực nào thì ghi chưa có bảng giá, không tự đoán số.	Cột phí ước tính trong bảng đơn	Cùng lượt áp quy tắc	Phí tổng của đợt được cộng lại và so với bình quân các đợt trước, lệch bất thường thì nêu trong phiếu trình.
5. Nêu đơn ngoại lệ và trình duyệt	Nhân viên AI Sang · Trợ lý Điều phối giao	Tách đơn không khớp quy tắc nào, hoặc khớp hai quy tắc mâu thuẫn, thành danh sách ngoại lệ kèm lý do. Soạn phiếu trình một màn hình: số đơn theo từng hãng, tổng phí ước tính, đơn ngoại lệ, điểm cần chú ý. Tự kiểm trước khi trình: mọi đơn của đợt đều có hãng, tuyến hoặc nằm trong danh sách ngoại lệ.	Phiếu trình phương án chia hãng và tuyến	Trong 2 giờ làm việc từ khi mở đợt	Không đưa phiếu còn đơn chưa được xếp lên người duyệt.
6. Duyệt phương án và quyết đơn ngoại lệ	Con người Trưởng điều phối (con người)	Đọc phiếu trình, chọn một trong ba: duyệt, yêu cầu sửa, trả lại kèm lý do. Quyết hãng hoặc tuyến cho từng đơn ngoại lệ và ghi lý do quyết để làm quy tắc cho lần sau.	Xác nhận duyệt trên phiếu trình	Trong 1 giờ làm việc từ khi nhận phiếu	Im lặng không được coi là duyệt; quá hạn thì nhắc một lần rồi báo người được uỷ quyền.
7. Tạo vận đơn và bàn giao	Con người Nhân viên giao vận	Tạo vận đơn trên cổng hãng hoặc phần mềm bán hàng đúng theo phương án đã duyệt. In phiếu, dán nhãn và bàn giao kiện cho hãng hoặc tài xế xe nhà cùng Thủ kho, đối chiếu số kiện hai bên.	Vận đơn và phiếu bàn giao có chữ ký nhận	Trong đợt xuất đã định	Việc tạo vận đơn luôn do con người; nhân viên AI không tạo và không đổi trạng thái đơn.
8. Ghi kết quả và đối chiếu phí	Nhân viên AI Sang · Trợ lý Điều phối giao	Cập nhật vào bảng đợt các vận đơn đã tạo, hãng và tuyến thực tế đã dùng. So phí ước tính với phí hãng báo; chênh lệch lớn thì ghi lý do để hiệu chỉnh quy tắc và bảng giá.	Bảng kết quả đợt xuất	Trong ngày xuất	Mỗi lần người duyệt đổi phương án so với đề xuất phải ghi thành quy tắc để lần sau không lặp.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Đơn không khớp quy tắc chọn hãng nào	Đưa vào danh sách ngoại lệ, nêu điều kiện không khớp; Trưởng điều phối quyết hãng và ghi lý do để bổ sung quy tắc.
Hãng đã chọn tạm ngừng nhận hàng ở khu vực của đơn	Nhân viên AI đề xuất hãng thay thế theo quy tắc và ghi chênh lệch phí; Trưởng điều phối duyệt trước khi tạo vận đơn.
Không có bảng giá cho hãng hoặc khu vực	Ghi chưa có bảng giá ở cột phí, không ước tính tạm; báo Trưởng điều phối bổ sung bảng giá vào Bộ não công ty.
Đơn thu hộ giá trị cao vượt mức công ty cho phép với hãng	Tách riêng và trình Trưởng điều phối quyết hãng hoặc phương thức giao an toàn hơn.
Xe nhà hỏng hoặc thiếu tài xế trong đợt	Báo Trưởng điều phối ngay; nhân viên AI gom lại các đơn của tuyến thành phương án giao qua hãng để người duyệt chọn.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Chọn hãng không phù hợp làm phí tăng hoặc giao trễ	Chọn theo quy tắc ghi trong Bộ não công ty và so phí ước tính với phí thực tế sau mỗi đợt.
Tạo nhầm vận đơn hoặc sai hãng	Chỉ con người tạo vận đơn, đối chiếu với phiếu trình đã duyệt trước khi bàn giao.
Bảng giá cũ làm ước tính sai	Nhân viên AI đối chiếu phí thực tế với ước tính mỗi đợt và báo khi lệch bất thường để cập nhật bảng giá.
Lộ địa chỉ và số điện thoại của khách	Chỉ đưa thông tin cần thiết lên vận đơn và phiếu tuyến, không chép sang kênh khác.

11. Biểu mẫu

BM-GV-02-01

Bảng đơn theo hãng và tuyến

Mã đơn · Khu vực giao · Khối lượng · Giá trị đơn · Có thu hộ · Hãng hoặc tuyến đề xuất · Quy tắc đã khớp · Phí ước tính · Hạn giao đã hứa · Ghi chú ngoại lệ

BM-GV-02-02

Phiếu trình phương án chia hãng và tuyến

Ngày và đợt xuất · Số đơn theo từng hãng · Số đơn theo từng tuyến · Tổng phí ước tính · Đơn ngoại lệ · Điểm cần chú ý · Người duyệt và ngày duyệt

BM-GV-02-03

Phiếu bàn giao hàng cho hãng hoặc tuyến

Mã vận đơn · Hãng hoặc tài xế nhận · Số kiện · Giờ bàn giao · Người giao · Người nhận

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Phiếu trình phương án đã duyệt	Kho tài liệu công ty, thư mục Giao vận theo năm và tháng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng điều phối
Phiếu bàn giao hàng	Kho tài liệu công ty, thư mục Giao vận	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Nhân viên giao vận
Bảng kết quả đợt xuất	Kho tài liệu công ty, thư mục Giao vận	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng điều phối

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Chi phí giao bình quân một đơn	Tổng phí giao thực tế trong kỳ chia tổng số đơn đã giao	Không tăng quá 3% so với kỳ trước (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ giao đúng hạn	Số đơn giao đúng hoặc sớm hơn hạn đã hứa chia tổng số đơn đã giao	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Tỷ lệ duyệt ngay lần đầu	Số phiếu trình được duyệt không phải sửa chia tổng số phiếu đã trình	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449